Inviare un PDF a un tribunale, un ente governativo o una controparte legale non equivale a inviare un documento via email a un collega. Il formato file sbagliato, una firma mancante o informazioni personali non oscurate possono far sì che la tua richiesta venga rifiutata o, peggio, creare un problema impossibile da risolvere. Per farlo bene la prima volta si riduce a una breve lista di controllo che la maggior parte delle persone salta.
Verifica prima i requisiti di invio
Tribunali e agenzie diversi hanno regole diverse e non sono sempre ovvie. Alcuni tribunali richiedono il formato PDF/A per l'archiviazione. Altri specificano le dimensioni massime dei file, richiedono segnalibri per i documenti che superano un determinato numero di pagine o impongono che i PDF siano ricercabili tramite testo anziché immagini scansionate. I tribunali federali negli Stati Uniti utilizzano il sistema CM/ECF, che ha le proprie specifiche tecniche.
Prima di preparare qualsiasi cosa, consulta i requisiti di archiviazione specifici per il tribunale o l'agenzia a cui ti stai sottoponendo. Se lavori con un avvocato, dovrebbero già conoscerli. Se stai presentando una richiesta di per sé, il sito web del tribunale di solito ha una sezione sui requisiti di archiviazione elettronica.
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Assicurati che il testo sia selezionabile
La maggior parte dei sistemi legali ora richiede che i PDF archiviati elettronicamente contengano testo reale e selezionabile, non immagini scansionate. Un documento scansionato è solo la fotografia di una pagina. I giudici, gli impiegati e gli avvocati della controparte devono essere in grado di effettuare ricerche nel testo, copiarlo e fare riferimento a passaggi specifici. Un PDF che è solo un'immagine non consente nulla di tutto ciò.
Se il tuo documento è stato originariamente creato digitalmente – digitato in Word, esportato da un sistema – dovrebbe già avere testo selezionabile. Se si tratta di un documento fisico che è stato scansionato, è necessario eseguirne l'OCR prima di inviarlo. L'OCR converte l'immagine del testo in caratteri di testo effettivi che possono essere cercati e selezionati.
Per verificare: apri il tuo PDF e prova a fare clic e trascinare per selezionare una frase. Se riesci a evidenziare il testo, va bene. Se il cursore si trasforma in un mirino e puoi selezionare solo un'area rettangolare dell'immagine, il documento necessita dell'OCR prima di essere pronto per l'archiviazione.
Anonimi informazioni sensibili correttamente
La redazione è uno dei passaggi più mal gestiti nella preparazione del PDF legale. Disegnare una casella nera sul testo in un editor PDF o utilizzare un evidenziatore nero non rimuove il testo sottostante, ma lo copre solo visivamente. Chiunque copi e incolli il testo "censurato" sezione in un editor di testo può leggere cosa c'è sotto. Ciò ha causato problemi reali in casi legali di alto profilo.
La corretta PDF Redazione rimuove permanentemente il contenuto dal file, non solo dal livello visivo. Il risultato è uno spazio vuoto o una barra nera nel punto in cui si trovava il testo, senza nulla sotto. Dopo aver oscurato, verifica sempre selezionando l'area oscurata e provando a copiarla: se non viene incollato nulla, la oscurazione è reale.
Elementi comuni che devono essere oscurati nei documenti legali: numeri di previdenza sociale, numeri di conto finanziario, date di nascita per i minori e nomi dei figli minorenni. Molti sistemi giudiziari hanno regole specifiche su quali informazioni devono essere cancellate o troncate.
Utilizza la firma corretta
Le comunicazioni legali spesso richiedono una firma, ma non tutti i tipi di firma hanno lo stesso peso legale. Un nome digitato (a volte scritto come "/s/Il tuo nome" negli archivi elettronici) è accettato in molti sistemi giudiziari come firma elettronica valida. In altri funziona l'immagine di una firma scritta a mano. Una firma digitale crittografica con un certificato verificabile è l'opzione più sicura ed è richiesta in alcune giurisdizioni.
Scopri cosa accetta il tuo tribunale o agenzia specifica prima di firmare. Alcuni vietano esplicitamente determinati tipi di firma per determinate categorie di documenti. In caso di dubbio, l'approccio più sicuro è stampare, firmare a mano, scansionare ed eseguire l'OCR per ripristinare la ricercabilità del testo, anche se ciò aggiunge passaggi.
Controlla le dimensioni del file senza danneggiare il documento
Molti sistemi di archiviazione impongono un limite alla dimensione del file, in genere 10 MB o 25 MB per documento. Se il tuo PDF supera il limite, hai alcune opzioni: comprimerlo, dividerlo in più file o entrambi. La regola fondamentale qui è comprimere senza degradare la qualità del testo. I documenti legali devono rimanere leggibili anche con uno zoom elevato e qualsiasi compressione che offusca il testo o riduca la risoluzione dell'immagine al di sotto di una soglia di leggibilità causerà problemi.
Lo strumento di compressione di WukongPDF applica una compressione senza perdita di dati al testo e agli elementi vettoriali, in modo che il testo rimanga nitido mentre la dimensione complessiva del file diminuisce. Per i documenti con foto incorporate o pagine scansionate, la compressione delle immagini è l'elemento da cui deriva la maggior parte del risparmio di dimensioni e un'impostazione di qualità pari o superiore all'80% mantiene tutto leggibile.
Lista di controllo finale prima dell'invio
Esaminalo prima di archiviare:
- Il testo è selezionabile: apri il PDF e prova a evidenziare una frase
- Le informazioni sensibili vengono opportunamente oscurate e non solo coperte visivamente
- La firma corrisponde al formato accettato dal tribunale o dall'agenzia
- La dimensione del file rientra nel limite di invio
- Il formato corrisponde ai requisiti (standard PDF, PDF/A, ecc.)
- Se necessario, sono presenti la numerazione delle pagine e i segnalibri
Gli errori legali PDF sono quasi sempre evitabili. Gli invii che vengono rifiutati o creano problemi sono solitamente quelli in cui qualcuno ha saltato un passaggio (spesso la redazione o la ricercabilità del testo) perché aveva fretta. Cinque minuti di controllo prima di presentare la denuncia valgono molto di più che affrontare le conseguenze successive.
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