Non esiste una risposta universale su quanto dovrebbe essere lungo un PDF, ma esistono linee guida utili per tipo di documento e alcuni principi che si applicano a tutti. La versione breve: un PDF dovrebbe essere esattamente lungo quanto necessario per raggiungere il suo scopo, e non una pagina più lunga. La domanda più difficile è cosa "deve essere" in realtà significa per ogni tipo di documento.
Il principio dietro la risposta
La lunghezza in un PDF non è intrinsecamente buona o cattiva. Un riassunto esecutivo di due pagine può fare più lavoro di un rapporto di venti pagine se le venti pagine sono riempite con il contesto che il lettore ha già. Una specifica tecnica di quaranta pagine è della lunghezza giusta se copre quaranta pagine di informazioni distinte e necessarie – e tristemente inadeguata se tralascia dettagli critici.
La domanda non è "quanto dovrebbe durare?" ma "cosa deve saper fare il lettore dopo aver letto questo?" La lunghezza segue la funzione. Una proposta deve fornire a qualcuno informazioni sufficienti per prendere una decisione. Un contratto deve definire ogni termine e condizione che potrebbe avere importanza. Una pagina singola deve comunicare chiaramente una singola idea. Inizia dallo scopo, non dal conteggio delle pagine.
Prova a comprimere PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.
Linee guida pratiche per tipo di documento
Proposte commerciali
Le proposte tendono a contenere tra le 5 e le 15 pagine per la maggior parte dei contesti aziendali. Una proposta di una pagina funziona quando la relazione e il contesto sono già stabiliti. Le proposte che superano le 20 pagine vengono raramente lette per intero: i dirigenti e i team di procurement le sfogliano alla ricerca delle informazioni chiave. Se il tuo è lungo, chiedi se le appendici potrebbero essere un allegato separato e se ogni sezione è veramente portante o è lì solo per essere esaminata in modo approfondito.
Rapporti e analisi
I report hanno la massima libertà perché il loro scopo varia moltissimo. Un aggiornamento settimanale interno potrebbe essere una pagina. Una revisione aziendale trimestrale potrebbe essere quindici. Un rapporto di ricerca di settore distribuito esternamente potrebbe essere sessanta. Il punto di riferimento rilevante non è il numero assoluto di pagine ma se il livello di dettaglio corrisponde alle esigenze del pubblico. Un rapporto scritto per i dirigenti dovrebbe essere più breve e più riassuntivo rispetto alla stessa analisi scritta per gli analisti che agiranno su di esso.
Contratti e documenti legali
I contratti dovrebbero essere lunghi quanto necessario per coprire ogni termine rilevante, né più né meno. I semplici contratti di servizio tra parti note possono occupare da due a tre pagine. Gli accordi commerciali complessi tra più parti normalmente durano cinquanta pagine o più. La lunghezza qui non è imbottitura; è precisione. La domanda giusta per un contratto non è "possiamo abbreviarlo?" ma "abbiamo definito tutto ciò che deve essere definito" Detto questo, i contratti che utilizzano un denso linguaggio legale per riempire concetti semplici sono un fenomeno reale e vale la pena respingerli.
Fatture e documenti finanziari
Una pagina, quasi sempre. Una fattura composta da due pagine è solitamente un problema di formattazione: voci che potrebbero essere ridotte o un layout che spreca spazio. I riepiloghi finanziari, gli estratti conto e le ricevute seguono la stessa logica: contengono solo ciò di cui il lettore ha bisogno per capire cosa è stato addebitato, cosa è stato pagato e quali sono i termini. Tutto il resto è rumore.
Presentazioni esportate come PDF
I PDF di presentazione sono una categoria diversa perché la "lunghezza" è in realtà il conteggio delle diapositive, non il conteggio delle pagine nel senso tradizionale. Una presentazione condivisa come PDF follow-up dopo una riunione dovrebbe reggere da sola senza la narrazione del relatore, il che spesso significa aggiungere alcune diapositive più ricche di testo rispetto a quelle che utilizzeresti nella presentazione dal vivo. In genere, da 10 a 20 diapositive coprono la maggior parte delle presentazioni aziendali. Un mazzo con più di 40 diapositive è solitamente un segno che l'ambito non è stato sufficientemente focalizzato.
Manuali istruzioni e documentazione tecnica
La documentazione tecnica non ha un limite di pagine sensato: dovrebbe coprire ciò che copre. Una guida rapida potrebbe essere di quattro pagine. Un manuale completo del prodotto potrebbe essere duecento. La domanda utile qui è se il documento è organizzato abbastanza bene da consentire ai lettori di trovare ciò di cui hanno bisogno senza leggerlo tutto. Un documento lungo con una buona struttura e un indice chiaro è più utilizzabile di uno più breve senza.
Significa che un PDF è troppo lungo
- Sezioni che esistono per mostrare che hai svolto ricerche piuttosto che per informare il lettore
- Informazioni ripetute indicate in modi leggermente diversi in più sezioni
- Un'appendice più lunga del documento principale
- Contenuti che contano solo in casi limite che non sono ancora emersi
- Pagine di contesto introduttivo che il pubblico già conosce
Quando il documento deve essere veramente lungo
Alcuni documenti sono lunghi perché devono esserlo. Per questi, il compito non è tagliare, ma rendere navigabile la lunghezza. Un sommario chiaro, una struttura coerente delle intestazioni e sezioni ben etichettate consentono ai lettori di trovare ciò di cui hanno bisogno senza leggere tutto. Valutare se il documento possa essere suddiviso in una versione sintetica e una versione completa, con la sintesi destinata alla maggior parte dei destinatari e la versione completa disponibile su richiesta.
Anche i PDF lunghi tendono ad essere PDF grandi. Prima di condividere qualcosa di più di 10 pagine con contenuti pesanti, eseguilo tramite lo strumento PDF Compression di WukongPDF su www.wukongpdf.com: non è necessario che un report di 60 pagine con grafici sia di 80 MB. La compressione media porta la maggior parte dei documenti di grandi dimensioni a dimensioni gestibili senza alcun cambiamento visibile di qualità.
Prova a comprimere PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.