PDF/A-3 è la variante più flessibile dello standard di archiviazione PDF/A. Mentre le versioni precedenti di PDF/A si concentravano esclusivamente sulla creazione di PDF autonomi e visivamente riproducibili per la conservazione a lungo termine, PDF/A-3 aggiungeva una funzionalità significativa: la possibilità di incorporare qualsiasi tipo di file come allegato all'interno dell'archivio PDF. Ciò lo rende il formato preferito per una gamma crescente di flussi di lavoro legati ai documenti aziendali, in particolare la fatturazione elettronica e lo scambio di documenti ibridi.
La PDF/Una famiglia: una rapida panoramica
PDF/A è uno standard ISO (ISO 19005) per l'archiviazione a lungo termine di documenti PDF. Tutte le varianti condividono lo stesso requisito fondamentale: il PDF deve essere completamente autonomo, riproducibile in modo identico indipendentemente dall'ambiente di visualizzazione e privo di funzionalità che potrebbero compromettere l'accessibilità futura.
- PDF/A-1: l'originale (2005). Il più conservativo: nessuna trasparenza, nessun livello, nessun file incorporato. Massima compatibilità.
- PDF/A-2: aggiunto supporto per trasparenza, livelli, compressione JPEG 2000 e file PDF/A incorporati nei file PDF/A. Ancora nessun file allegato arbitrario.
- PDF/A-3: tutte le funzionalità di PDF/A-2 oltre alla possibilità di incorporare qualsiasi tipo di file come allegato (XML, CSV, Excel, Word, file di origine originali) insieme all'archivio PDF.
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Cosa consente PDF/A-3: il documento ibrido
La caratteristica distintiva di PDF/A-3 è il documento ibrido: un singolo file che contiene sia un PDF leggibile dall'uomo che un file di dati leggibile dalla macchina. Il PDF rende il documento visivamente per gli esseri umani - fatture, rapporti, contratti - mentre il file incorporato contiene dati strutturati che il software può elaborare automaticamente.
L’applicazione più importante è la fatturazione elettronica. Il formato ZUGFeRD (Germania) e il formato Factur-X (Francia e UE) sono entrambi basati su PDF/A-3: una fattura leggibile dall'uomo PDF con un file XML incorporato contenente tutti i dati della fattura in un formato strutturato che il software di contabilità può importare automaticamente. Un file serve sia alla revisione umana che all'elaborazione automatizzata senza richiedere la reimmissione dei dati.
Quando utilizzare PDF/A-3 anziché PDF/A-1 o PDF/A-2
Utilizza PDF/A-3 quando:
- Il documento deve contenere dati di origine insieme alla visualizzazione PDF: fatture con XML incorporato, report con fogli di calcolo incorporati, contratti con file modificabili originali incorporati
- Il formato è richiesto da uno standard specifico: ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung (lo standard di fatturazione elettronica del governo tedesco) e formati simili impongono PDF/A-3
- Desideri una conservazione di qualità archivistica con la flessibilità di includere file di supporto: la qualità PDF Archivio di PDF/A combinata con la comodità di trasportare i file correlati in un unico contenitore
Utilizzare PDF/A-1 o PDF/A-2 quando:
- Il documento è destinato alla pura archiviazione visiva a lungo termine senza requisiti di elaborazione dei dati
- È richiesta la massima compatibilità con i sistemi di archiviazione più vecchi
- La politica di archiviazione dell'organizzazione specifica specificatamente PDF/A-1 o PDF/A-2
PDF/Livelli di conformità A-3
Come altre varianti di PDF/A, PDF/A-3 ha due livelli di conformità:
- PDF/A-3b (base): garantisce la riproducibilità visiva: il documento avrà lo stesso aspetto per sempre. Richiede PDF taggato per la conformità all'accessibilità ma non impone la codifica semantica completa.
- PDF/A-3u (unicode): aggiunge il requisito che tutto il testo sia rappresentabile in Unicode, garantendo che il testo possa essere estratto e cercato in modo affidabile.
Per le applicazioni di fatturazione elettronica, in genere è sufficiente PDF/A-3b. Per i documenti in cui la ricercabilità e l'estrazione del testo sono importanti (contratti archiviati, documenti normativi) è preferibile PDF/A-3u.
Come creare un file PDF/A-3
Adobe Acrobat Pro può salvare PDF come PDF/A-3 tramite File > Salva come altro > Archiviabile PDF (PDF/A). Seleziona PDF/A-3b o PDF/A-3u dalle opzioni del livello di conformità. Acrobat contrassegnerà qualsiasi contenuto che non soddisfa i requisiti PDF standard e lo correggerà automaticamente o richiederà input.
Nello specifico, per la fatturazione elettronica, i software di fatturazione dedicati e i sistemi ERP in genere gestiscono automaticamente la creazione di PDF/A-3, generando il PDF, l'XML strutturato e combinandoli in un file PDF/A-3 conforme senza intervento manuale. Strumenti come Mustang (libreria Java open source) e soluzioni commerciali come Zugferd-manager sono progettati specificamente per questo flusso di lavoro.
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