PDF/A è un sottoinsieme di PDF: è una versione più restrittiva del formato progettata specificamente per l'archiviazione di documenti a lungo termine. La maggior parte delle persone lo riscontra quando un portale governativo, un sistema legale o un requisito di archiviazione specifica "Solo formato PDF/A". Capire cosa rende PDF/A diverso da un normale PDF spiega perché esiste e quando ne hai effettivamente bisogno.
Che cosa lo standard PDF consente che PDF/A vieta
Un formato PDF standard è flessibile. Può contenere JavaScript che viene eseguito quando il documento viene aperto, collegamenti a risorse esterne che si caricano al momento della visualizzazione, contenuti crittografati, contenuti multimediali incorporati come audio e video e caratteri che non sono completamente incorporati, facendo affidamento sullo spettatore per fornirli dal sistema locale.
Tutte queste funzionalità creano dipendenze da sistemi o software esterni che potrebbero non esistere in futuro. Un PDF con un video incorporato richiede un codec video. Un PDF con riferimenti a caratteri esterni richiede l'installazione di tali caratteri. Un PDF con JavaScript richiede un visualizzatore che esegua JavaScript. Tra vent’anni, qualcuna di queste dipendenze potrebbe non essere più disponibile.
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Cosa richiede PDF/A
PDF/A è progettato per essere completamente autonomo. Ogni elemento di cui il documento ha bisogno per essere visualizzato correttamente deve essere incorporato nel file stesso: non sono consentite dipendenze esterne. Nello specifico, PDF/A richiede:
- Tutti i caratteri completamente incorporati: ogni carattere tipografico utilizzato nel documento deve essere incorporato completamente, senza riferimenti dal sistema o parzialmente incorporato.
- Nessun riferimento a contenuti esterni: nessun collegamento a file esterni, nessun contenuto caricato da URL al momento della visualizzazione.
- Nessun JavaScript: nessun contenuto eseguibile che dipenda dall'interpretazione del software.
- Nessuna crittografia: i contenuti devono essere completamente accessibili: la protezione tramite password impedisce accessi futuri in caso di smarrimento delle password.
- Profili colore incorporati: i colori devono essere descritti con profili ICC incorporati in modo che il documento venga riprodotto in modo coerente indipendentemente dal sistema di visualizzazione.
- Metadati del documento: devono essere presenti campi di metadati XMP specifici , inclusa la dichiarazione di conformità PDF/A.
PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3: Qual è la differenza?
- PDF/A-1 (2005): la versione originale e più rigorosa, basata su PDF 1.4. Nessuna trasparenza, nessun livello, nessuna compressione JPEG 2000. Il più universalmente supportato dai sistemi di archiviazione.
- PDF/A-2 (2011): basato su PDF 1.7. Consente trasparenza, livelli, compressione JPEG 2000 e incorporamento di file PDF/A all'interno di file PDF/A. Più moderno e flessibile pur mantenendo l'affidabilità dell'archivio.
- PDF/A-3 (2012): simile a PDF/A-2 ma consente di incorporare qualsiasi tipo di file (non solo PDF/A) all'interno del documento di archivio. Utilizzato per incorporare fatture XML, file di origine o altri allegati insieme al documento visivo.
Ogni versione ha anche livelli di conformità: A (accessibilità completa, con struttura con tag), B (di base, solo riproducibilità visiva) e U (mappatura Unicode). PDF/A-1b è il formato più comunemente richiesto dai sistemi di archiviazione: garantisce che il documento abbia lo stesso aspetto ma non richiede tag di accessibilità completi.
Quando ti serve veramente PDF/A
PDF/A è richiesto o fortemente consigliato in contesti specifici:
- Presentazioni governative e legali in cui la conservazione dei documenti a lungo termine è obbligatoria per legge
- Atti giudiziari in giurisdizioni che richiedono formati conformi agli archivi
- Documenti finanziari e contabili con requisiti di conservazione pluriennali
- Cartelle sanitarie in cui i documenti devono restare leggibili per tutta la vita del paziente
- Qualsiasi organizzazione con un sistema formale di gestione dei documenti che specifica PDF/A per i record archiviati
Per i documenti aziendali di tutti i giorni (proposte, rapporti, fatture, corrispondenza), lo standard PDF Archivio tramite un normale PDF è perfettamente adeguato. Le restrizioni di PDF/A valgono il compromesso solo quando è necessaria la garanzia di leggibilità futura per decenni, non solo anni.
Come creare un file PDF/A
In Microsoft Word, File > Salva con nome > PDF > Opzioni > seleziona "Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)" produce direttamente un file PDF/A-1b. Questo è il percorso più semplice per i documenti Word.
Adobe Acrobat Pro può convertire un PDF esistente in PDF/A utilizzando lo strumento Preflight (Strumenti > Produzione di stampe > Preflight > Conformità PDF/A). Controlla il documento rispetto ai requisiti PDF/A e corregge o segnala eventuali problemi: caratteri non incorporati, riferimenti esterni, contenuti vietati. Per le organizzazioni che producono regolarmente documenti di archivio, questo flusso di lavoro garantisce la conformità prima dell'archiviazione.
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