Un foglio di calcolo Excel che si estende su venti colonne e cinquecento righe non viene stampato in modo pulito nel formato Excel in PDF con le impostazioni predefinite. L'output si riversa su più pagine, le colonne vengono tagliate ai limiti arbitrari della pagina e il layout stampato ha poca somiglianza con i dati accuratamente organizzati visibili sullo schermo. L'esportazione di intervalli di righe e colonne specifici in PDF richiede la configurazione dell'area di stampa, delle opzioni di ridimensionamento e delle impostazioni del layout di pagina prima di eseguire l'operazione di esportazione.
Controllare quali righe e colonne visualizzare nell'output PDF significa presentare il giusto sottoinsieme di dati a ciascun pubblico. Un analista finanziario che deve tracciare ogni transazione necessita di tutte le cinquecento righe in un PDF ricercabile. Un membro del consiglio che esamina le prestazioni trimestrali ha bisogno solo delle righe di riepilogo e dei totali su un'unica pagina pulita. Lo stesso foglio di calcolo serve efficacemente entrambi i segmenti di pubblico quando l'intervallo di output è configurato in modo appropriato per ciascuna distribuzione.
Gli strumenti Esportazione PDF di WukongPDF accettano file Excel e producono output con intervalli di stampa configurabili e impostazioni di layout che danno un controllo preciso su quali dati appaiono nel documento finale.
Impostazione dell'area di stampa per definire l'intervallo di output
L'impostazione Area di stampa in Excel definisce esattamente quali celle vengono incluse quando il foglio viene stampato o esportato in PDF. Seleziona l'intervallo di celle da includere, ad esempio da A1 a G45, facendo clic e trascinando nell'area desiderata. Andare alla scheda Layout di pagina sulla barra multifunzione, fare clic su Area di stampa e scegliere Imposta area di stampa. Excel disegna un bordo tratteggiato attorno alle celle selezionate. Quando il foglio viene esportato in PDF, nell'output vengono visualizzate solo le celle all'interno di quel bordo, indipendentemente dalla quantità di altri dati presenti nello stesso foglio di lavoro.
In pratica l'area di stampa persiste con la cartella di lavoro. Dopo aver salvato e riaperto il file, l'area di stampa rimane definita e attiva. Questa persistenza significa che puoi impostare aree di stampa per più fogli, salvare la cartella di lavoro e settimane o mesi dopo esportare gli stessi intervalli senza ridefinirli. Per i report ricorrenti in cui viene esportato lo stesso intervallo di dati in ogni periodo, l'area di stampa è una configurazione una tantum che viene utilizzata a tempo indeterminato.
Per i fogli di calcolo in cui l'intervallo di dati cambia in modo prevedibile con ogni nuovo periodo, come un registro delle transazioni che aggiunge nuove righe ogni giorno, utilizzare un'area di stampa dinamica. Excel può definire un'area di stampa basata su un intervallo denominato che si espande automaticamente man mano che vengono aggiunti dati. Definisci l'intervallo denominato utilizzando la funzione OFFSET combinata con COUNTA per contare le righe non vuote, quindi imposta l'area di stampa in modo che faccia riferimento a tale intervallo denominato anziché a un indirizzo di cella fisso.
Prova Excel in PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.
Ridimensionamento dell'output per adattarlo a un numero di pagine target
Le opzioni di ridimensionamento di Excel in Layout pagina controllano il modo in cui il contenuto viene ridimensionato per adattarsi alla pagina di output PDF. Il gruppo Adatta e adatta include le impostazioni Larghezza e Altezza che determinano quante pagine si estende l'output. Imposta Larghezza su 1 pagina per forzare tutte le colonne su un'unica larghezza di pagina indipendentemente dal numero di colonne presenti nell'area di stampa. Imposta Altezza su 1 pagina per forzare tutte le righe su una singola lunghezza di pagina. La combinazione di Larghezza a 1 pagina e Altezza impostata su Automatico produce un output largo esattamente una pagina e alto tante pagine quanto richiesto dai dati.
Il ridimensionamento per adattarlo è utile per i report di panoramica, ma può rendere il testo illeggibilmente piccolo quando l'area di stampa contiene molte colonne. Un intervallo con quindici colonne ridimensionate per adattarsi alla larghezza di una singola pagina può visualizzare il testo in sei o sette punti, leggibile sullo schermo se ingrandito ma appena leggibile se stampato su carta. Per i fogli ad alta densità di dati, limitare l'area di stampa alle colonne più essenziali anziché ridimensionare un intervallo eccessivamente ampio. Un sottoinsieme di otto colonne dei campi più importanti, stampato a dimensione leggibile, comunica in modo più efficace di tutte le quindici colonne stampate su scala microscopica.
In pratica, la percentuale di ridimensionamento visualizzata nel campo Scala si aggiorna automaticamente man mano che vengono modificate le impostazioni di Larghezza e Altezza. È disponibile anche il ridimensionamento manuale che spesso produce risultati migliori rispetto alle opzioni automatiche. Un'impostazione manuale del 70% riduce tutto il contenuto al settanta per cento delle dimensioni originali, il che potrebbe essere appena sufficiente per inserire una colonna aggiuntiva in ogni pagina senza rendere difficile la lettura del testo.
Controllo delle interruzioni di pagina nell'output
Excel inserisce automaticamente interruzioni di pagina in base al formato carta, alle impostazioni dei margini e alla percentuale di ridimensionamento. Queste interruzioni automatiche possono dividere una riga di dati su due pagine o posizionare una riga di intestazione di colonna nella parte inferiore di una pagina con i dati corrispondenti che iniziano nella pagina successiva. Utilizza Anteprima interruzioni di pagina nella scheda Visualizza per vedere esattamente dove si verificheranno le interruzioni automatiche e trascinarle in posizioni più logiche che mantengano insieme i dati correlati.
Inserisci interruzioni di pagina manuali nel punto in cui dovrebbero verificarsi i limiti della sezione. Seleziona la riga in cui dovrebbe iniziare una nuova pagina, vai su Layout di pagina, Interruzioni e scegli Inserisci interruzione di pagina. Per i report multisezione, posiziona le interruzioni di pagina in corrispondenza di ogni limite di sezione in modo che ogni sezione inizi nella parte superiore di una nuova pagina. Le interruzioni di pagina manuali sovrascrivono le interruzioni automatiche in quelle posizioni, offrendo un controllo preciso sull'impaginazione.
Da un punto di vista pratico, nei flussi di lavoro dei documenti, per i fogli di calcolo con righe di intestazione che dovrebbero ripetersi nella parte superiore di ogni pagina stampata, utilizzare l'impostazione Stampa titoli in Layout di pagina. Imposta Righe da ripetere in alto sulla riga o sulle righe contenenti intestazioni di colonna. Le righe di intestazione designate vengono stampate nella parte superiore di ogni pagina nell'output PDF, garantendo che i dati a pagina sette rimangano etichettati chiaramente come i dati a pagina uno.
Esportazione in PDF con le impostazioni configurate
Dopo aver configurato l'area di stampa, il ridimensionamento, le interruzioni di pagina e la ripetizione delle righe di intestazione, esporta in PDF. Vai su File, Esporta, Crea documento PDF/XPS. Nella finestra di dialogo di esportazione, fare clic sul pulsante Opzioni per rivedere tutte le impostazioni prima di generare l'output. Confermare che il foglio attivo sia selezionato per l'esportazione, che l'area di stampa venga rispettata e che le proprietà del documento e le opzioni di conformità PDF/A siano configurate secondo necessità.
Fai clic su Pubblica, scegli un nome file e un percorso di salvataggio per il PDF. Excel genera l'output utilizzando tutte le impostazioni di stampa configurate. Apri il PDF immediatamente dopo la creazione e verifica tre cose: che nell'output vengano visualizzate le righe e le colonne corrette, che le interruzioni di pagina si verifichino in posizioni logiche che tengono insieme i dati correlati e che il ridimensionamento abbia prodotto un testo che rimanga leggibile alle normali dimensioni di visualizzazione. Se uno qualsiasi di questi controlli fallisce, modifica le impostazioni corrispondenti in Excel ed esporta nuovamente.
L'esportazione di intervalli di righe e colonne specifici da Excel a PDF trasforma un vasto foglio di calcolo multiuso in un documento mirato e adatto al pubblico. L'area di stampa definisce l'ambito dei contenuti inclusi. Le impostazioni di ridimensionamento controllano la presentazione visiva. Il risultato è un PDF che comunica esattamente i dati giusti al giusto livello di dettaglio per ciascun destinatario.
Aggiunta di intestazioni, piè di pagina e timestamp all'output PDF
Il PDF esportato beneficia di informazioni a livello di pagina che forniscono il contesto per i dati in esso contenuti. Configura intestazioni e piè di pagina in Excel tramite la scheda Layout di pagina e la finestra di dialogo Intestazione e piè di pagina. Aggiungi il titolo del report all'intestazione in modo che ogni pagina del PDF identifichi il documento a cui appartiene. Aggiungi i numeri di pagina al piè di pagina nel formato Pagina 1 di N in modo che i destinatari possano confermare di aver ricevuto il documento completo. Aggiungi un timestamp che mostri la data e l'ora di esportazione in modo che i destinatari sappiano esattamente quando è stata acquisita l'istantanea dei dati.
In generale, nei flussi di lavoro dei documenti, per i report distribuiti secondo una pianificazione ricorrente, il timestamp è particolarmente importante. Un PDF esportato lunedì mattina contiene i dati di chiusura di venerdì. Il timestamp comunica la valuta dei dati al destinatario senza richiedere un'e-mail separata o una nota di accompagnamento che spieghi quando sono stati estratti i dati. Standardizza il formato di intestazione e piè di pagina in tutti i report ricorrenti in modo che i destinatari sappiano dove trovare il titolo del documento, il numero di pagina e il timestamp su ogni PDF che ricevono.
Intestazioni e piè di pagina configurati in Excel sono inclusi nell'esportazione PDF e vengono visualizzati su ogni pagina dell'output. Aggiungono un tocco di professionalità a quello che altrimenti sarebbe un dump di dati grezzi e forniscono i metadati di cui i destinatari hanno bisogno per utilizzare il documento con sicurezza.
Gestione di set di dati di grandi dimensioni che superano il numero pratico di pagine PDF
Un foglio di calcolo con cinquantamila righe, anche se formattato in modo efficiente, può produrre centinaia di pagine PDF. Su questa scala, un PDF diventa poco pratico per la revisione. Valuta se il destinatario ha davvero bisogno di un PDF anziché del file Excel originale. Un PDF è appropriato quando i dati devono essere presentati in un formato fisso e non modificabile per motivi di conformità, legali o di presentazione. Quando il destinatario deve filtrare, ordinare o analizzare i dati, il file Excel è il formato migliore.
Per set di dati di grandi dimensioni che devono essere consegnati come PDF, suddividere l'esportazione in sezioni logiche. Esporta il riepilogo e i totali come un unico PDF. Esporta ogni dipartimento o categoria come file PDF separati denominati per identificarne il contenuto. Una serie di cinque PDF focalizzati di venti pagine è più utilizzabile di un singolo PDF di cento pagine che travolge il destinatario. Includere una copertina con ciascun PDF che spieghi quale sottoinsieme di dati contiene e come ottenere l'intero set di dati in formato Excel, se necessario.
Prova Excel in PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.