La firma elettronica e la firma digitale vengono utilizzate in modo intercambiabile nelle conversazioni quotidiane, ma non sono la stessa cosa. La prima è una categoria ampia che comprende quasi ogni modo per indicare un accordo su un documento. L'altro è un meccanismo tecnico specifico con verifica crittografica integrata. Conoscere la differenza è importante quando decidi come firmare qualcosa o quando sei dal lato ricevente e devi sapere quanto fidarti di ciò che stai guardando.
Cos'è una firma elettronica
Una firma elettronica è qualsiasi indicazione elettronica dell'intenzione di concordare o approvare un documento. Questa definizione è volutamente ampia e copre un’ampia gamma di metodi:
- Digitando il tuo nome in un campo per la firma
- Disegna la tua firma con un mouse, un trackpad o uno stilo
- Caricamento di un'immagine della tua firma scritta a mano
- Facendo clic su "Accetto" pulsante
- Firma sullo schermo di un tablet con il dito presso un terminale di consegna o di vendita al dettaglio
Tutte queste sono firme elettroniche. Sono legalmente validi per la stragrande maggioranza degli accordi aziendali e personali nella maggior parte dei paesi: contratti di lavoro, contratti di servizio, moduli di consenso, documenti immobiliari. Ciò che non forniscono intrinsecamente è un modo per verificare che la firma non sia stata aggiunta, alterata o applicata a un documento diverso dopo il fatto. È qui che entrano in gioco le firme digitali.
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Che cos'è una firma digitale
Una firma digitale è un tipo specifico di firma elettronica che utilizza la crittografia a chiave pubblica per creare un collegamento verificabile tra l'identità del firmatario e il contenuto del documento. Quando applichi una firma digitale, accadono due cose contemporaneamente:
- Viene creata un'impronta matematica univoca del documento (chiamata hash) in base all'esatto contenuto del file al momento della firma
- L'impronta digitale viene crittografata utilizzando la chiave privata del firmatario, emessa da un'autorità di certificazione attendibile e legata alla sua identità verificata
Chiunque abbia la chiave pubblica corrispondente può verificare la firma, confermando che è stata apposta dalla persona che possiede quella chiave privata e che il documento non è stato modificato dopo la firma. Se anche un solo carattere nel documento cambia dopo l'applicazione della firma digitale, la verifica fallisce. La prova della manomissione è automatica e matematicamente certa.
Come si confrontano su ciò che conta davvero
Validità legale
Entrambi sono legalmente validi per la maggior parte degli scopi nella maggior parte delle giurisdizioni. L’ESIGN Act statunitense, il regolamento eIDAS dell’UE e leggi equivalenti nella maggior parte dei paesi riconoscono le firme elettroniche come giuridicamente vincolanti. Le firme digitali, in particolare quelle che utilizzano certificati qualificati, hanno un livello più elevato di valore legale nell'UE e sono richieste per alcuni settori regolamentati e documenti governativi. Per i contratti commerciali di tutti i giorni è sufficiente una firma elettronica standard.
Prova di manomissione
Le firme elettroniche non dispongono di un sistema di rilevamento delle manomissioni integrato. Puoi applicare un'immagine di firma elettronica a un documento, quindi modificare il testo del documento e la firma continuerà a sembrare valida. Le firme digitali si interrompono immediatamente se il documento viene modificato: qualsiasi visualizzatore PDF che supporti la verifica della firma digitale contrassegnerà la modifica.
Verifica dell'identità
Una firma elettronica dimostra l'intento ma non l'identità: chiunque abbia accesso alla tua posta elettronica o al tuo dispositivo potrebbe applicarne una a tuo nome. Una firma digitale è legata a un certificato rilasciato a un'identità verificata da un'autorità di certificazione. La verifica di una firma digitale conferma non solo che qualcuno ha firmato, ma che una specifica persona verificata ha firmato.
Facilità d'uso
Le firme elettroniche sono semplici: disegna, digita o carica e il gioco è fatto. Le firme digitali richiedono un certificato rilasciato da un'autorità di certificazione, che prevede un processo di verifica dell'identità e potrebbe richiedere un rinnovo annuale. Per la firma quotidiana di volumi elevati, il sovraccarico dei certificati digitali li rende poco pratici. Per i documenti ad alto rischio in cui l'identità e le prove di manomissione contano, ne vale la pena.
Quale ti serve veramente
Per la maggior parte delle persone nella maggior parte delle situazioni (firma di contratti, approvazione di documenti, accettazione di termini) una firma elettronica è del tutto appropriata. L'applicabilità legale è la stessa, il processo è più semplice e il rischio di manomissione è gestibile con altri mezzi (audit trail tramite posta elettronica, registrazione a livello di piattaforma, copie datate).
Le firme digitali valgono la configurazione aggiuntiva quando:
- Il documento presenta requisiti normativi o di conformità che specificano le firme digitali
- Il documento verrà utilizzato in procedimenti legali in cui è necessario dimostrare la prova di manomissione
- Le parti coinvolte non si conoscono e la verifica dell'identità è davvero importante
Per uso aziendale standard, lo strumento Sign PDF di WukongPDF su www.wukongpdf.com gestisce le firme elettroniche: disegna o digita la tua firma, inseriscila sul documento e scarica il PDF firmato. Pulito, veloce e appropriato per la stragrande maggioranza delle situazioni di firma che incontrerai.
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