L'esportazione di un grafico Excel in PDF di solito porta con sé l'intero foglio di lavoro. Il grafico si trova su una pagina circondata dalla tabella dati, dalla griglia e da altri elementi del foglio di lavoro. Quando hai bisogno del grafico solo come elemento grafico autonomo, l'esportazione del grafico da solo produce un PDF più pulito e mirato che può essere inserito in report, presentazioni e documenti senza la confusione dei dati di origine. Da Excel a PDF le impostazioni di esportazione includono un'opzione solo per i grafici, ma non è sempre ovvio come accedervi.
Concetti chiave
I grafici Excel possono essere esportati in PDF come grafici indipendenti selezionando il grafico prima dell'esportazione e scegliendo "Grafico selezionato" nelle opzioni PDF. Ciò produce un PDF a pagina singola contenente solo il grafico, dimensionato per adattarsi alla pagina. I dati del grafico non sono inclusi nel PDF, il che rappresenta sia un vantaggio per la chiarezza visiva che una limitazione se il destinatario ha bisogno dei numeri sottostanti. Per i grafici che devono essere modificabili dopo l'esportazione, la conversione in PDF non è la scelta giusta perché il grafico diventa un'immagine statica.
Esportare un grafico singolo utilizzando l'opzione di selezione
Se il grafico include un titolo aggiunto come casella di testo separata anziché tramite l'elemento Titolo del grafico, potrebbe non essere incluso nell'esportazione della selezione. Le caselle di testo posizionate vicino al grafico non fanno parte dell'oggetto grafico. Prima dell'esportazione, verifica che il titolo del grafico, le etichette degli assi e le etichette dei dati siano elementi nativi del grafico e non caselle di testo posizionate manualmente. Gli elementi nativi del grafico vengono esportati con il grafico. Le caselle di testo manuali non sono presenti e mancheranno nel PDF.
Fare clic sul grafico per selezionarlo. L'area del grafico verrà evidenziata con maniglie di selezione agli angoli e ai bordi. Vai su File, Salva con nome, seleziona PDF dal menu a discesa del formato e fai clic sul pulsante Opzioni. Nella finestra di dialogo Opzioni, in "Pubblica cosa" seleziona "Selezione". Verrà esportato solo il grafico selezionato. Tutti gli altri contenuti del foglio di lavoro sono esclusi. Fare clic su OK e salvare. Il PDF risultante contiene una pagina con il grafico centrato su di essa.
Il grafico esportato utilizza l'aspetto corrente del grafico in Excel. Eventuali formattazioni, colori, etichette dati e titoli degli assi visibili sullo schermo verranno visualizzati nel PDF. Prima dell'esportazione, regola le dimensioni e la formattazione del grafico per ottenere il meglio dalle dimensioni della pagina PDF. Un grafico che sembra ben incorporato in un foglio di lavoro largo pochi pollici potrebbe apparire scarno se ridimensionato per riempire un'intera pagina PDF in formato lettera. Ridimensiona il grafico in Excel approssimativamente alle dimensioni che avrà nel PDF oppure imposta l'area del grafico su una dimensione in pixel specifica utilizzando il pannello Formato area del grafico.
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Esportare più grafici in un PDF multipagina
Se i tuoi grafici utilizzano origini dati diverse ma condividono la stessa formattazione, crea un modello di grafico dal grafico con la formattazione migliore e applicalo a tutti gli altri prima dell'esportazione. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul grafico formattato, scegli Salva come modello, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse su ogni altro grafico, scegli Cambia tipo di grafico e seleziona il modello salvato. La formattazione coerente in tutti i grafici nel PDF esportato conferisce al documento un aspetto professionale e coerente.
Se i grafici condividono le stesse scale degli assi e la stessa formattazione, standardizzandoli prima dell'esportazione si crea un PDF multi-grafico più professionale. Utilizza lo stesso modello di grafico per tutti i grafici della serie. Dimensioni dei grafici, colori e dimensioni dei caratteri coerenti in tutte le pagine fanno sì che il PDF sembri un report coeso piuttosto che una raccolta di grafici non correlati. La funzionalità del modello di grafico di Excel salva la formattazione di un grafico come modello riutilizzabile.
Per esportare più grafici come pagine separate in un unico PDF, posiziona ciascun grafico nel proprio foglio di lavoro. Seleziona la prima scheda del foglio di lavoro, quindi tieni premuto Ctrl e seleziona le schede aggiuntive del foglio di lavoro per creare una selezione di più fogli. Vai su File, Salva con nome, PDF e nella finestra di dialogo Opzioni seleziona "Fogli attivi". Ogni foglio di lavoro selezionato diventa una pagina nel PDF. Se ogni foglio di lavoro contiene solo un grafico, il PDF conterrà un grafico per pagina senza tabelle dati.
Per i grafici che condividono un tema comune, come i grafici delle vendite mensili per un report di fine anno, questo metodo a più fogli produce un portfolio pulito Grafici PDF. Assegna un nome descrittivo a ciascun foglio di lavoro prima dell'esportazione. I nomi dei fogli di lavoro diventano le etichette delle pagine PDF nel pannello di navigazione della pagina del lettore, quindi un foglio di lavoro denominato "Vendite di gennaio" diventa un'etichetta di pagina che aiuta il destinatario a navigare direttamente verso quel grafico. Questo piccolo passaggio organizzativo rende il PDF multi-grafico molto più utilizzabile.
Mantieni la qualità del grafico durante l'esportazione in PDF
Questi due controlli di qualità aggiungono solo pochi secondi al flusso di lavoro di esportazione.
Incorpora i caratteri utilizzati nel grafico prima dell'esportazione. I grafici di Excel utilizzano i caratteri di sistema per impostazione predefinita. Se il PDF viene aperto su un sistema su cui non è installato il carattere del grafico, il visualizzatore PDF sostituirà un carattere diverso, che può modificare il posizionamento del testo all'interno del grafico. L'incorporamento dei caratteri durante l'esportazione in PDF garantisce che il testo del grafico venga visualizzato in modo identico ovunque.
Per i grafici che verranno stampati anziché visualizzati sullo schermo, converti i colori del grafico da RGB a CMYK prima dell'esportazione se il PDF è destinato a una tipografia professionale. I grafici Excel utilizzano per impostazione predefinita i colori RGB, che possono cambiare se stampati su una macchina da stampa CMYK. Il cambiamento di colore è solitamente impercettibile, ma può essere evidente nei grafici del marchio in cui colori specifici fanno parte dell'identità visiva dell'azienda. Utilizza il pannello Formato area grafico per impostare i colori utilizzando i valori CMYK se la tua versione di Excel lo supporta.
I grafici Excel sono grafici vettoriali. Quando vengono esportati in PDF con l'impostazione di ottimizzazione Standard, rimangono come grafica vettoriale nel PDF. Ciò significa che il grafico può essere ridimensionato a qualsiasi dimensione senza pixel. Le linee rimangono nitide, il testo resta leggibile e il grafico appare professionale se stampato in grandi dimensioni. L'impostazione di ottimizzazione delle dimensioni minime può rasterizzare il grafico in un'immagine bitmap, riducendo le dimensioni del file ma introducendo pixel quando il PDF viene ingrandito o stampato in grande.
Controlla il grafico esportato nel PDF con uno zoom del 200% per verificare che sia stato esportato come dati vettoriali. Linee nitide e morbide con zoom elevato confermano l'esportazione vettoriale. Le linee frastagliate o pixelate indicano l'esportazione di bitmap. Se il grafico viene esportato come bitmap, torna a Excel e modifica l'impostazione di ottimizzazione PDF da "Dimensione minima" a "Standard". Controlla inoltre che il grafico non contenga elementi bitmap come immagini di loghi importati, che verranno rasterizzati indipendentemente dalle impostazioni di esportazione. Le parti vettoriali del grafico saranno nitide; solo gli elementi bitmap avranno una risoluzione limitata. Il convertitore da Excel a PDF di WukongPDF conserva i dati vettoriali dei grafici per impostazione predefinita, quindi i grafici rimangono nitidi a qualsiasi livello di zoom.
Domande frequenti
Posso esportare un grafico in PDF con dati modificabili dietro di esso, in modo che il destinatario possa vedere i numeri? Il grafico esportato come PDF è un grafico statico. I dati sottostanti non sono inclusi nel contenuto PDF. Per condividere sia il grafico che i dati, esporta il grafico in PDF e condividi anche il file Excel o un CSV dei dati. Alcuni strumenti PDF possono allegare il file di dati di origine al PDF come allegato incorporato, consentendo al destinatario di accedere ai dati senza ingombrare la pagina cartografica.
Qual è il modo più veloce per esportare un grafico come immagine da utilizzare al di fuori del PDF? Copia il grafico in Excel, incollalo in un editor di immagini e salvalo nel formato che ti serve. Ciò ignora completamente l'esportazione in PDF ed è più veloce quando hai bisogno di un PNG o JPEG del grafico anziché di un PDF. Il grafico incollato è un metafile di Windows o una bitmap a seconda di come Excel lo inserisce negli Appunti. Paste Special ti dà il controllo sul formato incolla.
Posso esportare un grafico in PDF con testo modificabile?
No. Un grafico esportato in PDF diventa un grafico statico. Le etichette degli assi, le etichette dei dati e il testo del titolo non sono modificabili nel PDF. Se il destinatario deve modificare il testo del grafico, esporta il grafico come immagine e inseriscilo in un file Word o PowerPoint in cui le caselle di testo possono essere sovrapposte oppure condividi il file Excel originale insieme al PDF.
Perché il mio grafico ha un aspetto diverso nel PDF rispetto a Excel?
Le differenze nel rendering dei grafici tra Excel e il motore di esportazione PDF possono causare lievi modifiche. Le differenze più comuni riguardano il rendering dei caratteri, dove il PDF può sostituire una versione leggermente diversa del carattere del grafico, e il rendering dei colori, dove i colori dello schermo di Excel potrebbero non corrispondere esattamente allo spazio colore orientato alla stampa del PDF. Queste differenze sono generalmente minori. Se la corrispondenza esatta dei colori è importante, imposta i colori del grafico utilizzando i valori RGB anziché i colori del tema, che vengono visualizzati in modo più coerente tra i formati di esportazione.
Posso proteggere con password un PDF contenente solo carte?
SÌ. Dopo aver esportato il grafico in PDF, apri il file in qualsiasi strumento di protezione PDF e applica una password. La protezione si applica all'intero PDF. Il contenuto del grafico è protetto insieme al resto del file. Non è possibile proteggere solo il grafico e lasciare gli altri contenuti PDF non protetti perché il PDF solo grafico non contiene nient'altro.
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