Una presentazione PowerPoint convertita in PDF perde la navigazione tramite diapositive che semplifica la consultazione del file originale. L'aggiunta di un sommario cliccabile dai titoli delle diapositive ripristina la navigabilità, consentendo al lettore PDF di passare direttamente a qualsiasi diapositiva facendo clic sul suo titolo nel sommario. Un'esportazione da PPT a PDF con un sommario collegato trasforma un PDF lineare in un documento navigabile che i destinatari possono sfogliare in modo efficiente, soprattutto in presentazioni lunghe con dozzine di diapositive. Ciò garantisce risultati coerenti in ogni operazione di esportazione.
Concetti chiave
PowerPoint non genera automaticamente una pagina di sommario nelle esportazioni PDF. Il sommario deve essere creato come diapositiva in PowerPoint prima dell'esportazione, con ciascuna voce collegata alla diapositiva corrispondente. Quando vengono esportati in PDF con la conservazione dei collegamenti abilitata, questi collegamenti da diapositiva a diapositiva diventano collegamenti PDF selezionabili. La diapositiva del sommario deve essere posizionata all'inizio della presentazione e aggiornata ogni volta che le diapositive vengono aggiunte, rimosse o riordinate.
Creare una diapositiva del sommario in PowerPoint
Utilizza una formattazione coerente per tutte le voci del sommario. Titoli delle sezioni in grassetto e utilizza il peso normale per le voci secondarie. Una gerarchia visiva coerente rende il sommario scansionabile. Il lettore può trovare la sezione che desidera scansionando le voci in grassetto e quindi leggendo le sottovoci per la diapositiva specifica di cui ha bisogno. Una formattazione incoerente rende più difficile la scansione del sommario e ne riduce l'utilità come aiuto alla navigazione.
Se la presentazione contiene un numero elevato di diapositive, raggruppare le voci del sommario per sezione riduce la confusione. Invece di elencare tutte le 60 diapositive singolarmente, elenca i titoli delle 8 sezioni con voci secondarie rientrate solo per le diapositive più importanti all'interno di ciascuna sezione. Il sommario dovrebbe aiutare il lettore a navigare, non riprodurre l'intero insieme di diapositive in forma schematica. Un sommario conciso è più utilizzabile di uno completo.
Inserisci una nuova diapositiva all'inizio della presentazione. Intitolalo "Sommario"; o "Contenuto". Elenca il titolo di ogni diapositiva o sezione che desideri includere nel sommario. Per le presentazioni organizzate in sezioni, elenca i nomi delle sezioni come voci di livello superiore e le diapositive chiave all'interno di ciascuna sezione come voci secondarie. Non è necessario che un sommario elenchi tutte le diapositive. Includi le diapositive a cui un lettore vorrebbe passare: divisori di sezione, diapositive con dati chiave e conclusione o riepilogo.
Seleziona il testo di ciascuna voce del sommario e aggiungi un collegamento alla diapositiva corrispondente. In PowerPoint, seleziona il testo, fai clic con il pulsante destro del mouse, scegli Collegamento e seleziona "Inserisci in questo documento". Viene visualizzato un elenco di diapositive. Seleziona la diapositiva di destinazione e fai clic su OK. Ripetere per ogni voce del sommario. Dopo aver aggiunto tutti i collegamenti, testarli ciascuno accedendo alla modalità Presentazione, accedendo alla diapositiva del sommario e facendo clic su ciascun collegamento. Ogni clic dovrebbe portarti alla diapositiva corretta. Correggi eventuali collegamenti interrotti o indirizzati erroneamente prima dell'esportazione.
Prova PPT in PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.
Esporta con conservazione del collegamento per un clic cliccabile Segnalibri PDF TOC
Se la presentazione verrà visualizzata principalmente su dispositivi mobili, aumenta la dimensione del carattere e l'interlinea delle voci del sommario. I collegamenti facili da cliccare con il mouse sullo schermo di un desktop possono essere frustrantemente piccoli su un telefono. Un minimo di 20 punti per il testo della voce del sommario con un'interlinea generosa garantisce che la maggior parte dei destinatari possa navigare nel sommario al tocco senza dover ingrandire ciascuna voce.
Dopo l'esportazione, testare i collegamenti al sommario in almeno due diversi lettori PDF. Adobe Acrobat e un lettore basato su browser come Chrome gestiscono la navigazione dei collegamenti in modo leggermente diverso e un collegamento che funziona in uno potrebbe non funzionare nell'altro. Il test su due lettori rileva i problemi di interoperabilità prima che il PDF raggiunga il suo pubblico.
Vai su File, Salva con nome, seleziona PDF e fai clic su Opzioni. Nella sezione "Pubblica cosa", seleziona "Diapositive". Seleziona "Tag della struttura del documento per l'accessibilità" per garantire che i collegamenti da diapositiva a diapositiva siano scritti nel PDF come annotazioni di collegamento selezionabili. Selezionare "Standard (pubblicazione online e stampa)" ottimizzazione per preservare i dati del collegamento. Salva il PDF e aprilo per testare il sommario. Fare clic su ciascuna voce e verificare che passi alla diapositiva corretta.
L'esportazione in PDF genera anche un pannello dei segnalibri automatico dai titoli delle diapositive. Questi segnalibri vengono visualizzati nel riquadro di navigazione del lettore e forniscono un secondo metodo di navigazione accanto alla pagina del sommario. Il pannello dei segnalibri è sempre visibile nel riquadro di navigazione, mentre la pagina del sommario richiede di spostarsi all'inizio del documento. Insieme, la pagina del sommario e il pannello dei segnalibri offrono al destinatario due modi per navigare nella presentazione, uno visivo e uno persistente. Il convertitore da PowerPoint a PDF di WukongPDF conserva sia i collegamenti alle diapositive che i segnalibri generati automaticamente, quindi il PDF esportato ha una doppia navigazione immediata.
Aggiornamento del sommario al cambio delle diapositive
Salva una copia della presentazione con la diapositiva del sommario come modello per presentazioni future. Una diapositiva sommario ben costruita con collegamenti segnaposto può essere riutilizzata sostituendo i titoli delle diapositive e aggiornando le destinazioni dei collegamenti. Avere un modello elimina la necessità di ricostruire il sommario da zero per ogni nuova presentazione e garantisce coerenza tra tutte le presentazioni dello stesso team.
Dopo aver aggiornato il sommario, verifica che il testo del collegamento corrisponda ancora al titolo della diapositiva. Se hai rinominato una diapositiva da "Risultati del terzo trimestre" a "Risultati finanziari del terzo trimestre" ma la voce del sommario riporta ancora "Risultati del terzo trimestre", il collegamento potrebbe funzionare ancora, ma la mancata corrispondenza tra il testo del sommario e il titolo della diapositiva confonderà i lettori. Aggiorna il testo del sommario in modo che corrisponda al titolo della diapositiva corrente ogni volta che le diapositive vengono rinominate.
Una diapositiva del sommario diventa obsoleta quando le diapositive vengono aggiunte, rimosse, riordinate o rinominate. Prima di ogni esportazione, verificare che ogni voce del sommario sia ancora collegata alla diapositiva corretta e che dal sommario non manchino nuove diapositive importanti. Per le presentazioni aggiornate frequentemente, mantieni il sommario come ultima diapositiva aggiornata prima dell'esportazione. Ciò garantisce che rifletta lo stato finale della presentazione.
Per le presentazioni gestite da un team, aggiungi una nota nelle note della diapositiva del sommario che ricorda agli editori di aggiornare il sommario dopo aver apportato modifiche. Una semplice nota come "Aggiorna i collegamenti al sommario dopo aver aggiunto, rimosso o riordinato le diapositive" riduce la possibilità che un sommario obsoleto raggiunga il pubblico. La generazione automatizzata del sommario, in cui una macro o un componente aggiuntivo crea il sommario dai titoli e dai collegamenti delle diapositive, è disponibile in alcuni strumenti di produttività di PowerPoint ed elimina completamente la fase di aggiornamento manuale.
Domande frequenti
Devo includere un sommario in una breve presentazione con solo 5 o 6 diapositive? Per presentazioni molto brevi, un sommario aggiunge una pagina senza fornire vantaggi significativi alla navigazione. Il destinatario può vedere tutte le diapositive nel pannello delle miniature e navigare facendo clic direttamente. Riserva il sommario alle presentazioni con 10 o più diapositive in cui lo scorrimento delle miniature diventa inefficiente e il lettore beneficia di una panoramica strutturata.
Posso creare un sommario che colleghi a siti Web o documenti esterni anziché a diapositive all'interno della presentazione? SÌ. Nella finestra di dialogo Collegamento, scegli File o pagina Web esistente anziché Inserisci in questo documento e inserisci l'URL o il percorso del file. I collegamenti esterni vengono conservati durante l'esportazione PDF con le stesse impostazioni che preservano i riferimenti incrociati interni. Testa i collegamenti esterni dopo l'esportazione per verificare che si aprano correttamente nel browser o nell'applicazione di destinazione.
Posso far apparire la diapositiva del sommario come pannello comprimibile nel PDF anziché come pagina visibile? Ciò richiede funzionalità PDF oltre a quelle supportate dall'esportazione di PowerPoint. Dopo l'esportazione sarebbe necessario aggiungere un pannello di navigazione comprimibile con un editor PDF. L'esportazione di PowerPoint può creare un pannello di segnalibri dai titoli delle diapositive, che fornisce una navigazione persistente nella barra laterale del lettore. Questa è la funzionalità integrata più vicina a un sommario pieghevole.
Posso creare un sommario che mostri i numeri di pagina invece dei numeri di diapositiva nel PDF?
I numeri delle diapositive di PowerPoint non corrispondono ai numeri di pagina del PDF perché il PDF potrebbe essere impaginato in modo diverso rispetto alla sequenza di diapositive. Un sommario che mostra i numeri di pagina deve essere creato dopo l'esportazione, utilizzando un editor PDF in grado di inserire riferimenti ai numeri di pagina. Il flusso di lavoro consiste nell'esportare la presentazione in PDF senza un sommario, quindi utilizzare la funzione di generazione del sommario dell'editor PDF per creare un sommario collegato con numeri di pagina PDF accurati.
Il sommario funziona nei lettori PDF mobili?
Sì, ma l'esperienza dell'utente è diversa. Sui dispositivi mobili, toccare piccoli collegamenti TOC può essere difficile perché le destinazioni dei collegamenti sono dimensionate per i clic del mouse sul desktop. Utilizza dimensioni di carattere più grandi per le voci del sommario, almeno 18 punti, e aggiungi ulteriore spazio tra le voci per renderle più facili da toccare sullo schermo di un telefono o tablet.
Posso includere il sommario come parte del pannello dei segnalibri PDF anziché come diapositiva visibile?
SÌ. PowerPoint genera automaticamente segnalibri PDF dai titoli delle diapositive quando l'opzione "Crea segnalibri utilizzando le intestazioni" l'opzione è abilitata durante l'esportazione. Se preferisci una prima diapositiva pulita senza sommario, fai affidamento sul pannello dei segnalibri per la navigazione. Assicurati che ogni diapositiva abbia un titolo significativo, non un titolo generico come "Diapositiva 5", perché il testo del titolo diventa l'etichetta del segnalibro. Investire qualche minuto in un sommario ben costruito si ripaga in un PDF più professionale e navigabile che i destinatari apprezzano.
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