Una cartella di lavoro di Excel contiene una dozzina di fogli di lavoro. Ogni foglio di lavoro contiene tabelle di dati grezzi e uno o due grafici che riepilogano visivamente i dati. Devi inviare i grafici al tuo manager come PDF pulito, senza i dati sottostanti, senza gli altri fogli di lavoro, senza la griglia e i numeri di riga che appartengono a un foglio di calcolo ma non a una presentazione. L'esportazione solo dei grafici evita al tuo manager di scorrere dati irrilevanti e presenta le informazioni nella sua forma più chiara.
La funzionalità di esportare Excel in PDF con output solo grafico è integrata in Excel, ma i controlli sono distribuiti su diverse impostazioni che è facile non notare. Una volta configurato correttamente, il processo produce un PDF multipagina in cui ogni pagina è un grafico, formattato in modo pulito e pronto per la condivisione.
Selezione dei grafici per un'esportazione PDF di soli grafici
Il primo passo è isolare i grafici che desideri esportare. Excel può esportare un intero foglio di lavoro come PDF, inclusi tutti i grafici su quel foglio e tutte le celle di dati. Per esportare solo i grafici, puoi spostare i grafici su fogli grafici dedicati, che sono schede speciali del foglio di lavoro che contengono un singolo grafico senza celle dati, oppure selezionare solo gli oggetti del grafico prima dell'esportazione.
Lo spostamento dei grafici nei fogli grafici è l'approccio più semplice per le esportazioni ricorrenti. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un grafico e selezionare Sposta grafico. Scegli Nuovo foglio e assegna al foglio un nome descrittivo come Grafico delle vendite o Tendenza delle entrate. Ripeti per ogni grafico. Quando tutti i grafici si trovano su fogli grafici dedicati, seleziona in gruppo le schede dei fogli ed esporta. Il PDF risultante contiene una pagina per foglio grafico, con ciascun grafico che riempie la pagina.
Per le esportazioni ad hoc in cui non desideri riorganizzare la cartella di lavoro, seleziona tutti i grafici su un foglio di lavoro tenendo premuto Ctrl e facendo clic su ciascun grafico. Con i grafici selezionati, utilizza la funzione Esporta o Salva con nome e scegli PDF. Excel ti chiede di scegliere tra esportare l'intera cartella di lavoro, il foglio attivo o la selezione. Scegli Selezione. Verranno esportati solo i grafici selezionati.
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Configurazione delle impostazioni di esportazione per l'output del grafico pulito
Prima dell'esportazione, controlla l'impostazione della pagina per ciascun foglio grafico o per il foglio di lavoro contenente i grafici selezionati. Imposta l'orientamento della pagina in modo che corrisponda alle proporzioni del grafico. Un grafico ampio trae vantaggio dall'orientamento orizzontale. Un grafico alto trae vantaggio dal ritratto. Nella scheda Layout di pagina, imposta i margini su Stretto per massimizzare le dimensioni del grafico sulla pagina.
Rimuovere gli elementi estranei che appaiono sulla pagina stampata. Nella scheda Layout pagina, deseleziona le opzioni per stampare griglie e intestazioni. Queste impostazioni influiscono sull'output stampato e PDF. Le linee della griglia attorno alle celle vuote, i numeri di riga e le lettere di colonna che identificano le posizioni delle celle sono utili in un foglio di calcolo ma ingombrano un PDF con grafico.
Per Grafici PDF che verranno inseriti in altri documenti, imposta lo sfondo del foglio grafico su bianco e rimuovi eventuali schede del foglio di lavoro, barre della formula o barre di stato dalla vista prima dell'esportazione. La pagina PDF esportata deve contenere solo il grafico su sfondo bianco senza elementi dell'interfaccia del foglio di calcolo visibili. Ciò produce il risultato più pulito quando il PDF è condiviso o incorporato.
Gestione di più grafici su diversi fogli di lavoro
Quando i grafici sono sparsi su più fogli di lavoro, l'approccio del foglio grafico descritto sopra è il modo più affidabile per raccoglierli per l'esportazione. Sposta ciascun grafico sul proprio foglio grafico, quindi raggruppa le schede del foglio grafico facendo clic su ciascuna di esse tenendo premuto il tasto Ctrl. Con i fogli grafici raggruppati, esporta in PDF. Il file risultante ha una pagina per grafico nell'ordine in cui i fogli del grafico appaiono nella cartella di lavoro.
Se spostare i grafici non è pratico, crea un nuovo foglio di lavoro che funge da pagina di raccolta dei grafici. Copia ogni grafico e incollalo come immagine collegata nella pagina della raccolta. Disporre verticalmente le immagini collegate. Esporta la pagina della raccolta come una singola pagina PDF. La limitazione è che tutti i grafici vengono visualizzati su un'unica pagina, il che potrebbe renderli troppo piccoli se sono presenti molti grafici.
WukongPDF può elaborare il file esportato PDF Export dopo la creazione, suddividendo una pagina multi-grafico in singole pagine o ritagliando ciascun grafico per rimuovere lo spazio bianco in eccesso. Gli strumenti basati su browser consentono di modificare l'output senza tornare a Excel e riesportare.
Quando includere i dati e quando esportare solo i grafici
I PDF solo grafici sono adatti per la presentazione e la comunicazione. Il manager che esamina i risultati trimestrali deve vedere le linee di tendenza, non i 5.000 punti dati dietro di esse. Il cliente che esamina una proposta deve vedere il grafico di crescita previsto, non il foglio di calcolo delle ipotesi sottostanti. La rimozione dei dati dal documento condiviso focalizza l'attenzione sul riepilogo visivo, che è lo scopo di un grafico.
I PDF con grafici e dati sono adatti per la verifica e l'audit. L'analista che controlla i numeri deve vedere sia il grafico che i dati che lo hanno prodotto. L'autorità di regolamentazione che esamina una richiesta deve verificare che il grafico rappresenti accuratamente i dati di origine. In questi casi, esporta il foglio di lavoro con sia la tabella dati che il grafico, etichettati chiaramente in modo che la relazione tra loro sia evidente.
Automatizzazione delle esportazioni PDF di grafici regolari
Se esporti lo stesso set di grafici con una pianificazione ricorrente, automatizza il processo. Excel supporta le macro VBA che possono selezionare fogli grafici specifici, configurare l'impostazione della pagina ed esportare in PDF con un solo clic. Registra una macro dei passaggi di esportazione una volta, quindi esegui la macro per ogni esportazione successiva. Il tempo risparmiato aumenta con ogni ciclo di reporting.
Quando esporti grafici in PDF, la formattazione del grafico come appare sullo schermo è esattamente quella che apparirà nel PDF. Prima dell'esportazione, esamina ciascun grafico con uno zoom del 100% e verifica la presenza di etichette degli assi troncati, etichette di dati sovrapposte o voci di legenda che si estendono oltre l'area del grafico. Questi problemi di formattazione sono facili da non notare nella visualizzazione del foglio di calcolo, ma diventano evidenti nell'output PDF.
I modelli di grafici Excel possono standardizzare l'aspetto di più grafici prima dell'esportazione in PDF. Crea un modello di grafico con i colori, i caratteri e il layout che preferisci. Applica il modello a ciascun grafico prima dell'esportazione. Il PDF risultante ha uno stile visivo coerente in tutti i grafici, che appare più professionale rispetto ai grafici con formattazione variabile esportati senza standardizzazione.
Per i grafici che verranno inseriti in altri documenti, considera l'esportazione di ciascun grafico come un singolo file PDF e quindi l'inserimento dei PDF nel documento di destinazione. I grafici PDF inseriti in Word o PowerPoint mantengono la qualità vettoriale e si adattano perfettamente a qualsiasi dimensione. Questo approccio produce risultati migliori rispetto al copiare e incollare i grafici direttamente tra le applicazioni di Office.
Le dimensioni della pagina del PDF esportato sono determinate dall'impostazione della pagina del foglio grafico o del foglio di lavoro. Se il grafico appare troppo piccolo nella pagina PDF, aumenta i margini della pagina ai valori minimi e imposta il grafico in modo che riempia l'area stampabile. Per i fogli grafici, il grafico viene ridimensionato automaticamente per riempire la pagina. Per i grafici incorporati in normali fogli di lavoro, potrebbe essere necessario ridimensionare manualmente il grafico prima dell'esportazione.
I grafici dinamici che si aggiornano in seguito alla modifica delle origini dati vengono esportati come immagini statiche dello stato corrente. Il PDF cattura un'istantanea dei dati così come esistenti al momento dell'esportazione. Se i dati di origine cambiano domani, il grafico PDF rimane congelato nello stato di esportazione. Per i report aggiornati regolarmente, il processo di esportazione dovrebbe essere il passaggio finale nel flusso di lavoro del reporting, eseguito solo dopo che tutti i dati sono stati verificati e finalizzati.
I PDF accessibili esportati da Excel dovrebbero includere testo alternativo per ciascun grafico. Excel ti consente di aggiungere testo alternativo ai grafici tramite la finestra di dialogo Formato area grafico nella sezione Testo alternativo. Descrivi lo scopo del grafico e la tendenza chiave o il confronto che illustra. Le utilità per la lettura dello schermo annunciano questo testo alternativo quando incontrano il grafico nel PDF, rendendo il contenuto del grafico accessibile agli utenti che non possono vederlo.
Excel per Microsoft 365 include una funzionalità di esportazione in File, Esporta, Crea PDF che offre un maggiore controllo sull'output rispetto all'opzione di base Salva come PDF. La funzione Esporta ti consente di specificare quali parti della cartella di lavoro includere, impostare l'orientamento della pagina per foglio e scegliere se includere le proprietà del documento e i tag di accessibilità nell'output PDF finale.
Per i grafici che richiedono aggiornamenti e riesportazioni frequenti, valuta la possibilità di collegare l'esportazione PDF a una macro o a un flusso di Power Automate. L'automazione dell'esportazione garantisce la coerenza tra i cicli di reporting ed elimina il rischio di errori di esportazione manuale come l'inclusione di fogli errati, la dimenticanza di aggiornare un grafico prima dell'esportazione o l'applicazione di impostazioni di impostazione della pagina incoerenti.
I grafici che utilizzano la formattazione condizionale o le scale di colore dinamiche basate sui valori delle celle potrebbero apparire in modo diverso nel PDF rispetto a Excel. Il PDF acquisisce l'aspetto del grafico al momento dell'esportazione, incluso l'attuale stato di formattazione condizionale. Se i dati sottostanti cambiano e la formattazione condizionale viene modificata, il grafico PDF non rifletterà tali modifiche a meno che non venga riesportato.
Un processo di esportazione dei grafici in PDF ben organizzato trasforma ore di estrazione manuale dei grafici in un flusso di lavoro ripetibile che produce risultati coerenti e professionali ad ogni ciclo di reporting senza il rischio di errori umani.
| Approccio all'esportazione | Uscita | Ideale per | Limitazione |
|---|---|---|---|
| Sposta i grafici nei fogli grafici | Un grafico per pagina PDF | Esportazioni ricorrenti; risultato più pulito | Richiede la modifica della cartella di lavoro |
| Seleziona grafici + selezione di esportazione | Solo grafici selezionati | Esportazioni una tantum | I grafici devono essere sullo stesso foglio |
| Pagina di raccolta dei grafici | Tutti i grafici in una pagina | Panoramica rapida | I grafici potrebbero essere troppo piccoli |
| Automazione macro VBA | PDF multipagina coerente | Esportazioni ricorrenti pianificate | Richiede l'impostazione della macro |
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