I fogli di calcolo Excel ampi non si adattano alle pagine con orientamento verticale. Le colonne escono dal bordo destro, dividendo un'unica tabella logica su più fogli stampati che devono essere uniti insieme o riassemblati mentalmente dal lettore. La conversione di un foglio di calcolo Excel in PDF con orientamento orizzontale ruota la pagina di novanta gradi, fornendo lo spazio orizzontale necessario per adattare tutte le colonne su un'unica larghezza di pagina. La conversione da Excel a PDF in modalità orizzontale è semplice, ma ottenere il ridimensionamento, i margini e l'area di stampa corretti richiede attenzione ad alcune impostazioni che Excel nasconde nelle finestre di dialogo del layout della pagina.
Modifica dell'orientamento della pagina in orizzontale
Apri la cartella di lavoro di Excel e seleziona il foglio di lavoro che desideri convertire. Fare clic sulla scheda Layout di pagina sulla barra multifunzione. Nel gruppo Imposta pagina, fai clic su Orientamento e seleziona Orizzontale. La griglia sullo schermo non cambia visibilmente, ma una linea di interruzione di pagina tratteggiata ora indica dove cadono i limiti della pagina nel nuovo orientamento. L'impostazione orizzontale si applica in modo indipendente a ciascun foglio di lavoro, pertanto il passaggio di un foglio all'orientamento orizzontale non influisce sull'orientamento verticale degli altri fogli nella stessa cartella di lavoro.
Dopo essere passato alla modalità orizzontale, scorri l'intera larghezza del foglio di lavoro per verificare che tutte le colonne rientrino nei limiti delle interruzioni di pagina. Se le colonne si estendono oltre la linea di interruzione di pagina destra, sono disponibili diverse opzioni per portarle all'interno dell'area stampabile: ridurre la larghezza delle colonne, ridurre la dimensione del carattere, regolare i margini della pagina in modo che siano più stretti o utilizzare l'opzione di ridimensionamento per ridurre l'intero foglio di lavoro per adattarlo. Il Dimensione pagina PDF in orizzontale per un foglio da lettera standard è largo 11 pollici e alto 8,5 pollici, l'inverso delle dimensioni verticali.
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Impostazione dell'area di stampa per l'output orizzontale
Un foglio di lavoro Excel può contenere dati, calcoli e tabelle di riferimento che non dovrebbero essere visualizzati nel PDF. L'area di stampa definisce esattamente quali celle verranno esportate. Seleziona l'intervallo di celle che dovrebbero apparire nel PDF. Fare clic sulla scheda Layout pagina, scegliere Area di stampa, quindi Imposta area di stampa. Excel posiziona un bordo tratteggiato attorno all'intervallo selezionato e ignora tutto ciò che è al di fuori di esso durante l'esportazione in PDF.
Se il foglio di lavoro contiene più tabelle separate che dovrebbero apparire tutte nel PDF orizzontale, tieni premuto il tasto Ctrl mentre selezioni ciascun intervallo, quindi imposta l'area di stampa. Excel include tutti gli intervalli selezionati nell'area di stampa, separati da interruzioni di pagina. Per un risultato più pulito, valuta se le tabelle separate debbano essere consolidate in un unico foglio o separate in fogli singoli prima dell'esportazione. Un PDF orizzontale con più tabelle disposte in un ordine di lettura logico è più facile da navigare rispetto a uno in cui le tabelle appaiono in posizioni apparentemente casuali.
Regolazione del ridimensionamento per adattarlo a tutte le colonne
Le opzioni di ridimensionamento nella finestra di dialogo Imposta pagina controllano il modo in cui Excel riduce o ingrandisce il contenuto del foglio di lavoro per adattarlo alla pagina stampata. Apri la finestra di dialogo Imposta pagina facendo clic sulla piccola freccia nell'angolo del gruppo Imposta pagina nella scheda Layout pagina. Nella scheda Pagina, in Ridimensionamento, seleziona Adatta a e imposta la larghezza su 1 pagina e l'altezza su vuota. Ciò indica a Excel di ridimensionare la larghezza per adattarla a una pagina consentendo allo stesso tempo all'altezza di espandersi su tutte le pagine necessarie.
L'impostazione Adatta a 1 pagina di larghezza è la più comune per la conversione orizzontale Da Excel a PDF perché l'obiettivo principale del passaggio all'orizzontale è evitare che le colonne si riversino su una seconda larghezza di pagina. Se il ridimensionamento rende il testo troppo piccolo per essere letto, regola manualmente la larghezza delle colonne e le dimensioni dei caratteri anziché fare affidamento solo sul ridimensionamento. Un PDF orizzontale in cui il testo richiede una lente di ingrandimento per essere letto vanifica lo scopo dell'interruttore di orientamento.
Configurazione di intestazioni, piè di pagina e righe ripetute
Un PDF orizzontale trae vantaggio da intestazioni e piè di pagina orientati correttamente per la pagina più ampia. Fai clic sulla scheda Inserisci, scegli Intestazione e piè di pagina e progetta un'intestazione che si estenda per l'intera larghezza orizzontale. Includi il titolo del documento a sinistra, il numero di pagina al centro e la data a destra per un layout professionale in stile report. L'intestazione e il piè di pagina ruotano automaticamente con l'orientamento della pagina, quindi non è necessaria alcuna configurazione speciale specifica per il paesaggio.
Per i fogli di lavoro in cui le intestazioni di colonna sulla prima riga identificano ciò che contiene ciascuna colonna, configura tali righe di intestazione in modo che si ripetano nella parte superiore di ogni pagina stampata. Fare clic sulla scheda Layout di pagina, scegliere Stampa titoli e nel campo Righe da ripetere in alto immettere l'intervallo di righe, ad esempio $1:$1 per la prima riga. Su una pagina orizzontale che si estende su più fogli stampati in direzione verticale, la riga di intestazione ripetuta aiuta il lettore a rimanere orientato.
Anteprima ed esportazione del PDF orizzontale
Prima di passare al PDF, utilizza l'anteprima di stampa per verificare esattamente come apparirà l'output orizzontale. Vai su File, Stampa e rivedi ogni pagina nell'anteprima. Controlla che tutte le colonne si adattino alla larghezza della pagina, che nessun dato si riversi su pagine aggiuntive con solo una o due colonne e che le intestazioni e i piè di pagina siano posizionati correttamente. Passa alla stampante Microsoft Print to PDF o alla tua stampante PDF preferita nel menu a discesa della stampante, quindi fai clic su Stampa per generare il PDF.
Per le cartelle di lavoro con più fogli con orientamento orizzontale, esporta l'intera cartella di lavoro come un singolo PDF scegliendo Stampa intera cartella di lavoro nelle impostazioni di stampa. Ogni foglio inizia su una nuova pagina. Verifica nel PDF risultante che l'orientamento della pagina sia coerente in orizzontale su tutti i fogli. Se un foglio ritorna in verticale, apri il foglio in Excel e conferma che la sua impostazione di orientamento individuale è Orizzontale anziché ereditare un'impostazione verticale predefinita.
Risoluzione dei problemi comuni di esportazione in formato orizzontale
Il problema più comune con i PDF Excel orizzontali è che l'output stampato appare diverso dall'anteprima di stampa. Ciò accade quando il driver della stampante selezionato utilizza valori predefiniti di margine diversi rispetto al renderer di anteprima. Imposta sempre la stampante attiva su Microsoft Print to PDF o Adobe PDF prima di configurare il layout della pagina, poiché Excel regola l'anteprima e i calcoli delle interruzioni di pagina in base alle funzionalità della stampante selezionata.
Un altro problema comune è che i riquadri congelati o le finestre divise nella visualizzazione Excel influiscono sull'output PDF. Excel può ripetere righe o colonne bloccate su ogni pagina stampata in modi che sembrano corretti ma producono risultati imprevisti quando cambia l'orientamento della pagina. Prima dell'esportazione, sblocca tutti i riquadri e rimuovi eventuali finestre divise. Esamina l'anteprima di stampa senza riquadri congelati per vedere come apparirà l'output effettivo.
WukongPDF può unire o comprimere il PDF orizzontale risultante se la dimensione del file da un'esportazione Excel di più fogli supera i limiti degli allegati e-mail. Il lavoro di impostazione della pagina viene eseguito in Excel. La gestione dei file post-esportazione è gestita dallo strumento PDF.
Conservare formule e riferimenti di cella nell'output PDF
Un'esportazione orizzontale da Excel a PDF cattura i valori visibili nelle celle, non le formule che li hanno prodotti. Se il PDF deve mostrare sia i valori che il modo in cui sono stati calcolati, aggiungi un foglio separato o un'annotazione di testo che documenti le formule prima dell'esportazione. Il PDF conserva il risultato. L'annotazione preserva la metodologia.
Per le cartelle di lavoro aggiornate regolarmente, crea una macro di esportazione PDF che standardizzi l'impostazione della pagina, l'orientamento, l'area di stampa e il ridimensionamento per ogni foglio. La macro elimina la necessità di configurare manualmente ciascun foglio prima di ogni esportazione e garantisce un output coerente indipendentemente da chi esegue l'esportazione. Una semplice macro VBA registrata una volta e assegnata a un pulsante sulla barra multifunzione consente di risparmiare minuti di tempo di configurazione per ogni ciclo di esportazione.
Per le esportazioni orizzontali ricorrenti da Excel a PDF, salvare la cartella di lavoro con tutte le configurazioni di impostazione della pagina come file modello. Il modello include l'orientamento orizzontale, l'area di stampa, il ridimensionamento, le intestazioni e i piè di pagina e le righe ripetute. Chiunque abbia bisogno di esportare una nuova versione apre il modello, aggiorna i dati ed esporta in PDF con tutte le impostazioni già configurate correttamente.
Un modo rapido per verificare che l'output PDF con orientamento orizzontale da Excel sia corretto è controllare le dimensioni della pagina PDF nelle proprietà del documento. Una pagina di lettere orizzontali dovrebbe mostrare dimensioni di 11 x 8,5 pollici. Se le dimensioni mostrano 8,5 x 11, la pagina è ancora in verticale e l'impostazione dell'orientamento per quello specifico foglio di lavoro non è stata applicata prima dell'esportazione.
L'approccio orizzontale Da Excel a PDF funziona meglio quando il foglio di calcolo è progettato pensando al PDF finale. La larghezza delle colonne, le dimensioni dei caratteri e le dimensioni del grafico scelte per la visualizzazione sullo schermo potrebbero non tradursi correttamente in una pagina stampata in formato orizzontale. Progetta fin dall'inizio il foglio di calcolo per il supporto di output finale.
Un ultimo controllo prima di distribuire l'output orizzontale Excel in PDF: apri il PDF su un telefono e verifica che le colonne del foglio di calcolo siano leggibili senza zoom eccessivi. Le pagine orizzontali visualizzate sugli schermi dei telefoni con orientamento verticale possono essere difficili da leggere.
Il passaggio Stampa PDF per i fogli di calcolo orizzontali richiede un'attenzione particolare perché non tutte le stampanti gestiscono correttamente l'orientamento orizzontale. Verificare che le impostazioni della stampante corrispondano all'orientamento del PDF per evitare un output verticale imprevisto.
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