La scansione di documenti in blocco produce un unico enorme PDF contenente centinaia di singoli documenti, ciascuno separato dal successivo nient'altro che una pagina con codice a barre. Il codice a barre, in genere un simbolo Codice 39 o Codice 128 stampato su un foglio bianco, funge da divisore leggibile dalla macchina che indica ai sistemi automatizzati dove finisce un documento e inizia quello successivo. La divisione di un PDF rilevando queste pagine separatore di codici a barre richiede uno strumento Dividi PDF con funzionalità di riconoscimento dei codici a barre, che legge ogni pagina, identifica quali pagine contengono codici a barre e utilizza tali pagine come punti di divisione per separare il documento nei suoi file costitutivi.
Come funzionano le pagine separatore di codici a barre nella scansione di documenti
Prima che venga scansionata una grande quantità di documenti cartacei, un foglio separatore di codici a barre viene posizionato sopra ogni singolo documento nella pila. Lo scanner alimenta l'intera risma come un unico lavoro continuo, producendo un PDF che può contenere migliaia di pagine. I fogli con codici a barre sono distribuiti in tutto il PDF al confine tra ogni coppia di documenti originali. Ogni codice a barre codifica le informazioni che identificano ciò che viene dopo: un codice del tipo di documento, un numero di pratica, un ID dipendente o un riferimento al file.
Non è necessario che il codice a barre abbia un significato visivo per l'uomo. Si tratta di un supporto dati leggibile dalla macchina stampato secondo uno schema di barre verticali di larghezza variabile. Lo strumento di elaborazione PDF Batch legge il valore del codice a barre e lo utilizza per determinare sia il punto di divisione che, facoltativamente, il nome del file per il documento estratto. Un codice a barre della pagina separatore che codifica il valore INV-2026-0047 indica al separatore di iniziare un nuovo documento in questa pagina e di denominare il file di output INV-2026-0047.pdf.
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Preparazione del PDF per la divisione basata su codici a barre
Prima di eseguire la divisione, verificare che ogni pagina separatore nel PDF contenga un codice a barre chiaramente stampato e non danneggiato. Un codice a barre sbavato, parzialmente oscurato da un foro di pinzatura o stampato in un angolo potrebbe non essere riconosciuto correttamente, causando la mancata corrispondenza del punto di divisione o la lettura di un valore errato da parte del divisore. Scorri rapidamente il PDF e controlla un campione casuale di pagine separatore. Il codice a barre deve essere stampato con inchiostro nero scuro su carta bianca pulita, con almeno un quarto di pollice di spazio bianco su tutti i lati.
Confermare che le pagine del codice a barre siano la prima pagina di ciascun documento, non l'ultima pagina del documento precedente. Questa convenzione è quasi universale nella scansione dei documenti perché significa che il valore del codice a barre descrive il documento che segue. Se invece le pagine del codice a barre nel PDF sono state posizionate come ultima pagina di ciascun documento, la maggior parte degli strumenti di suddivisione dei codici a barre dispongono di un'impostazione per adattarsi a questo, ma il presupposto predefinito è che il codice a barre si trovi sulla prima pagina di ogni nuovo documento.
Selezione di uno strumento che supporti il riconoscimento dei codici a barre
I divisori PDF standard che dividono per numero di pagine o per segnalibro non sono in grado di rilevare i codici a barre, poiché il riconoscimento dei codici a barre richiede l'analisi ottica dell'immagine della pagina. Cerca uno strumento di acquisizione di documenti o di gestione dei contenuti aziendali che elenchi esplicitamente la separazione basata su codici a barre come funzionalità. Adobe Acrobat Pro include il riconoscimento dei codici a barre nella sua procedura guidata di azione per l'elaborazione dei documenti. Le piattaforme PDF diviso basate su browser con rilevamento dei codici a barre gestiscono il riconoscimento lato server e restituiscono i file divisi come archivio scaricabile.
Per le organizzazioni che elaborano regolarmente PDF separati da codici a barre, software di acquisizione di documenti dedicati come Kofax, Ephesoft o Abbyy FlexiCapture forniscono il riconoscimento dei codici a barre più affidabile. Questi strumenti sono progettati specificamente per la separazione di documenti ad alto volume e includono funzionalità come regole di convalida dei codici a barre, gestione delle eccezioni per codici a barre illeggibili e integrazione con i sistemi di gestione dei documenti. WukongPDF e piattaforme simili forniscono la suddivisione basata su browser accessibile senza l'installazione di software aziendale.
Configurazione delle impostazioni di riconoscimento dei codici a barre
La maggior parte degli strumenti per la suddivisione dei codici a barre richiedono di specificare il tipo di codice a barre prima dell'elaborazione. I due tipi più comuni nella scansione dei documenti sono il Codice 39, che codifica caratteri alfanumerici ed è ampiamente utilizzato nelle cartelle cliniche e legali, e il Codice 128, che codifica l'intero set di caratteri ASCII e produce codici a barre più compatti per gli stessi dati. Seleziona il tipo di codice a barre corretto nelle impostazioni dello strumento. La selezione del tipo sbagliato fa sì che tutti i codici a barre non vengano riconosciuti e lo strumento segnalerà che non è stato trovato alcun punto di divisione.
Alcuni strumenti offrono un'impostazione per l'orientamento del codice a barre. I codici a barre sulle pagine separatore vengono generalmente stampati orizzontalmente, ma se le pagine sono state inserite nello scanner con orientamento orizzontale o se il codice a barre è stato stampato verticalmente lungo il bordo della pagina, il motore di riconoscimento deve sapere quale orientamento scansionare. Imposta l'orientamento su Auto, se disponibile, che indica al motore di controllare tutte e quattro le rotazioni possibili per ciascuna pagina.
Denominazione dei file di output utilizzando i valori del codice a barre
Il valore del codice a barre su ciascuna pagina di separazione può svolgere la doppia funzione sia come trigger di divisione che come nome del file di output. Configura lo strumento di divisione per utilizzare il valore del codice a barre come nome file per il documento che segue il separatore. Un separatore con valore codice a barre CASE-0042-HARRIS produce un file di output denominato CASE-0042-HARRIS.pdf contenente tutte le pagine da quel separatore fino alla pagina successiva del separatore, esclusa.
Se i valori del codice a barre non seguono un formato sicuro per la denominazione dei file, ad esempio contenente spazi, caratteri speciali o caratteri illegali nei nomi dei file, configurare lo strumento per disinfettare i valori. La maggior parte degli strumenti sostituisce automaticamente gli spazi con caratteri di sottolineatura o trattini ed elimina i caratteri che i file system Windows o macOS non consentono. Controllare i nomi dei file di output dopo il primo lavoro suddiviso per confermare che la sanificazione ha prodotto nomi utili e leggibili anziché stringhe di caratteri eliminati che non trasmettono più il significato originale.
Gestione di codici a barre illeggibili e mancanti
Nessun processo di riconoscimento dei codici a barre è perfetto. Codici a barre sbavati, pagine alimentate in modo obliquo e fogli separatori accidentalmente omessi durante la scansione producono tutti errori di divisione. Configura la gestione delle eccezioni dello strumento per contrassegnare le pagine non riconosciute anziché unire silenziosamente i documenti su entrambi i lati di un punto di divisione mancato. Lo strumento dovrebbe generare un rapporto sulle eccezioni che elenca ogni pagina in cui era previsto un codice a barre ma non è stato trovato, insieme al numero di pagina e, se possibile, a una miniatura dell'immagine della pagina.
Una volta completata la divisione automatica, rivedere il rapporto sulle eccezioni e dividere manualmente tutti i documenti che lo strumento non è riuscito a separare automaticamente. Apri il PDF originale, vai ai numeri di pagina contrassegnati, determina dove dovrebbe verificarsi la divisione ed estrai le pagine manualmente utilizzando uno strumento di estrazione delle pagine PDF. La fase di gestione manuale delle eccezioni richiede pochi minuti per una manciata di suddivisioni mancate, rispetto alle ore di suddivisione manuale per ogni documento nel batch.
Per futuri progetti di scansione, migliora la leggibilità dei codici a barre utilizzando la stampa di codici a barre a contrasto più elevato, posizionando i codici a barre lontano dai bordi della pagina dove le ombre dello scanner possono oscurarli ed eseguendo un controllo di qualità pre-scansione sulle pagine separatore prima che vengano inserite nella risma di documenti.
Convalida dei risultati suddivisi rispetto all'inventario dei documenti originali
Una volta completata la suddivisione automatica del codice a barre, confrontare il numero di file di output con il conteggio dei documenti previsto. Se il progetto di scansione originale registrava 247 documenti scansionati, la suddivisione dovrebbe produrre esattamente 247 file di output. Una mancata corrispondenza indica punti di divisione mancati, in cui due documenti sono stati uniti in un unico file di output, o punti di divisione falsi, in cui un singolo documento è stato diviso perché qualcosa su una delle sue pagine è stato scambiato per un codice a barre.
Per progetti di suddivisione ad alto rischio come la scoperta legale o la migrazione delle cartelle cliniche, esegui una riconciliazione del conteggio delle pagine. Il conteggio totale delle pagine in tutti i file di output dovrebbe essere uguale al conteggio delle pagine del PDF originale meno le pagine separatore. Una discrepanza anche di una sola pagina significa che la divisione non era perfetta e richiede una revisione manuale dell'output.
Salva le pagine separatore come PDF separato anziché eliminarle. I valori dei codici a barre presenti su tali pagine forniscono la traccia di controllo che collega ciascun file di output alla sua posizione originale nel batch scansionato. Se mesi dopo sorge una domanda su un documento specifico, l'archivio delle pagine di separazione conferma esattamente da dove proviene quel documento.
Per le operazioni di divisione PDF Batch eseguite in base a una pianificazione, come l'elaborazione notturna di documenti scansionati da una stampante multifunzione, automatizza l'intero flusso di lavoro dalla scansione alla divisione fino all'archiviazione. Una cartella controllata monitora la presenza di nuovi PDF. Quando arriva un PDF, il divisore di codici a barre lo elabora automaticamente e deposita i file divisi in cartelle classificate in base ai valori del codice a barre. L'automazione trasforma un'attività di suddivisione manuale in un processo in background che non richiede attenzione umana.
Quando si seleziona un tipo di codice a barre per un nuovo progetto di scansione di documenti, scegliere Codice 128 anziché Codice 39 se i valori del codice a barre conterranno sia lettere che numeri. Il codice 128 produce codici a barre più compatti per dati alfanumerici, il che significa che il simbolo del codice a barre può essere stampato più piccolo sulla pagina separatore senza perdere la leggibilità.
Per progetti PDF Batch a lungo termine, documentare le specifiche del codice a barre e la configurazione di suddivisione in un file di progetto archiviato insieme ai documenti scansionati. Quando il progetto viene rivisitato mesi o anni dopo, la documentazione risponde alle domande su quale tipo di codice a barre è stato utilizzato, cosa rappresentano i valori del codice a barre e come è stata configurata la suddivisione.
Quando è necessaria la sostituzione della suddivisione PDF Batch basata su codice a barre con la separazione manuale a causa di problemi di qualità del codice a barre, il tempo richiesto aumenta notevolmente. Un batch che si divide automaticamente in pochi minuti può richiedere ore per essere separato manualmente.
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