Una cartella di lavoro Excel composta da più fogli viene stampata in PDF e ogni foglio di lavoro produce pagine di dimensioni leggermente diverse. La pagina tre è una frazione di pollice più larga della pagina due. La pagina sette ha margini che non corrispondono alla pagina cinque. Scorrendo il PDF i confini della pagina saltano visibilmente da un foglio all'altro. Ciò accade perché Excel assegna le dimensioni della pagina e le impostazioni dei margini in modo indipendente a ciascun foglio di lavoro e tali impostazioni spesso si allontanano durante la vita della cartella di lavoro poiché persone diverse modificano fogli diversi. Comprendere il motivo per cui si verificano dimensioni di pagina non corrispondenti è il primo passo per correggere l'output da Excel a PDF.
Come Excel determina le dimensioni della pagina per ciascun foglio di lavoro
Ogni foglio di lavoro Excel mantiene la propria configurazione di impostazione della pagina, archiviata separatamente dai dati della cella. Questa configurazione include il formato della carta, l'orientamento, la larghezza dei margini, il contenuto dell'intestazione e del piè di pagina e la definizione dell'area di stampa. Quando stampi o esporti in PDF, Excel elabora ciascun foglio di lavoro in modo indipendente e applica la propria impostazione di pagina. Se il Foglio1 è configurato per il formato Lettera con margini stretti e il Foglio2 è configurato per il formato A4 con margini ampi, il PDF risultante conterrà un mix di dimensioni di pagina.
L'impostazione della pagina per ciascun foglio non è visibile nella normale visualizzazione della griglia di celle. È necessario passare alla visualizzazione Layout di pagina o aprire la finestra di dialogo Imposta pagina per visualizzare le impostazioni correnti. Questa invisibilità è il motivo per cui le impostazioni non corrispondenti di Dimensioni pagina PDF spesso passano inosservate finché il PDF non viene generato e qualcuno nota i limiti della pagina che saltano. Una cartella di lavoro che è stata scambiata tra colleghi di paesi diversi è particolarmente vulnerabile perché una persona potrebbe aver impostato i propri fogli in formato A4 mentre un'altra ha utilizzato il formato Lettera.
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Controllo e standardizzazione dell'impostazione della pagina su tutti i fogli
Il modo più affidabile per identificare le impostazioni della pagina non corrispondenti è controllare ciascun foglio singolarmente prima dell'esportazione. Fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi scheda del foglio e scegliere Seleziona tutti i fogli. Questo raggruppa tutti i fogli insieme in modo che qualsiasi modifica apportata all'impostazione della pagina venga applicata a ogni foglio contemporaneamente. Con tutti i fogli selezionati, apri la scheda Layout di pagina sulla barra multifunzione. Fare clic sul menu a discesa Dimensioni e verificare che tutti i fogli utilizzino lo stesso formato carta. Fai clic sul menu a discesa Orientamento e imposta tutti i fogli su Verticale o Orizzontale in modo coerente. Fare clic su Margini e selezionare lo stesso margine preimpostato per ogni foglio.
Dopo aver standardizzato l'impostazione della pagina con tutti i fogli raggruppati, separali facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda di un foglio e scegliendo Separa fogli. Quindi scorrere ciascun foglio nella visualizzazione Layout di pagina per verificare visivamente che le interruzioni di pagina e i margini siano coerenti. Prestare particolare attenzione ai fogli con tabelle larghe che potrebbero essere stati impostati su Orizzontale mentre il resto della cartella di lavoro utilizza Verticale. Queste differenze di orientamento intenzionali sono valide, ma produrranno dimensioni di pagina diverse nell'output PDF. Se una dimensione pagina coerente è più importante dell'orientamento ottimale per ciascun foglio, standardizzare anche l'orientamento.
Utilizzo delle opzioni di ridimensionamento per adattare il contenuto a una pagina uniforme
La standardizzazione del formato carta e dei margini non garantisce che il contenuto si adatti perfettamente a ciascuna pagina. Una tabella ampia che in precedenza veniva stampata su due fogli con orientamento orizzontale potrebbe ora superare i limiti della pagina in modalità verticale. Utilizza le opzioni di ridimensionamento nella finestra di dialogo Imposta pagina per regolare il modo in cui il contenuto di ciascun foglio viene mappato sulla pagina standardizzata. L'opzione Adatta a ridimensiona l'intero foglio per adattarlo a un numero specificato di pagine di larghezza e a un numero specificato di pagine di altezza.
L'impostazione Adatta su 1 pagina di larghezza lasciando vuoto il campo alto indica a Excel di ridimensionare la larghezza per adattarla a una singola pagina consentendo al tempo stesso di espandere l'altezza su tutte le pagine necessarie. Ciò impedisce il problema comune di Stampa PDF in cui una tabella con una colonna in più produce una seconda pagina per lo più vuota con un'unica colonna stretta di dati. Se il testo ridimensionato diventa troppo piccolo per essere letto, regolare l'area di stampa per escludere colonne non essenziali o impostare il ridimensionamento su una percentuale leggibile minima anziché forzare l'intero foglio su una pagina.
Impostazione dell'area di stampa per ciascun foglio
Un'area di stampa non definita o incoerente è un'altra fonte comune di variazioni inattese delle dimensioni della pagina. Se un foglio ha un'area di stampa definita da A1 a K45 e un altro foglio non ha un'area di stampa definita, Excel stampa l'intero intervallo utilizzato del secondo foglio, che potrebbe estendersi ben oltre ciò che si intendeva includere. Prima di esportare in PDF, imposta l'area di stampa per ogni foglio. Seleziona le celle che dovrebbero apparire nell'output, fai clic sulla scheda Layout pagina e scegli Area di stampa, quindi Imposta area di stampa.
Dopo aver impostato le aree di stampa su tutti i fogli, utilizzare la schermata Anteprima di stampa per verificare l'output di ciascun foglio prima di impegnarsi in PDF. L'anteprima mostra esattamente cosa apparirà nel PDF, comprese eventuali interruzioni di pagina che dividono le tabelle su più fogli. Risolvi eventuali interruzioni di pagina scomode regolando l'altezza delle righe, la larghezza delle colonne o i limiti dell'area di stampa. I minuti extra spesi in Anteprima di stampa risparmiano la frustrazione di generare un PDF, scoprire i problemi di layout, risolverli e rigenerare il file.
Esportazione in PDF con impostazioni coerenti
Con tutti i fogli configurati con le stesse dimensioni di pagina, orientamento, margini e area di stampa, esporta la cartella di lavoro in PDF. In Excel, vai su File, quindi Esporta e scegli Crea PDF. Nella finestra di dialogo delle opzioni di esportazione, in Pubblica cosa, seleziona Intera cartella di lavoro anziché Fogli attivi. Ciò garantisce che tutti i fogli siano inclusi. Fai clic sul pulsante Opzioni e verifica che le impostazioni di pubblicazione corrispondano alle tue scelte di standardizzazione. Verifica che le proprietà del documento e i tag della struttura del documento per l'accessibilità siano abilitati se il PDF verrà distribuito su larga scala.
Dopo aver generato il PDF, aprilo e scorri ogni pagina. Le dimensioni della pagina ora dovrebbero essere coerenti da un foglio all'altro. Se un foglio produce ancora dimensioni di pagina diverse, torna a quel foglio in Excel e controlla la sua impostazione di pagina individuale, che potrebbe essere stata esclusa dalla selezione del gruppo se era nascosta o protetta. WukongPDF può comprimere o unire il PDF finale se la dimensione del file di una cartella di lavoro composta da più fogli supera i limiti degli allegati e-mail, ma standardizzare l'impostazione della pagina Excel prima dell'esportazione rimane il modo più efficace per evitare dimensioni della pagina non corrispondenti.
Gestione delle cartelle di lavoro Excel create su sistemi operativi diversi
Le cartelle di lavoro Excel modificate su computer Windows e Mac sono particolarmente soggette a incoerenze nelle dimensioni della pagina perché i due sistemi operativi utilizzano formati carta e driver della stampante predefiniti diversi. Per impostazione predefinita, Windows utilizza il formato carta Lettera di 8,5 x 11 pollici. Anche macOS utilizza per impostazione predefinita US Letter, ma il sottosistema stampante su Mac mappa le dimensioni della pagina tramite il sistema di stampa CUPS, che potrebbe interpretare i margini e il ridimensionamento in modo leggermente diverso rispetto al sottosistema di stampa GDI di Windows.
Queste differenze del sistema operativo possono produrre variazioni nelle dimensioni della pagina di pochi decimi di pollice, che sono abbastanza sottili da passare inosservate sullo schermo ma evidenti quando le pagine stampate sono impilate insieme o quando il PDF viene visualizzato su due pagine in cui le pagine affiancate dovrebbero allinearsi perfettamente. Quando una cartella di lavoro verrà modificata su più sistemi operativi prima dell'esportazione in PDF, designare un sistema come macchina di esportazione finale ed eseguire tutta la standardizzazione dell'impostazione della pagina su quella macchina prima di creare il PDF.
Prima dell'esportazione finale, utilizzare WukongPDF per unire eventuali pagine supplementari o per comprimere l'output se il PDF multifoglio supera i limiti degli allegati e-mail. La standardizzazione dell'impostazione della pagina Excel impedisce dimensioni non corrispondenti e uno strumento PDF dedicato gestisce la gestione dei file post-esportazione.
Le righe e le colonne nascoste in Excel possono causare un comportamento imprevisto delle dimensioni della pagina nell'output PDF. Se un foglio di lavoro contiene colonne nascoste che si estendono oltre l'area di stampa visibile, Excel potrebbe includere il contenuto nascosto nel calcolo della larghezza della pagina. Prima dell'esportazione, mostra temporaneamente tutte le righe e le colonne per visualizzare l'intera estensione dei dati, quindi elimina il contenuto nascosto o regola l'area di stampa per escluderlo esplicitamente.
Il driver della stampante selezionato in Excel può influire sulle dimensioni della pagina PDF perché Excel interroga la stampante per i formati carta supportati e i margini predefiniti. Se la stampante selezionata è un dispositivo fisico con gestione della carta non standard, l'output PDF potrebbe ereditare impostazioni delle dimensioni della pagina impreviste. Per un output PDF coerente, imposta la stampante predefinita su Microsoft Print to PDF prima di aprire il file Excel.
Excel per Mac ed Excel per Windows gestiscono in modo diverso alcune funzionalità di impostazione della pagina, in particolare intestazioni e piè di pagina che includono elementi grafici. Un foglio di lavoro con il logo di un'azienda nell'intestazione potrebbe essere visualizzato con dimensioni leggermente diverse su ciascun sistema operativo perché gli algoritmi di ridimensionamento dell'immagine differiscono. Se la cartella di lavoro verrà esportata in PDF su entrambe le piattaforme, testare l'output su ciascuna e identificare quale piattaforma produce il risultato preferito per la copia di distribuzione finale.
Quando distribuisci il PDF a destinatari che potrebbero stamparlo su formati carta diversi da quelli utilizzati per l'esportazione, includi una nota nell'e-mail o nell'intestazione del documento che indichi il formato carta previsto. Un PDF formattato per carta A4 stampato su formato Letter da un destinatario in Nord America potrebbe presentare margini leggermente ritagliati. L'impostazione delle dimensioni della pagina PDF in modo che corrisponda al formato carta più comune tra i destinatari riduce al minimo questo problema.
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