Hai passato un'ora a selezionare i caratteri perfetti per il tuo documento Word. I titoli sono impostati in un sans-serif pulito. Il corpo del testo è un serif leggibile. Le didascalie utilizzano un carattere tipografico condensato distintivo. Esporti in PDF, apri il risultato e i caratteri scelti con cura vengono sostituiti. I titoli sono ora in Calibri. Il corpo del testo è Times New Roman. Le didascalie non assomigliano per niente a quelle che hai disegnato. Il PDF ha convertito le tue scelte di carattere in sostituti generici e il documento sembra una bozza anziché un pezzo finito.
La fedeltà dei caratteri durante la conversione da Word a PDF è controllata da un'unica impostazione: l'incorporamento dei caratteri. Quando i caratteri sono incorporati, il PDF contiene una copia di ogni forma di carattere utilizzata nel documento. Quando i caratteri non sono incorporati, il PDF fa riferimento al carattere per nome e dipende dal sistema operativo del visualizzatore per fornire un carattere corrispondente. Se il visualizzatore non ha il carattere installato, lo sostituisce con la corrispondenza disponibile più vicina. Questa sostituzione è il motivo per cui il tuo documento appare diverso sul computer di qualcun altro rispetto al tuo.
Perché l'incorporamento dei caratteri non è sempre automatico
Word non incorpora tutti i caratteri per impostazione predefinita per due motivi. Innanzitutto, la dimensione del file. I caratteri incorporati aggiungono i dati dei caratteri al PDF, il che può aumentare significativamente le dimensioni del file per famiglie di caratteri di grandi dimensioni con molte varianti di caratteri. Un documento che utilizza un font OpenType completo con migliaia di glifi potrebbe aggiungere da 2 a 5 MB di dati di font incorporati nel PDF. In secondo luogo, le restrizioni sulla licenza. Alcuni font commerciali prevedono restrizioni di incorporamento nelle licenze che impediscono l'inclusione dei dati dei font in un PDF. Word rispetta questi flag di licenza e non incorporerà un carattere di cui la licenza vieta l'incorporamento.
Puoi verificare se un carattere consente l'incorporamento osservando le sue proprietà. In Windows, apri la cartella Font nel Pannello di controllo, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file del font e seleziona Proprietà. Cerca il campo Incorporabilità dei caratteri. Se viene visualizzato il messaggio "Installabile" o "Modificabile", il carattere può essere incorporato in un PDF senza restrizioni. Se viene visualizzato il messaggio "Anteprima/Stampa" o "Limitato", Word non lo incorporerà. Se dice qualcos'altro, Word potrebbe incorporare solo un sottoinsieme dei caratteri effettivamente utilizzati nel documento, il che di solito è sufficiente ma potrebbe causare problemi se qualcuno tenta di modificare il testo del PDF in un secondo momento.
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Come forzare l'incorporamento dei caratteri nelle impostazioni di esportazione da Word a PDF
In Microsoft Word, l'impostazione di incorporamento dei caratteri è nascosta nelle opzioni di esportazione PDF. Vai su File, Salva con nome e scegli PDF dal menu a discesa del tipo di file. Prima di fare clic su Salva, fare clic sul pulsante Opzioni. Nella finestra di dialogo Opzioni, nella sezione "Includi informazioni non stampabili" seleziona la casella "Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)." Ciò impone a Word di incorporare tutti i caratteri utilizzati nel documento. La conformità PDF/A richiede l'incorporamento dei caratteri, quindi la selezione di questa opzione garantisce che ogni carattere del carattere sia incluso nel file di output.
C'è un compromesso. La conformità PDF/A disabilita anche alcune funzionalità interattive come JavaScript e collegamenti ipertestuali esterni. Se il tuo documento si basa su queste funzionalità, non utilizzare l'opzione PDF/A. Affidati invece al comportamento di incorporamento dei caratteri predefinito, che incorpora i caratteri TrueType e OpenType quando la licenza lo consente, e controlla manualmente che tutti i caratteri personalizzati acquistati o scaricati siano compatibili con l'incorporamento prima di progettare il tuo documento attorno ad essi. Un carattere che non può essere incorporato non deve essere il carattere tipografico principale in un documento destinato alla distribuzione PDF. Scegli un'alternativa incorporabile.
Verificare che i caratteri siano sopravvissuti all'esportazione
Dopo l'esportazione in PDF, apri il file e verifica i caratteri. In Adobe Acrobat, vai su File, Proprietà e seleziona la scheda Caratteri. L'elenco mostra tutti i caratteri a cui si fa riferimento nel documento. Accanto al nome di ciascun carattere, cerca il testo "Incorporato" o "Sottoinsieme incorporato". "Incorporato" significa che è incluso il carattere completo. "Sottoinsieme incorporato" significa che vengono inclusi solo i caratteri effettivamente utilizzati nel documento, il che di solito è sufficiente. Se un carattere non mostra alcuna etichetta, non è incorporato. Il PDF fa riferimento ad esso per nome e in base al visualizzatore che lo fornisce. Questo è il carattere che verrà sostituito sui computer su cui non è installato.
La scheda Caratteri mostra anche la codifica di ciascun carattere. Se un carattere mostra una codifica personalizzata anziché Identity-H, il carattere potrebbe non essere visualizzato correttamente su tutti i sistemi. Identity-H è la codifica standard per i PDF moderni e indica che il carattere utilizza la mappatura dei caratteri Unicode standard. Le codifiche personalizzate possono far sì che i caratteri vengano visualizzati come glifi diversi su sistemi diversi poiché la mappatura tra codici carattere e glifi non è standardizzata.
Nello strumento Esportazione PDF di WukongPDF, la verifica dell'incorporamento dei caratteri è integrata nell'anteprima di esportazione. Dopo aver caricato un documento Word e averlo convertito, l'anteprima mostra un rapporto sui caratteri che elenca tutti i caratteri nell'output e il relativo stato di incorporamento. I caratteri contrassegnati come non incorporati possono essere risolti prima di finalizzare l'esportazione modificando le impostazioni di conversione o sostituendo i caratteri problematici nel documento di origine.
Utilizzo dei caratteri standard come strategia di compatibilità universale
Il modo più sicuro per evitare problemi con i caratteri nei PDF è utilizzare caratteri installati praticamente su tutti i computer. È garantita la disponibilità dei 14 caratteri PDF base in ogni visualizzatore PDF: Times New Roman, Helvetica, Courier e Symbol nelle varianti normale, grassetto, corsivo e grassetto-italico. Un documento impostato interamente con questi caratteri verrà visualizzato in modo identico su ogni dispositivo senza che sia necessario incorporare i caratteri. Il compromesso è una varietà tipografica limitata. Si tratta di font da lavoro, non di scelte progettuali, ma per i documenti in cui il rendering affidabile conta più della distinzione visiva, sono l'opzione più sicura disponibile.
Per i documenti che necessitano di maggiore personalità tipografica, scegli i caratteri dalla libreria Google Fonts. I Google Fonts sono open source e non hanno restrizioni di incorporamento. Possono essere incorporati liberamente in qualsiasi PDF. Un documento progettato con caratteri Google come Open Sans, Lora o Montserrat può essere esportato con l'incorporamento completo dei caratteri, garantendo un rendering coerente e offrendo allo stesso tempo una flessibilità di progettazione molto maggiore rispetto alla base 14. I Caratteri PDF che scegli definiscono l'identità visiva del documento. La scelta dei caratteri incorporabili garantisce che l'identità sopravviva al viaggio dal tuo computer a ogni destinatario.
Un pratico passaggio per la risoluzione dei problemi quando un carattere specifico rifiuta di incorporarsi: apri la cartella Font nel Pannello di controllo di Windows o l'app Libro Font su Mac, trova il carattere problematico e controlla le sue proprietà. Alcuni caratteri riportano l'icona "Anteprima/Stampa" flag di incorporamento impostato dal progettista del carattere. Questo flag indica alle applicazioni che il carattere può essere utilizzato per la visualizzazione sullo schermo e la stampa sul computer del creatore, ma non può essere incorporato in un documento per la distribuzione. Se un carattere ha questo flag e ne hai bisogno in un PDF, hai tre opzioni. Contatta la fonderia di caratteri per una licenza che consenta l'incorporamento, in genere una licenza desktop commerciale anziché una licenza per uso personale. Sostituisci un carattere incorporabile che sia visivamente simile, ad esempio utilizzando Adobe Garamond Pro invece di una variante Garamond limitata. Oppure converti il testo utilizzando quel font in contorni in un programma di modifica vettoriale, che inserisce le forme delle lettere nel PDF come tracciati anziché come testo, preservandone l'aspetto visivo al costo di rendere il testo non ricercabile e non selezionabile. Il percorso di conversione della struttura è appropriato per loghi e titoli brevi. Non è pratico per il corpo del testo perché rende il testo inaccessibile alla ricerca e agli screen reader.
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