La conversione di Word in PDF dovrebbe preservare esattamente la formattazione e di solito lo fa, se si utilizza il metodo di esportazione corretto. I casi in cui la formattazione si interrompe dopo la conversione risalgono quasi sempre a una causa specifica: il modo in cui è stato generato il PDF. Comprendere la differenza tra i metodi di esportazione spiega la maggior parte dei problemi di formattazione e punta direttamente alla soluzione.
I due metodi di esportazione e perché uno interrompe la formattazione
Esistono due modi comuni per creare un PDF da Word e producono risultati molto diversi:
- File > Salva con nome > PDF (o Esporta in PDF): esportazione PDF nativa di Word. Utilizza il motore PDF di Word, che comprende la struttura interna del documento: stili, caratteri, layout, collegamenti ipertestuali, segnalibri. Produce la riproduzione PDF più fedele del tuo documento.
- File > Stampa > Salva come PDF (Stampa su PDF): instrada il documento attraverso il sistema di stampa. Il renderer di stampa interpreta visivamente il documento, come farebbe una stampante. Perde informazioni strutturali: i collegamenti ipertestuali diventano testo semplice, i segnalibri scompaiono, i tag di accessibilità vengono eliminati. Il layout viene solitamente preservato, ma le caratteristiche strutturali no.
Per una migliore conservazione della formattazione, utilizza sempre Word in PDF tramite File > Salva con nome > PDF, non tramite la finestra di dialogo di stampa. Questa è la cosa più importante che puoi fare per evitare problemi di formattazione.
Prova Word in PDF
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Font: il problema di formattazione più comune
Se il tuo PDF ha un aspetto diverso dal documento Word (carattere tipografico diverso, spaziatura delle lettere diversa, disposizione del testo diversa) i caratteri sono quasi certamente la causa. Quando un PDF non incorpora caratteri, gli utenti sostituiscono ciò che è disponibile sul proprio dispositivo. La sostituzione cambia tutto ciò che dipende dalla larghezza del carattere.
L'esportazione PDF nativa di Word incorpora i caratteri per impostazione predefinita. Verificalo selezionando File > Salva con nome > PDF > Opzioni e conferma che "è conforme alla norma ISO 19005-1" o le opzioni di incorporamento dei caratteri sono impostate correttamente. Se utilizzi un driver della stampante PDF di terze parti anziché l'esportazione nativa di Word, controlla le sue impostazioni per l'incorporamento dei caratteri: non tutti i driver lo abilitano per impostazione predefinita.
Tabelle e layout a più colonne
Le tabelle e i layout a più colonne in Word sono strutture complesse. Nella maggior parte dei casi vengono convertiti in modo pulito in PDF. In caso contrario, il problema è solitamente nel documento Word stesso piuttosto che nella conversione: una tabella leggermente troppo larga per i margini della pagina o un layout di colonna con una spaziatura incoerente.
Prima dell'esportazione, controlla l'anteprima di stampa in Word (Ctrl+P). L'anteprima di stampa mostra esattamente cosa apparirà nel PDF: se appare sbagliato nell'anteprima, apparirà sbagliato nel PDF. Risolvi prima i problemi di layout in Word, quindi esporta. Un PDF che sembra sbagliato ti dice quasi sempre che il documento Word presentava un problema di layout nascosto.
Interruzioni di pagina e pagine vuote impreviste
Pagine vuote aggiuntive nel PDF di solito significano segni di paragrafo o interruzioni di pagina aggiuntivi alla fine del documento Word. Attiva i segni di formattazione in Word (Ctrl+Maiusc+8) e cerca i segni di paragrafo o i simboli di interruzione di pagina dopo l'ultima riga di contenuto. L'eliminazione di questi prima dell'esportazione impedisce la visualizzazione di pagine vuote nel PDF.
Le interruzioni di pagina impreviste nel mezzo del contenuto sono generalmente causate da "Interruzione di pagina prima" formattazione del paragrafo applicata a titoli o stili specifici. In Word, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione, vai a Paragrafo > Interruzioni di riga e di pagina e controlla se "Interruzione di pagina prima" viene controllato quando non dovrebbe esserlo.
Posizione spostata delle immagini nel PDF
Le immagini "fluttuanti" in un documento Word, impostato per avvolgere il testo attorno ad essi o posizionato con una posizione fissa sulla pagina, a volte si sposta leggermente quando viene esportato in PDF. Ciò accade perché il posizionamento in virgola mobile viene interpretato in modo leggermente diverso dal motore PDF rispetto al motore di layout di Word.
La soluzione più affidabile è impostare le immagini su "In linea con il testo" anziché fluttuanti: questo li ancora al flusso del testo, che si converte in modo prevedibile. Per le immagini che devono rimanere in una posizione specifica, controlla attentamente il risultato PDF e regola leggermente la posizione dell'immagine in Word, se necessario, prima di riesportare.
Conversione senza Word installato
Se non hai Word a disposizione, il convertitore da Word a PDF di WukongPDF gestisce i file .docx direttamente nel browser. Carica il documento Word, scarica il PDF. Per i documenti standard (rapporti, lettere, proposte) la formattazione è preservata bene. Per documenti complessi con stili personalizzati, caratteri insoliti o layout complessi, l'esportazione nativa di Word produce risultati più affidabili quando disponibile.
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