Il documento di Word contiene un sommario, riferimenti incrociati a figure e sezioni, note a piè di pagina che collegano avanti e indietro e collegamenti ipertestuali a siti Web esterni. Lo esporti in PDF, apri il risultato e fai clic su un riferimento incrociato che dice "Vedi Sezione 3.2 a pagina 14". Non succede nulla. Il riferimento è un testo morto. La struttura cliccabile che rendeva il documento Word facile da navigare non è sopravvissuta alla conversione.
Riferimenti incrociati, collegamenti ipertestuali e voci di sommario possono sopravvivere alla conversione da Word a PDF, ma solo quando sono abilitate le impostazioni di esportazione corrette e il documento utilizza le funzionalità integrate di Word anziché soluzioni alternative manuali. La differenza tra un PDF in cui ogni riferimento è un collegamento funzionante e uno in cui ogni riferimento è un testo morto si riduce a una manciata di impostazioni che richiedono pochi secondi per essere controllate.
Il principio fondamentale: utilizzare le funzionalità integrate di Word e non la formattazione manuale
Ogni funzionalità di Word che crea un collegamento selezionabile durante la conversione da Word a PDF dipende dal documento che utilizza gli strumenti automatizzati di Word anziché dall'immissione manuale del testo. Un sommario creato con Inserisci, Sommario verrà esportato come voci selezionabili. Un sommario digitato manualmente come testo normale verrà esportato come testo morto. Riferimenti incrociati inseriti tramite Inserisci, i riferimenti incrociati verranno esportati come collegamenti cliccabili. Il testo digitato manualmente come "Vedi pagina 14" verrà esportato come testo non funzionante perché Word non ha modo di sapere che dovrebbe essere un riferimento.
Questo principio si estende a ogni elemento di navigazione. Utilizza Inserisci, Collegamento ipertestuale per gli URL esterni invece di digitare "www.example.com" come testo semplice e si affida alla formattazione automatica di Word per farlo sembrare un collegamento. Utilizza Inserisci, Segnalibro per creare punti di ancoraggio per la navigazione interna. Utilizza gli stili di titolo incorporati di Word, Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3, anziché formattare manualmente il testo in modo che assomigli a titoli con modifiche in grassetto e dimensione del carattere. Ciascuna funzionalità integrata genera dati strutturati nel documento che il motore di esportazione PDF può convertire in collegamenti PDF, segnalibri e riferimenti incrociati funzionanti.
Prova Word in PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.
Configurazione delle impostazioni di esportazione PDF per i collegamenti funzionanti
Quando esporti da Word a PDF utilizzando File, Salva con nome, PDF o File, Esporta, Crea PDF, le impostazioni predefinite non sempre preservano gli elementi interattivi. Fare clic sul pulsante Opzioni nella finestra di dialogo Salva come PDF per aprire le impostazioni di esportazione. In Includi informazioni non stampabili, verifica che "Crea segnalibri utilizzando le intestazioni" è controllato. Questo converte gli stili di intestazione in segnalibri PDF. Verifica che "Proprietà del documento" è selezionato se desideri che i metadati PDF includano il titolo e l'autore del documento Word. Nella sezione delle opzioni PDF, seleziona "Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)" solo se hai bisogno della conformità dell'archiviazione PDF/A e comprendi che questa impostazione potrebbe disabilitare alcune funzionalità interattive.
L'impostazione più critica per i riferimenti incrociati non si trova affatto nella finestra di dialogo Opzioni. È nelle preferenze principali di Word. Vai su File, Opzioni, Avanzate e scorri fino alla sezione Mostra contenuto del documento. Verifica che "Mostra codici di campo anziché i relativi valori" è deselezionato. Se vengono visualizzati i codici di campo, l'esportazione PDF esporterà il testo grezzo del codice di campo, qualcosa come "{ REF _Ref12345 \h }" invece del testo di riferimento risolto. Il PDF esportato mostrerà codici di campo invece di numeri di pagina e titoli di sezione, il che è molto peggio dei collegamenti non funzionanti.
Come verificare che i riferimenti incrociati siano sopravvissuti alla conversione
Dopo aver esportato il PDF, non dare per scontato che tutto abbia funzionato. Apri il PDF e testa metodicamente alcuni collegamenti. Fare clic su una voce del sommario. Dovrebbe passare all'intestazione corrispondente. Fare clic su un riferimento incrociato come "Vedere Figura 3 a pagina 7". Dovrebbe passare alla Figura 3. Fare clic su un collegamento ipertestuale esterno. Dovrebbe aprire l'URL nel browser predefinito. Se uno di questi problemi fallisce, è necessario modificare le impostazioni di esportazione oppure il documento di origine utilizza la formattazione manuale anziché le funzionalità integrate.
Le note a piè di pagina e quelle di chiusura meritano un'attenzione speciale perché implicano collegamenti bidirezionali. Fare clic sul numero di riferimento di una nota a piè di pagina nel corpo del testo. Dovrebbe passare alla nota a piè di pagina in fondo alla pagina. Quindi cerca un collegamento di ritorno nella nota stessa che torni al punto di riferimento nel corpo del testo. Word esporta sia i collegamenti verso il basso che verso l'alto se il documento utilizza Inserisci, Nota a piè di pagina anziché numeri in apice digitati manualmente. I numeri delle note a piè di pagina del manuale sono morti ad entrambe le estremità.
Cosa fare in caso di interruzione dei riferimenti incrociati durante l'esportazione
Se i riferimenti incrociati sono interrotti nel PDF esportato, la correzione si trova nel documento Word di origine, non nel PDF. Torna a Word e controlla che ogni riferimento incrociato sia stato creato con Inserisci, Riferimento incrociato, non digitato manualmente. Aggiorna tutti i campi premendo Ctrl+A per selezionare tutto, quindi F9 per aggiornare tutti i campi. Ciò impone a Word di ricalcolare ogni riferimento incrociato, voce di sommario e codice di campo. Le cache dei campi obsolete possono far sì che i riferimenti puntino a pagine errate o visualizzino testo di errore invece del riferimento previsto. Dopo l'aggiornamento, esporta nuovamente in PDF e verifica nuovamente i collegamenti.
Se l'aggiornamento dei campi non risolve il problema, il documento potrebbe contenere codici di campo non funzionanti. Premi Alt+F9 per attivare/disattivare la visualizzazione del codice di campo. Cerca i campi di riferimento incrociato che mostrano messaggi di errore come "Errore! Fonte di riferimento non trovata." Questi riferimenti interrotti devono essere ricreati in Word prima che il documento possa produrre un Esportazione PDF pulito. Elimina il riferimento incrociato interrotto, vai alla posizione di destinazione, inserisci un segnalibro, torna alla posizione di riferimento e inserisci un nuovo riferimento incrociato che punta a quel segnalibro. Questo processo di riparazione manuale è noioso, ma è l'unico modo affidabile per correggere un riferimento incrociato non funzionante.
Conversione con Google Documenti e altri elaboratori di testi
Google Docs gestisce Link PDF e riferimenti incrociati in modo diverso da Word. Quando scarichi un documento Google come PDF, i collegamenti ipertestuali agli URL esterni vengono conservati e rimangono selezionabili. I titoli formattati con gli stili di titolo integrati di Google Docs diventano automaticamente segnalibri PDF. Tuttavia, Google Docs non supporta i riferimenti incrociati a sezioni o numeri di pagina specifici come fa Word. Se il tuo documento Google contiene una navigazione interna, utilizza Inserisci, Segnalibro per creare ancoraggi e Inserisci, Collegamento per creare collegamenti a tali segnalibri. Questi collegamenti ai segnalibri sopravvivono all'esportazione PDF e producono una navigazione interna funzionale nel PDF risultante.
Apple Pages gestisce l'esportazione PDF in modo simile. I collegamenti ipertestuali esterni vengono conservati. Un sommario generato dalla funzione Inserisci, Sommario di Pages viene esportato come voci selezionabili. I riferimenti incrociati tra le sezioni non sono supportati nativamente in Pages, quindi i documenti che richiedono riferimenti incrociati interni sono meglio creati in Word, che dispone del sistema di riferimenti incrociati più maturo tra i principali elaboratori di testo. Lo strumento di conversione da Word a PDF di WukongPDF elabora i documenti con la struttura dei riferimenti incrociati intatta e per i documenti in cui le impostazioni di esportazione sono state perse al momento della creazione, gli strumenti di modifica PDF possono aggiungere collegamenti ipertestuali manualmente per sostituire i riferimenti interrotti, sebbene l'aggiunta manuale dei collegamenti sia molto più lenta rispetto a ottenere le impostazioni di esportazione corrette la prima volta.
Prova Word in PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.