Crei un PDF in Microsoft Word, lo alleghi a un'e-mail e lo invii a un cliente. Ciò di cui potresti non renderti conto è che il file porta con sé un bagaglio invisibile: il tuo nome, il nome della tua azienda, la data e l'ora in cui hai creato il documento, la versione del software che hai utilizzato e forse anche il percorso del file sul tuo computer che rivela i nomi dei server interni o le strutture delle cartelle. Se il documento contiene immagini, tali immagini possono contenere coordinate GPS che mostrano esattamente il luogo in cui è stata scattata la foto.
I metadati PDF sono l'equivalente digitale di scrivere note ai margini di un documento stampato. Non è visibile sulla pagina, ma chiunque sappia guardare può leggerlo. Per la maggior parte dei documenti di uso quotidiano, queste informazioni sono innocue. Per contratti, documenti legali, rapporti riservati e qualsiasi documento in cui la privacy è importante, l'esposizione dei metadati può essere un problema serio. La rimozione prima della condivisione richiede meno di un minuto. Un editor PDF con funzionalità di pulizia dei metadati semplifica il processo.
Quali metadati si trovano all'interno di un tipico PDF
Un PDF memorizza i metadati in due posizioni. Il Dizionario delle informazioni del documento contiene i campi impostati dall'applicazione creatrice: Titolo, Autore, Oggetto, Parole chiave, Creatore (l'applicazione che ha creato il file), Produttore (l'applicazione che lo ha modificato per ultima), Data di creazione e Data di modifica. Questi campi possono essere facilmente visualizzati aprendo le proprietà del documento in qualsiasi visualizzatore PDF. In un tipico documento di ufficio, Autore contiene il nome della persona che ha creato il file estratto dal proprio profilo software, che può essere il nome completo o un nome utente.
L'Extensible Metadata Platform, o XMP, è un secondo livello di metadati più dettagliato incorporato nella struttura interna del PDF. XMP può contenere tutto ciò che contiene il Document Information Dictionary più campi aggiuntivi: informazioni sul copyright, cronologia delle revisioni, ora della modifica, coordinate GPS da immagini incorporate e campi di metadati personalizzati aggiunti dal software di creazione. I dati XMP vengono archiviati come XML e possono essere molto più estesi di quanto suggeriscano le proprietà di base del documento. Un PDF che appare pulito nella finestra di dialogo Proprietà documento potrebbe contenere ancora metadati XMP estesi.
Le immagini incorporate nel PDF aggiungono i propri metadati, in particolare i dati EXIF da foto digitali e screenshot. EXIF può includere il modello della fotocamera, la data e l'ora in cui è stata scattata la foto, le coordinate GPS della posizione e il software utilizzato per modificare l'immagine. Una foto di un prototipo di prodotto inserita in una proposta PDF potrebbe rivelare l'esatta posizione della struttura di ricerca dell'azienda attraverso i suoi tag GPS. Questo è il tipo di fuga di informazioni involontaria che la rimozione di PDF Metadata impedisce.
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Come visualizzare e rimuovere metadati utilizzando Adobe Acrobat Pro
Apri il PDF in Adobe Acrobat Pro. Vai su File, Proprietà e fai clic sulla scheda Descrizione. Questo mostra i campi del Dizionario delle informazioni del documento. È possibile cancellare manualmente ciascun campo selezionando il testo ed eliminandolo. Tuttavia, la cancellazione dei campi in Proprietà non rimuove i metadati XMP o i dati nascosti. Cancella solo i campi dei metadati visibili.
Per la rimozione completa dei metadati, utilizzare la funzionalità Sanitize Document di Acrobat. Vai su Strumenti, Oscura e seleziona Sanifica documento. Questo strumento rimuove tutti i metadati, inclusi XMP, proprietà del documento, commenti, livelli nascosti, allegati di file incorporati e testo nascosto. Inoltre appiattisce i campi del modulo e rimuove JavaScript. Sanitize Document è un'opzione nucleare con un solo clic per la privacy dei documenti. Rimuove tutto ciò che non è contenuto visibile della pagina. Il compromesso è che rimuove anche funzionalità: i campi del modulo non saranno più compilabili, i collegamenti potrebbero essere rimossi e tutti i file incorporati verranno eliminati. Utilizza Sanitize Document quando la privacy è la massima priorità e la funzionalità può essere sacrificata. Utilizza la modifica manuale dei metadati quando è necessario rimuovere informazioni identificative preservando le funzionalità interattive del documento.
Come rimuovere i metadati utilizzando strumenti basati sul browser
WukongPDF fornisce la pulizia dei metadati tramite l'editor delle proprietà del documento. Apri il PDF, accedi al pannello delle proprietà e cancella i campi Autore, Titolo, Oggetto e Parole chiave. Per una pulizia più approfondita, gli strumenti PDF Privacy possono eliminare i metadati XMP e i dati EXIF incorporati dalle immagini all'interno del PDF. Il file pulito viene scaricato come nuovo PDF, lasciando intatto l'originale. Questo approccio è accessibile da qualsiasi browser su qualsiasi sistema operativo e non richiede l'installazione di software.
L'approccio PDF Metadata basato su browser è particolarmente utile quando ricevi un PDF da qualcun altro e devi inoltrarlo senza esporre i suoi metadati al destinatario successivo. Apri il file in WukongPDF, pulisci i metadati, scarica la versione ripulita e inoltrala. Il nome del mittente originale, la versione del software e la cronologia delle modifiche vengono rimossi prima che il documento venga spostato più in basso nella catena di distribuzione.
Rimozione dei dati sulla posizione GPS dalle immagini all'interno dei PDF
I dati EXIF incorporati nelle immagini PDF sono particolarmente pericolosi perché sono invisibili a ogni visualizzatore di metadati PDF standard. Aprendo il file, Proprietà non mostrerà le coordinate GPS. Hai bisogno di uno strumento che esegua e rimuova specificamente i dati EXIF dalle immagini incorporate. Alcuni strumenti di rimozione EXIF dedicati possono elaborare un PDF, estrarre ciascuna immagine, rimuovere i relativi dati EXIF e incorporare nuovamente l'immagine pulita. Ciò preserva l'aspetto visivo del documento rimuovendo i dati sulla posizione nascosta.
Il flusso di lavoro più sicuro per i documenti ricchi di immagini consiste nell'eliminare i dati EXIF dalle immagini prima di inserirli nel documento di origine. Su Windows, fare clic con il pulsante destro del mouse su un file immagine, selezionare Proprietà, andare alla scheda Dettagli e fare clic su Rimuovi proprietà e informazioni personali. Su Mac, utilizza Strumenti, Mostra Impostazioni, scheda GPS dell'app Anteprima per visualizzare e rimuovere i dati sulla posizione. La rimozione di EXIF a livello di immagine garantisce che nessun PDF creato da tali immagini conterrà informazioni sulla posizione, indipendentemente dallo strumento di creazione PDF utilizzato.
Quando la rimozione dei metadati è più importante
Alcune professioni e situazioni rendono la rimozione dei metadati obbligatoria anziché facoltativa. Si prevede che gli studi legali che depositano documenti presso i tribunali rimuovano i metadati che potrebbero rivelare il prodotto del lavoro degli avvocati, le comunicazioni dei clienti o la cronologia delle revisioni interne. Molti tribunali ora richiedono PDF privi di metadati come parte dei loro standard tecnici di deposito elettronico. Le agenzie governative che pubblicano documenti in base alle leggi sulla libertà di informazione devono rimuovere i metadati che potrebbero identificare singoli membri del personale o processi interni. I giornalisti che condividono documenti provenienti da fonti devono eliminare i metadati che potrebbero rivelare l'identità o la posizione della fonte.
Per i documenti aziendali, il rischio è più sottile. Una proposta inviata a un cliente potrebbe contenere metadati che mostrano che è stata creata da un modello originariamente creato per un cliente diverso, con il nome di quel cliente incorporato nelle proprietà del documento. Un contratto negoziato tra due società potrebbe contenere una cronologia delle revisioni che mostra le posizioni negoziali precedenti. Queste esposizioni non sono dannose, ma sono prevenibili. Abituarsi a pulire i metadati PDF Security prima di condividere qualsiasi documento all'esterno è una pratica a basso sforzo PDF Security che elimina un'intera categoria di potenziale imbarazzo e responsabilità.
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