Hai un documento Word di 60 pagine con 12 capitoli, ciascuno con più sottosezioni. I titoli hanno uno stile con gli stili Titolo 1, Titolo 2 e Titolo 3 incorporati di Word. Lo esporti in PDF e apri il risultato. Il testo sembra perfetto. La formattazione è intatta. Ma il PDF non ha segnalibri. Il lettore non ha modo di passare al capitolo 7 senza scorrere 40 pagine. La struttura dell'intestazione che rendeva il documento Word facile da navigare non è sopravvissuta all'esportazione.
La conversione di intestazioni di Word in segnalibri PDF è un'impostazione che richiede un secondo per abilitare e trasformare l'esperienza di lettura. Quando l'impostazione è attiva, ogni intestazione del documento Word diventa un segnalibro selezionabile nel pannello di navigazione del PDF. L'esportazione da Word a PDF con segnalibri preserva la struttura logica del documento e rende navigabili i documenti lunghi.
Il prerequisito: utilizzare gli stili di intestazione incorporati di Word
La funzionalità di esportazione dei segnalibri dipende interamente dal documento che utilizza gli stili di intestazione incorporati di Word. Se hai formattato i titoli modificando manualmente la dimensione del carattere e rendendo il testo in grassetto, Word non riconosce che si tratta di titoli. Sono solo testo in grassetto di grandi dimensioni. L'esportazione in PDF non creerà segnalibri da essi poiché non esiste una struttura di titoli da leggere.
Per verificare se il tuo documento utilizza stili di titolo reali, apri il riquadro di spostamento in Word. Vai su Visualizza e seleziona Riquadro di navigazione. Il riquadro mostra una struttura del documento creata dalle tue intestazioni. Se la struttura è vuota o incompleta, le intestazioni non utilizzano gli stili integrati. Applica l'Intestazione 1 ai titoli dei capitoli, l'Intestazione 2 ai titoli delle sezioni e l'Intestazione 3 ai titoli delle sottosezioni. Seleziona il testo di ogni intestazione e fai clic sullo stile appropriato nella raccolta Stili nella scheda Home. Questa applicazione di stile è la cosa più importante che puoi fare per creare un PDF navigabile. Richiede pochi minuti su un documento lungo e ripaga ogni volta che qualcuno apre il PDF esportato.
Prova Word in PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.
Abilitare la creazione di segnalibri durante l'esportazione PDF
Vai su File, Salva con nome e scegli PDF dal menu a discesa del tipo di file. Prima di fare clic su Salva, fare clic sul pulsante Opzioni. Nella finestra di dialogo Opzioni, nella sezione "Includi informazioni non stampabili" seleziona la casella "Crea segnalibri utilizzando le intestazioni". Ciò indica a Word di convertire gli stili Titolo 1, Titolo 2 e Titolo 3 nei segnalibri corrispondenti nel PDF. L'intestazione 1 diventa un segnalibro di primo livello. L'Intestazione 2 diventa un segnalibro secondario nidificato sotto l'Intestazione 1 principale. L'intestazione 3 diventa un segnalibro secondario sotto l'Intestazione 2 principale. La gerarchia nel pannello dei segnalibri PDF rispecchia la gerarchia della struttura delle intestazioni del documento.
Seleziona anche "Tag della struttura del documento per l'accessibilità" nella stessa finestra di dialogo Opzioni. Questa impostazione aggiunge tag strutturali al PDF che gli screen reader utilizzano per navigare. Si tratta di un'impostazione separata dai segnalibri, ma entrambi contribuiscono a creare un PDF ben strutturato e accessibile. Selezionare entrambe le caselle richiede un secondo e produce un PDF più utilizzabile da tutti.
Verifica dei segnalibri nel PDF esportato
Dopo l'esportazione, apri il PDF e controlla il pannello dei segnalibri. Nella maggior parte dei visualizzatori PDF, il pannello dei segnalibri si trova sul lato sinistro. Se non è visibile, cerca l'icona dei segnalibri o il menu del pannello. Il pannello dovrebbe mostrare la struttura dell'intestazione del documento come un albero cliccabile. Fare clic su un segnalibro. Lo spettatore dovrebbe passare all'intestazione corrispondente. Espandi un segnalibro principale. I segnalibri secondari dovrebbero essere annidati sotto.
Prova alcuni segnalibri su diversi livelli. Fare clic sul segnalibro di un capitolo di livello superiore. Fare clic sul segnalibro di una sottosezione nidificato sotto di esso. Verificare che ciascun segnalibro raggiunga la posizione corretta. Se alcune intestazioni mancano dal pannello dei segnalibri, torna a Word e verifica che tali intestazioni utilizzino gli stili di intestazione incorporati e non la formattazione manuale. La causa più comune della mancanza di segnalibri è un'intestazione formattata in modo da assomigliare a un'intestazione ma a cui non è stato assegnato uno stile di intestazione.
Cosa fare quando l'esportazione è già stata eseguita senza segnalibri
Se il PDF esiste già ed è stato esportato senza segnalibri, puoi aggiungerli manualmente. Aprire il PDF in un editor Segnalibri PDF. Passare alla prima intestazione del documento. Crea un nuovo segnalibro e assegnagli un nome in modo che corrisponda al testo dell'intestazione. Imposta il segnalibro in modo che punti alla pagina corrente. Ripetere l'operazione per ogni titolo, nidificando i sottotitoli sotto i titoli principali. Per un documento di 60 pagine con 30 intestazioni, sono necessari dai 15 ai 20 minuti. Il risultato è la stessa struttura di navigazione cliccabile che avrebbe prodotto l'esportazione automatica.
WukongPDF offre un'alternativa per i documenti per i quali la riesportazione da Word non è un'opzione. Carica il PDF e utilizza l'editor di segnalibri per aggiungere, nominare e organizzare i segnalibri. L'interfaccia visiva mostra le miniature delle pagine accanto all'albero dei segnalibri, semplificando la navigazione verso ciascuna posizione dell'intestazione e la creazione del segnalibro corrispondente. Per i documenti che verranno condivisi o referenziati ripetutamente, il tempo investito nell'aggiunta manuale dei segnalibri viene restituito ogni volta che un lettore li utilizza per navigare.
Per i documenti futuri, rendi l'impostazione di esportazione dei segnalibri parte del flusso di lavoro di esportazione PDF predefinito. In Word, le impostazioni delle Opzioni nella finestra di dialogo Salva come PDF sono fisse. Dopo aver selezionato "Crea segnalibri utilizzando le intestazioni" rimane controllato per le future esportazioni. Ciò significa che ogni PDF creato da quel momento in poi includerà automaticamente i segnalibri. L'abitudine Esportazione PDF di abilitare i segnalibri è una modifica di configurazione una tantum che migliora ogni documento che produci per il resto della tua carriera.
Per i PDF esistenti privi di segnalibri, un'alternativa più rapida all'aggiunta manuale dei segnalibri consiste nel tornare al documento di origine di Word, verificare che gli stili di intestazione siano applicati, riesportare con l'opzione dei segnalibri abilitata e sostituire il vecchio PDF. Questa operazione richiede meno tempo rispetto all'aggiunta manuale di 30 segnalibri e produce un risultato migliore perché la gerarchia dei segnalibri corrisponde esattamente alla struttura dell'intestazione. L'approccio manuale ai segnalibri dovrebbe essere riservato ai PDF in cui il documento di origine è veramente non disponibile, non come sostituto della correzione delle impostazioni di esportazione all'origine.
Un dettaglio di qualità che distingue i segnalibri professionali da quelli amatoriali: modifica i nomi dei segnalibri dopo l'esportazione. Word utilizza il testo esatto dell'intestazione come nome del segnalibro, che può essere troppo lungo per una lettura confortevole nello stretto pannello dei segnalibri. Un titolo come "Capitolo 3: Analisi delle tendenze del mercato regionale e delle dinamiche competitive negli Stati Uniti sudorientali, anno fiscale 2025"; si estende su tre righe nel pannello dei segnalibri. Abbrevia il segnalibro a "Capitolo 3: Analisi del mercato regionale" mantenendo l'intestazione completa sulla pagina stessa. Il segnalibro serve per la navigazione. Il titolo è da leggere. Servono a scopi diversi e beneficiano di lunghezze diverse.
Prova Word in PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.