Un rapporto PDF di cinquanta pagine arriva senza sommario. Il lettore scorre all'infinito, cercando sezioni specifiche, indovinando i numeri di pagina e perdendo tempo che una semplice struttura di navigazione avrebbe risparmiato. L'aggiunta di un sommario cliccabile a un PDF lo trasforma da una sequenza di pagine lineare in un documento navigabile. Ogni voce del sommario è un collegamento che porta direttamente alla sezione corrispondente. L'esperienza di Navigazione PDF migliora notevolmente e il documento appare professionale e completo.
Cosa rende cliccabile un sommario
Un sommario cliccabile è costituito da due componenti che lavorano insieme. La pagina del sommario visibile elenca i titoli delle sezioni e i numeri delle pagine. Dietro ogni titolo, un rettangolo di collegamento invisibile collega il testo a una pagina di destinazione nel documento. Quando il lettore fa clic sul titolo, il visualizzatore PDF passa a quella pagina. Il collegamento è l'elemento interattivo. La pagina TOC è la presentazione visiva.
I collegamenti in un sommario sono azioni Vai a visualizzazione pagina, un tipo di collegamento PDF standard. Ciascun collegamento memorizza il numero di pagina di destinazione e il livello di zoom. Quando attivato, il visualizzatore passa alla pagina di destinazione e la visualizza con lo zoom specificato. Il collegamento non modifica il contenuto del documento. Si tratta di un'istruzione di navigazione memorizzata nelle annotazioni della pagina PDF. Il pannello Segnalibri PDF nel visualizzatore fornisce un'interfaccia di navigazione alternativa, ma il sommario cliccabile è incorporato direttamente nella pagina del documento.
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Creazione della pagina del sommario
Crea una nuova pagina vuota all'inizio del PDF, subito dopo la copertina, se ne esiste una. Questa pagina diventerà il sommario. Elenca il titolo di ogni sezione su una riga separata, seguito dal numero di pagina in cui inizia quella sezione. Utilizza una formattazione coerente. In grassetto i titoli delle sezioni. Sottosezioni con rientro. Allinea i numeri di pagina sul lato destro della pagina con i punti leader che collegano ciascun titolo al suo numero.
Il design visivo della pagina del sommario è importante. Un layout pulito e ben spaziato con una chiara gerarchia tra le sezioni principali e le sottosezioni semplifica la scansione del sommario. Utilizza un carattere che corrisponda al testo del corpo del documento. Mantieni la dimensione del carattere abbastanza grande da poter essere letto comodamente, in genere da 10 a 12 punti. Il sommario è la prima pagina di contenuto che la maggior parte dei lettori vede dopo la copertina. Il suo aspetto definisce le aspettative per il resto del documento.
Aggiunta di collegamenti a ciascuna voce del sommario
Apri il PDF in uno strumento che supporti la creazione di collegamenti. Adobe Acrobat Pro include uno strumento Collegamento nel pannello Modifica PDF. Seleziona lo strumento Collegamento e scegli Aggiungi o Modifica collegamento. Disegna un rettangolo sopra il titolo della prima sezione nel sommario. Viene visualizzata la finestra di dialogo Crea collegamento. Seleziona Vai a una visualizzazione di pagina come azione di collegamento. Fare clic su Avanti e accedere alla pagina di destinazione nel documento. Imposta il livello di zoom su Adatta alla pagina o Eredita zoom. Fare clic su Imposta collegamento.
Ripetere per ogni voce del sommario. Disegna un rettangolo sopra il testo del titolo, imposta la destinazione del collegamento alla pagina corrispondente e conferma. I rettangoli dovrebbero coprire esattamente il testo del titolo in modo che facendo clic in un punto qualsiasi del titolo si attivi il collegamento. Regola la dimensione del rettangolo per ciascuna voce. I titoli lunghi necessitano di rettangoli più ampi. I titoli brevi necessitano di rettangoli più stretti. Il dimensionamento coerente del rettangolo su tutte le voci produce un risultato professionale. WukongPDF fornisce strumenti per creare elementi Navigazione PDF inclusi collegamenti cliccabili.
Generazione di segnalibri dalla struttura del sommario
Dopo aver creato la pagina del sommario con collegamenti cliccabili, genera segnalibri PDF che rispecchiano la gerarchia del sommario. Apri il pannello Segnalibri. Crea un nuovo segnalibro per ogni titolo di sezione. Imposta la destinazione di ciascun segnalibro sulla stessa pagina del collegamento TOC corrispondente. Nidifica i segnalibri della sottosezione sotto i segnalibri della sezione principale trascinandoli nel pannello Segnalibri.
I segnalibri e il sommario cliccabile hanno lo stesso scopo di navigazione attraverso interfacce diverse. Il pannello Segnalibri è visibile nella barra laterale del visualizzatore. La pagina TOC è una pagina visibile nel documento. Entrambi dovrebbero essere presenti e coerenti. Un lettore che apre il pannello dei segnalibri vede la stessa struttura di un lettore che accede alla pagina del sommario. La coerenza tra i due sistemi di navigazione rafforza la struttura del documento.
Aggiornamento del sommario quando cambiano i numeri di pagina
I numeri di pagina nel sommario sono corretti al momento della creazione. Se le pagine vengono successivamente aggiunte, rimosse o riordinate, i numeri di pagina del sommario diventano obsoleti. I collegamenti passano comunque alle pagine corrette perché memorizzano i riferimenti alle pagine, non i numeri di pagina. Ma i numeri visualizzati sono sbagliati. Aggiorna i numeri di pagina del sommario dopo qualsiasi modifica significativa del documento.
La ricostruzione del sommario è un processo manuale. Modifica il testo della pagina del sommario per aggiornare ciascun numero di pagina. Confermare che ciascun collegamento punti ancora alla pagina corretta. Un sommario con numeri di pagina corretti e collegamenti verificati rappresenta il controllo di qualità finale prima della distribuzione del documento. Per i documenti aggiornati regolarmente, tieni un file separato elencando il titolo di ciascuna sezione e il relativo numero di pagina. Questo elenco costituisce i dati di origine per la rigenerazione del sommario.
Un sommario cliccabile ben realizzato è un piccolo investimento di tempo che ripaga ogni volta che qualcuno apre il documento. Comunica professionalità e rispetto per il tempo del lettore.
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