L'impression d'un PDF qui a été révisé avec des notes autocollantes, des surlignages et des commentaires textuels doit inclure ces annotations sur la page imprimée. Les paramètres d'impression par défaut de la plupart des lecteurs PDF suppriment les annotations, produisant une impression nette qui omet tous les commentaires. L'activation de l'impression Annotation PDF nécessite la modification d'un paramètre dans la boîte de dialogue d'impression, mais l'emplacement de ce paramètre varie selon les lecteurs PDF. Prendre un moment pour configurer ce paramètre avant chaque tâche d'impression garantit que votre sortie imprimée correspond à ce que vous voyez à l'écran. À des fins d'accessibilité, notez que les commentaires imprimés peuvent ne pas répondre aux mêmes normes d'accessibilité que le contenu du document. Le texte du commentaire est généralement imprimé dans une police plus petite que le corps du texte, et le lien visuel entre une icône de commentaire sur la page et son texte dans la marge peut être difficile à suivre pour les lecteurs malvoyants. Si le document annoté doit être entièrement accessible une fois imprimé, envisagez d'incorporer les commentaires directement dans le texte du document plutôt que de vous fier aux commentaires imprimés.
Points clés à retenir
Les annotations PDF, notamment les notes autocollantes, les commentaires textuels, les surlignages et les marques de dessin, sont stockées dans un calque distinct du contenu de la page. La boîte de dialogue d'impression comporte une fenêtre "Document et annotations". ou "Document et Timbres" option qui inclut cette couche. Le paramètre par défaut imprime uniquement le contenu du document et omet silencieusement toutes les annotations. La modification de ce paramètre prend quelques secondes et s'applique à l'ensemble du travail d'impression.
Activer l'impression d'annotations dans Adobe Acrobat
L'option de résumé des commentaires peut également exporter les commentaires vers un fichier PDF distinct plutôt que de les imprimer. Cela crée un document autonome contenant tous les commentaires avec leurs références de page. Le PDF du résumé des commentaires peut être envoyé par courrier électronique aux réviseurs qui n’ont pas accès au document original. Ils peuvent lire tous les commentaires sans avoir besoin du fichier source.
Pour les documents révisés par plusieurs personnes, imprimez un résumé des commentaires distinct pour chaque réviseur. Cela donne à chaque évaluateur une liste ciblée de ses propres commentaires à traiter sans voir les commentaires des autres évaluateurs. L'approche filtrée est particulièrement utile dans les processus de révision formels où chaque réviseur est responsable d'un aspect différent du document et où les commentaires des évaluateurs croisés créent de la confusion.
Ouvrez la boîte de dialogue Imprimer avec Ctrl+P. En haut de la boîte de dialogue, recherchez la section « Commentaires et formulaires ». menu déroulant. Le paramètre par défaut est "Document". qui imprime uniquement le contenu de la page. Remplacez-le par "Document et annotations". pour inclure toutes les annotations sur les pages imprimées. Cliquez sur Imprimer. Chaque pense-bête, surlignage, commentaire textuel et annotation de dessin apparaît sur l'impression exactement tel qu'il apparaît à l'écran.
Lors de l'impression d'un document contenant de nombreux commentaires, la sortie imprimée peut devenir encombrée car chaque commentaire ajoute un élément visuel à la page. Ajustez les paramètres d’affichage des commentaires avant l’impression. Dans Acrobat, accédez à Édition, Préférences, Commentaires, et ajustez le volet de commentaires et le comportement des fenêtres contextuelles. Réduire la taille de la police des commentaires imprimés ou passer à un format d'affichage des commentaires condensé peut permettre d'afficher davantage de commentaires sur chaque page imprimée sans surcharger le contenu du document.
Le module « Document et annotations » L'option imprime les annotations dans leur état actuel. Les notes autocollantes ouvertes sont imprimées sous forme d'icônes de note avec le texte de la note dans une légende. Les notes autocollantes fermées sont imprimées sous forme de petites icônes sans le texte de la note. Pour imprimer le texte intégral de toutes les notes autocollantes, ouvrez-les toutes avant de les imprimer. Dans Acrobat, cliquez avec le bouton droit sur le panneau Commentaires et sélectionnez « Développer tout ». pour ouvrir chaque pense-bête. Imprimez ensuite avec "Document et annotations". choisi. Le texte intégral de chaque note apparaît sur la page imprimée. Ceci est particulièrement important lors de l’impression d’un document pour quelqu’un qui doit lire et répondre à tous les commentaires sans accès au fichier numérique.
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Imprimer le résumé des commentaires sur une page séparée
Adobe Acrobat peut imprimer un résumé des commentaires sous forme d'annexe à côté du document. Dans la boîte de dialogue Imprimer, cliquez sur le bouton "Résumer les commentaires". bouton. Une boîte de dialogue apparaît avec des options pour imprimer un résumé des commentaires répertoriant chaque commentaire avec son numéro de page, son auteur, sa date et son texte. Choisissez d'imprimer le résumé seul ou d'imprimer le document avec le résumé ajouté en dernière page. Le format résumé est utile pour les examens juridiques et réglementaires où l'historique des commentaires doit être documenté dans le cadre du dossier.
Le résumé des commentaires peut être filtré par auteur, type ou date avant impression. Si le document contient des commentaires de plusieurs réviseurs, filtrez pour afficher uniquement les commentaires d'un réviseur spécifique. Cela produit un résumé ciblé que cet évaluateur peut aborder sans se laisser distraire par les commentaires des autres. Les résumés filtrés sont également utiles lors de la distribution des commentaires aux différentes équipes responsables des différentes sections du document. Les fonctionnalités Impression PDF de WukongPDF prennent en charge l'impression d'annotations avec des options de résumé configurables, afin que les réviseurs puissent produire des impressions annotées propres directement à partir du navigateur.
Imprimer un PDF avec des annotations dans d'autres lecteurs PDF
Les visionneuses PDF sur les appareils mobiles gèrent l'impression des annotations différemment des visionneuses de bureau. Les options d'impression sur mobile sont généralement plus limitées. Si vous devez imprimer un PDF avec des annotations à partir d'un téléphone ou d'une tablette, utilisez une application PDF dédiée plutôt que la visionneuse intégrée. Les applications PDF dédiées sont plus susceptibles d'inclure l'option d'impression d'annotations que les visionneuses intégrées omettent.
Dans Foxit Reader, ouvrez la boîte de dialogue Imprimer et recherchez l'option « Imprimer quoi ». dérouler. Sélectionnez « Document et annotations ». Dans PDF-XChange Editor, l'option est intitulée « Imprimer les annotations ». et est une case à cocher dans la boîte de dialogue Imprimer. Dans Aperçu sur Mac, ouvrez la boîte de dialogue Imprimer, cliquez sur « Afficher les détails », puis sur « Afficher les détails ». et cochez « Imprimer les annotations ». Dans tous les cas, le paramètre se trouve dans la boîte de dialogue Imprimer, pas dans les préférences de l'application, et il doit être activé à chaque fois que vous imprimez. Il n’y a pas de préférence persistante pour l’impression d’annotations chez la plupart des lecteurs.
Les visionneuses PDF basées sur un navigateur gèrent l’impression des annotations de manière incohérente. La visionneuse PDF intégrée à Chrome n'imprime pas du tout les annotations. Le PDF.js de Firefox imprime certains types d'annotations mais pas d'autres. Si l'impression des annotations est importante, téléchargez le PDF et ouvrez-le dans un lecteur dédié plutôt que de l'imprimer depuis le navigateur. L'étape supplémentaire de téléchargement et d'ouverture dans un lecteur garantit une sortie d'annotation cohérente.
Si vous imprimez régulièrement des PDF annotés pour les réunions de révision, envisagez d'utiliser le format de résumé des commentaires au lieu d'imprimer les pages annotées. Le résumé répertorie tous les commentaires dans un format de tableau compact qui est plus facile à consulter lors d'une réunion que de parcourir les pages à la recherche d'icônes de commentaires. Distribuez le document propre et le résumé des commentaires sous forme de deux documents distincts plutôt que d'un seul document annoté encombré.
Foire aux questions
Les annotations manuscrites à l’encre ajoutées sur une tablette s’impriment-elles de la même manière que les notes autocollantes dactylographiées ? Les annotations manuscrites sont traitées comme des annotations de dessin par la plupart des lecteurs PDF. Ils s'impriment lorsque le paramètre d'impression inclut des annotations, mais leur apparence sur papier peut différer de leur apparence à l'écran. Les traits d'encre qui semblent lisses sur l'écran d'une tablette haute résolution peuvent s'imprimer avec une pixellisation visible si la saisie au stylet a été stockée à une résolution inférieure à celle de la sortie de l'imprimante. Testez l'impression d'une page avec des annotations à l'encre avant d'imprimer le document complet.
Puis-je imprimer un PDF afin que les commentaires soient imprimés dans les marges plutôt que superposés sur le contenu de la page ? Certains lecteurs PDF prennent en charge une mise en page d'impression « Commentaires dans les marges » qui déplace tout le texte des commentaires vers des marges de page élargies, laissant ainsi le contenu du document dégagé. Vérifiez la boîte de dialogue Imprimer pour une option de mise en page intitulée « Commentaires dans les marges » ou « Zone de commentaires séparée ». Cette mise en page est plus lisible que la mise en page en superposition par défaut lorsque le document comporte de nombreux commentaires.
Puis-je configurer ma visionneuse PDF pour qu'elle imprime toujours les annotations par défaut afin de ne pas avoir à modifier le paramètre à chaque fois ? La plupart des lecteurs PDF n'offrent pas de paramètre par défaut persistant pour l'impression des annotations. Le paramètre est réinitialisé sur Document uniquement chaque fois que vous ouvrez la boîte de dialogue Imprimer. Ceci est intentionnel pour empêcher les utilisateurs d'imprimer accidentellement des documents avec des commentaires internes visibles. Si vous devez imprimer de nombreux documents avec des annotations, les outils de traitement par lots peuvent appliquer automatiquement le paramètre d'impression d'annotations à plusieurs fichiers.
Puis-je imprimer uniquement les annotations sans le contenu du document ?
La fonction de résumé des commentaires d'Adobe Acrobat peut imprimer une liste de tous les commentaires sans les pages du document. Ceci est utile pour créer un document de commentaires autonome. Le résumé comprend la référence de la page, le texte du commentaire, l'auteur et la date de chaque annotation. Il n'affiche pas le contenu du document auquel le commentaire fait référence, le destinataire doit donc accéder au document pour comprendre le contexte de chaque commentaire.
Pourquoi mes surbrillances s'impriment-elles sous forme de blocs noirs unis au lieu de superpositions transparentes ?
Il s'agit d'un problème de pilote d'imprimante. Certaines imprimantes restituent les superpositions de surbrillance transparentes sous forme de blocs opaques. Modifiez le paramètre d'impression de "Document et annotations" à "Document et annotations". pour imprimer le document uniquement et les surlignages seront omis. Si vous souhaitez que les surbrillances apparaissent correctement, imprimez d'abord sur une imprimante PDF virtuelle, qui gère correctement la transparence, puis imprimez le PDF obtenu sur l'imprimante physique.
Les commentaires s'impriment-ils si j'utilise l'imprimante virtuelle Microsoft Print to PDF ?
Non. L’imprimante Microsoft Print to PDF aplatit le document et omet généralement les annotations. Pour conserver les annotations lors de la création d'un PDF à partir d'un autre PDF, utilisez Enregistrer sous au lieu d'Imprimer. Enregistrer sous préserve la couche d'annotation. Imprimer au format PDF crée un nouveau document sans annotations.
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