Les feuilles de calcul Excel larges ne tiennent pas sur les pages orientées portrait. Les colonnes partent du bord droit, divisant un seul tableau logique sur plusieurs feuilles imprimées qui doivent être collées ensemble ou réassemblées mentalement par le lecteur. La conversion d'une feuille de calcul Excel en PDF en orientation paysage fait pivoter la page de quatre-vingt-dix degrés, fournissant ainsi l'espace horizontal nécessaire pour s'adapter à toutes les colonnes sur une seule largeur de page. La conversion Excel en PDF en mode paysage est simple, mais pour obtenir la mise à l'échelle, les marges et la zone d'impression correctes, il faut prêter attention à quelques paramètres qu'Excel enfouit dans ses boîtes de dialogue de mise en page.
Basculer l'orientation de la page sur Paysage
Ouvrez le classeur Excel et sélectionnez la feuille de calcul que vous souhaitez convertir. Cliquez sur l’onglet Mise en page du ruban. Dans le groupe Mise en page, cliquez sur Orientation et sélectionnez Paysage. La grille à l'écran ne change pas visiblement, mais une ligne de saut de page en pointillés indique désormais où se situent les limites de la page dans la nouvelle orientation. Le paramètre Paysage s'applique indépendamment à chaque feuille de calcul, donc le passage d'une feuille en paysage n'affecte pas l'orientation portrait des autres feuilles du même classeur.
Après être passé en mode paysage, faites défiler toute la largeur de la feuille de calcul pour confirmer que toutes les colonnes se trouvent dans les limites des sauts de page. Si les colonnes s'étendent au-delà de la ligne de saut de page droite, vous disposez de plusieurs options pour les placer dans la zone imprimable : réduire la largeur des colonnes, réduire la taille de la police, ajuster les marges de la page pour qu'elles soient plus étroites ou utiliser l'option de mise à l'échelle pour réduire la totalité de la feuille de calcul. Le PDF Page Size en paysage pour une feuille de lettres standard mesure 11 pouces de large sur 8,5 pouces de haut, l'inverse des dimensions du portrait.
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Définition de la zone d'impression pour la sortie paysage
Une feuille de calcul Excel peut contenir des données, des calculs et des tableaux de référence qui ne doivent pas apparaître dans le PDF. La zone d'impression définit exactement quelles cellules seront exportées. Sélectionnez la plage de cellules qui doit apparaître dans le PDF. Cliquez sur l'onglet Mise en page, choisissez Zone d'impression, puis Définir la zone d'impression. Excel place une bordure en pointillés autour de la plage sélectionnée et ignore tout ce qui se trouve en dehors lors de l'exportation PDF.
Si la feuille de calcul contient plusieurs tableaux distincts qui doivent tous apparaître dans le PDF paysage, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en sélectionnant chaque plage, puis définissez la zone d'impression. Excel inclut toutes les plages sélectionnées dans la zone d'impression, séparées par des sauts de page. Pour une sortie paysage plus propre, déterminez si les tableaux séparés doivent être regroupés sur une seule feuille ou séparés sur des feuilles individuelles avant l'exportation. Un PDF paysage avec plusieurs tableaux disposés dans un ordre de lecture logique est plus facile à naviguer qu'un PDF dans lequel les tableaux apparaissent dans des positions apparemment aléatoires.
Ajustement de la mise à l'échelle pour s'adapter à toutes les colonnes
Les options de mise à l'échelle de la boîte de dialogue Mise en page contrôlent la manière dont Excel réduit ou agrandit le contenu de la feuille de calcul pour l'adapter à la page imprimée. Ouvrez la boîte de dialogue Mise en page en cliquant sur la petite flèche dans le coin du groupe Mise en page dans l'onglet Mise en page. Sous l’onglet Page, sous Mise à l’échelle, sélectionnez Ajuster à et définissez la largeur sur 1 page et la hauteur sur vide. Cela indique à Excel d'adapter la largeur à une page tout en permettant à la hauteur de s'étendre sur autant de pages que nécessaire.
Le paramètre Ajuster à 1 page de large est le plus courant pour la conversion paysage Excel vers PDF, car l'objectif principal du passage en mode paysage est d'empêcher les colonnes de s'étendre sur une deuxième largeur de page. Si la mise à l'échelle rend le texte trop petit pour être lu, ajustez manuellement la largeur des colonnes et la taille des polices plutôt que de vous fier uniquement à la mise à l'échelle. Un PDF paysage où le texte nécessite une loupe pour être lu va à l'encontre de l'objectif du changement d'orientation.
Configuration des en-têtes, des pieds de page et des lignes répétitives
Un PDF paysage bénéficie d’en-têtes et de pieds de page correctement orientés pour la page plus large. Cliquez sur l'onglet Insertion, choisissez En-tête et pied de page et concevez un en-tête qui s'étend sur toute la largeur du paysage. Incluez le titre du document à gauche, le numéro de page au centre et la date à droite pour une mise en page professionnelle de style rapport. L'en-tête et le pied de page pivotent automatiquement avec l'orientation de la page, aucune configuration particulière spécifique au paysage n'est donc nécessaire.
Pour les feuilles de calcul dans lesquelles les en-têtes de colonne de la première ligne identifient le contenu de chaque colonne, configurez ces lignes d'en-tête pour qu'elles se répètent en haut de chaque page imprimée. Cliquez sur l'onglet Mise en page, choisissez Imprimer les titres et dans le champ Lignes à répéter en haut, entrez la plage de lignes, par exemple $1:$1 pour la première ligne. Sur une page paysage qui s'étend sur plusieurs feuilles imprimées dans le sens vertical, la ligne d'en-tête répétée aide le lecteur à rester orienté.
Aperçu et exportation du PDF paysage
Avant de vous engager au format PDF, utilisez l'aperçu avant impression pour vérifier exactement à quoi ressemblera la sortie paysage. Accédez à Fichier, Imprimer et examinez chaque page dans l'aperçu. Vérifiez que toutes les colonnes tiennent sur la largeur de la page, qu'aucune donnée ne se répand sur des pages supplémentaires avec seulement une ou deux colonnes et que les en-têtes et pieds de page sont correctement positionnés. Basculez l’imprimante vers Microsoft Print to PDF ou votre imprimante PDF préférée dans la liste déroulante des imprimantes, puis cliquez sur Imprimer pour générer le PDF.
Pour les classeurs comportant plusieurs feuilles en orientation paysage, exportez l’intégralité du classeur au format PDF unique en choisissant Imprimer l’intégralité du classeur dans les paramètres d’impression. Chaque feuille commence sur une nouvelle page. Vérifiez dans le PDF obtenu que l'orientation de la page est toujours en mode paysage sur toutes les feuilles. Si une feuille revient en mode portrait, ouvrez cette feuille dans Excel et confirmez que son paramètre d'orientation individuel est Paysage plutôt que d'hériter d'un paramètre portrait par défaut.
Dépannage des problèmes courants d’exportation de paysages
Le problème le plus courant avec les fichiers PDF Excel en mode paysage est que la sortie imprimée est différente de l'aperçu avant impression. Cela se produit lorsque le pilote d'imprimante sélectionné utilise des marges par défaut différentes de celles du moteur de rendu d'aperçu. Définissez toujours l'imprimante active sur Microsoft Print to PDF ou Adobe PDF avant de configurer la mise en page, car Excel ajuste ses calculs d'aperçu et de saut de page en fonction des capacités de l'imprimante sélectionnée.
Un autre problème courant est que les volets gelés ou les fenêtres divisées dans la vue Excel affectent la sortie PDF. Excel peut répéter des lignes ou des colonnes gelées sur chaque page imprimée d'une manière qui semble correcte mais qui produit des résultats inattendus lorsque l'orientation de la page change. Avant d'exporter, débloquez tous les volets et supprimez toutes les fenêtres fractionnées. Consultez l'aperçu avant impression sans les volets figés pour voir à quoi ressemblera la sortie réelle.
WukongPDF peut fusionner ou compresser le PDF paysage résultant si la taille du fichier d'une exportation Excel multi-feuilles dépasse les limites des pièces jointes aux e-mails. Le travail de mise en page est effectué dans Excel. La gestion des fichiers post-export est assurée par l'outil PDF.
Conserver les formules et les références de cellules dans la sortie PDF
Une exportation paysage Excel vers PDF capture les valeurs visibles dans les cellules, et non les formules qui les ont produites. Si le PDF doit afficher à la fois les valeurs et la manière dont elles ont été calculées, ajoutez une feuille séparée ou une annotation textuelle qui documente les formules avant l'exportation. Le PDF conserve le résultat. L'annotation préserve la méthodologie.
Pour les classeurs régulièrement mis à jour, créez une macro d'exportation PDF qui standardise la mise en page, l'orientation, la zone d'impression et la mise à l'échelle de chaque feuille. La macro élimine le besoin de configurer manuellement chaque feuille avant chaque exportation et garantit une sortie cohérente, quelle que soit la personne qui exécute l'exportation. Une simple macro VBA enregistrée une fois et attribuée à un bouton du ruban permet d'économiser des minutes de configuration pour chaque cycle d'exportation.
Pour les exportations récurrentes Excel vers PDF en mode paysage, enregistrez le classeur avec toutes les configurations de mise en page en place en tant que fichier modèle. Le modèle comprend l'orientation paysage, la zone d'impression, la mise à l'échelle, les en-têtes et pieds de page et les lignes répétitives. Toute personne ayant besoin d'exporter une nouvelle version ouvre le modèle, met à jour les données et exporte au format PDF avec tous les paramètres déjà configurés correctement.
Un moyen rapide de vérifier que la sortie PDF en orientation paysage à partir d'Excel est correcte consiste à vérifier les dimensions de la page PDF dans les propriétés du document. Une page de lettre en paysage doit afficher des dimensions de 11 sur 8,5 pouces. Si les dimensions indiquent 8,5 x 11, la page est toujours en portrait et le paramètre d'orientation de cette feuille de calcul spécifique n'a pas été appliqué avant l'exportation.
L'approche paysage Excel vers PDF fonctionne mieux lorsque la feuille de calcul est conçue en pensant au PDF final. Les largeurs de colonnes, les tailles de police et les dimensions des graphiques choisies pour l'affichage à l'écran peuvent ne pas bien se traduire sur une page imprimée en mode paysage. Concevez dès le départ la feuille de calcul pour son support de sortie final.
Une dernière vérification avant de diffuser la sortie paysage Excel vers PDF : ouvrez le PDF sur un téléphone et confirmez que les colonnes du tableur sont lisibles sans zoom excessif. Les pages en format paysage affichées sur des écrans de téléphone orientés portrait peuvent être difficiles à lire.
L'étape Impression PDF pour les feuilles de calcul en mode paysage nécessite une attention particulière car toutes les imprimantes ne gèrent pas l'orientation paysage avec élégance. Vérifiez que les paramètres de l'imprimante correspondent à l'orientation du PDF pour éviter une sortie portrait inattendue.
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