Pourquoi le quadrillage Excel disparaît lors de la conversion en PDF
Excel affiche un quadrillage à l'écran par défaut, créant ainsi la grille familière d'une feuille de calcul composée de lignes gris clair qui séparent les cellules. Ces quadrillages à l'écran vous aident à organiser visuellement les données lorsque vous travaillez dans Excel. Lorsque vous exportez ou imprimez un document Excel vers PDF, ces quadrillages par défaut n'apparaissent pas dans la sortie. Seuls les quadrillages que vous avez explicitement activés pour l'impression sont inclus dans le PDF.
L'activation du quadrillage pour l'impression est un paramètre en un clic qui rend les feuilles de calcul PDF beaucoup plus faciles à lire.
Un test d'impression d'une seule page confirme tous les paramètres de mise en page avant d'exporter l'intégralité du classeur au format PDF.
La distinction entre le quadrillage d’écran et le quadrillage d’impression est un choix de conception délibéré dans Excel. Le quadrillage de l'écran sert d'aide au travail lors de la saisie et de l'édition des données. Le quadrillage d'impression sert d'outil d'organisation visuelle dans la sortie finale imprimée ou PDF. De nombreux créateurs de feuilles de calcul souhaitent utiliser la grille à l'écran pour faciliter l'édition, mais préfèrent une sortie nette sans quadrillage encombrant la présentation des données. Le comportement par défaut d'Excel respecte cette préférence en n'imprimant pas le quadrillage, sauf si vous les activez spécifiquement.
La sortie Impression PDF d'Excel reflète les paramètres d'impression, pas les paramètres d'affichage à l'écran. Les autres éléments visuels qui apparaissent à l'écran mais peuvent ne pas être imprimés incluent les en-têtes de lignes et de colonnes, la barre de formule, les onglets de feuille et les valeurs zéro masquées par les paramètres d'affichage. Comprendre quels éléments s'impriment et lesquels ne s'impriment pas évite la frustration de découvrir des quadrillages, des en-têtes ou des données manquants après la création et le partage du PDF.
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Comment activer le quadrillage lors de l'exportation d'Excel au format PDF
Pour inclure un quadrillage dans votre sortie PDF, activez l'option Imprimer pour le quadrillage dans Excel avant l'exportation. Accédez à l’onglet Mise en page du ruban. Dans le groupe Options de feuille, recherchez la section Quadrillage.
Cochez la case Imprimer sous Quadrillage. Ce paramètre indique à Excel d’inclure le quadrillage des cellules dans la sortie imprimée et PDF. La modification prend effet immédiatement dans l'aperçu avant impression, où vous pouvez confirmer que le quadrillage est visible.
La couleur et le style du quadrillage peuvent être personnalisés via les options d'Excel. Accédez à Fichier, Options, Avancé et faites défiler jusqu'à la section Options d'affichage de cette feuille de calcul. La liste déroulante des couleurs du quadrillage définit la couleur du quadrillage d’écran et d’impression. La valeur par défaut est un gris clair visible mais non gênant. Pour les PDF qui seront imprimés en noir et blanc, pensez à utiliser un gris légèrement plus foncé pour une meilleure visibilité sur papier.
Après avoir activé le quadrillage pour l'impression, prévisualisez la sortie PDF avant de l'exporter. Accédez à Fichier, Imprimer et examinez l’aperçu avant impression. Vérifiez que des quadrillages apparaissent autour de toutes les cellules qui devraient en avoir. Vérifiez que le quadrillage ne rend pas les données plus difficiles à lire. Un quadrillage trop sombre ou trop épais peut submerger les données qu'ils sont censés organiser. Le quadrillage idéal est juste assez visible pour séparer les cellules sans entrer en concurrence avec le contenu des cellules pour attirer l'attention du lecteur.
Les paramètres PDF Export contrôlent également si les en-têtes de lignes et de colonnes, les lignes numérotées et les colonnes alphabétiques apparaissent dans la sortie. Dans le même groupe Options de feuille sous l’onglet Mise en page, la case Imprimer sous En-têtes contrôle si les numéros de ligne et les lettres de colonne apparaissent. Ces titres sont utiles pour les documents de référence dans lesquels les lecteurs doivent identifier des cellules spécifiques par leurs coordonnées. Ils sont inutiles et gênants pour les documents de présentation dans lesquels les données doivent être autonomes.
Configuration de la mise en page Excel pour une sortie PDF professionnelle
Avant d'exporter, définissez la zone d'impression pour qu'elle inclue uniquement les cellules souhaitées dans le PDF. Sélectionnez la plage de données, accédez à Mise en page, cliquez sur Zone d'impression et sélectionnez Définir la zone d'impression. Les cellules en dehors de la zone d'impression sont exclues de la sortie PDF. Ceci est utile pour les feuilles de calcul contenant des calculs de support, des données de référence ou des brouillons de notes qui ne doivent pas apparaître dans le PDF partagé.
Ajustez la mise à l'échelle de la page pour adapter les données de manière appropriée sur la page. Dans l'onglet Mise en page, définissez la largeur sur 1 page pour forcer toutes les colonnes sur une seule largeur de page. Cela évite que les colonnes soient coupées sur le bord droit et continuent sur une page séparée. Pour les feuilles de calcul comportant de nombreuses lignes, laissez la hauteur définie sur Automatique afin que les lignes s'étendent sur autant de pages que nécessaire. Pour les petites feuilles de calcul, définissez la largeur et la hauteur sur 1 page pour que tout tienne sur une seule page.
Configurez des lignes d'en-tête répétitives pour que les étiquettes de colonnes apparaissent en haut de chaque page. Sous l’onglet Mise en page, cliquez sur Imprimer les titres. Dans la boîte de dialogue Mise en page, définissez les lignes à répéter en haut de la ou des lignes contenant vos en-têtes de colonne. Ce paramètre garantit que les lecteurs peuvent identifier ce que chaque colonne représente sur chaque page d'un PDF de plusieurs pages sans revenir à la première page.
Le convertisseur Excel vers PDF de WukongPDF traite les fichiers Excel directement et préserve les paramètres d'impression, y compris le quadrillage, les en-têtes et la mise en page. Téléchargez le fichier Excel et le convertisseur produit un PDF qui correspond à l'aperçu avant impression dans Excel, avec un quadrillage apparaissant s'il a été activé pour l'impression.
Dépannage des problèmes courants de grille Excel vers PDF
Si le quadrillage n'apparaît toujours pas après avoir coché la case Imprimer, vérifiez si les bordures des cellules ont été appliquées aux cellules. Les bordures des cellules ont la priorité visuelle sur le quadrillage.
Si vous avez appliqué une bordure blanche ou sans couleur aux cellules, la bordure remplace le quadrillage et aucune ligne n'apparaît entre ces cellules dans le PDF. Supprimez les bordures des cellules ou définissez-les pour qu'elles correspondent à l'apparence du quadrillage afin de restaurer les limites des cellules visibles.
Si la sortie PDF affiche un quadrillage mais que les données sont difficiles à lire, la couleur du quadrillage peut être trop similaire à l'arrière-plan de la cellule ou à la couleur du texte. Changez la couleur du quadrillage pour offrir un meilleur contraste. Pour les thèmes Excel en mode sombre, la couleur du quadrillage par défaut peut prendre un arrière-plan sombre qui ne s'imprime pas, laissant un quadrillage très clair sur une page blanche. Vérifiez la visibilité du quadrillage dans l’aperçu avant impression avant d’exporter.
Pour les feuilles de calcul très volumineuses qui s'étendent sur plusieurs pages une fois imprimées, déterminez si le quadrillage améliore ou nuit à la lisibilité. Les données denses avec un quadrillage sur chaque cellule peuvent sembler encombrées et difficiles à analyser. Les quadrillages entre chaque ligne et colonne sont particulièrement utiles pour les tableaux de données de petite et moyenne taille. Pour les grands tableaux, envisagez d'utiliser des bordures pour mettre en évidence uniquement les lignes structurelles clés, telles que la bordure inférieure de la ligne d'en-tête et la bordure supérieure de la ligne des totaux, tout en laissant les lignes de données sans quadrillage pour une apparence plus nette.
Lors de l'exportation d'un classeur Excel comportant plusieurs feuilles au format PDF, chaque feuille devient une section distincte dans la sortie PDF. Le paramètre d’impression du quadrillage doit être activé pour chaque feuille individuellement. Vérifiez les paramètres de mise en page de chaque feuille avant d'exporter l'intégralité du classeur. Une feuille avec le quadrillage désactivé produira des pages PDF sans quadrillage même si le quadrillage est activé sur toutes les autres feuilles du même classeur.
Pour les feuilles de calcul qui seront imprimées et reliées, pensez à ajouter des numéros de page à la sortie PDF. Excel peut inclure des numéros de page dans les en-têtes ou les pieds de page via la boîte de dialogue Mise en page. Accédez à Mise en page, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue dans le groupe Mise en page, sélectionnez l'onglet En-tête/Pied de page et choisissez un en-tête ou un pied de page prédéfini qui inclut les numéros de page. Les numéros de page apparaissent sur chaque page de la sortie PDF, aidant les lecteurs à garder les pages imprimées en ordre.
Lors de l'impression de la sortie PDF d'une feuille de calcul Excel, les paramètres de l'imprimante peuvent remplacer une partie du formatage PDF. Assurez-vous que l'imprimante est configurée pour imprimer à une échelle de 100 % plutôt que sur Ajuster à la page, ce qui peut réduire le contenu et rendre le quadrillage plus fin et plus difficile à voir. Un test d'impression d'une seule page avant d'imprimer l'intégralité du document confirme que le quadrillage, les en-têtes et les données apparaissent comme prévu.
Pour les feuilles de calcul qui seront partagées avec des personnes qui pourraient avoir besoin d'extraire les données ultérieurement, envisagez de fournir à la fois le PDF et le fichier Excel d'origine. Le PDF fournit une version formatée et prête à imprimer qui s’affiche de manière cohérente. Le fichier Excel fournit les données brutes pour une analyse plus approfondie. Cette approche double format répond à la fois aux besoins de présentation et d’accès aux données des destinataires.
Excel vous permet de définir différents paramètres d'impression pour chaque feuille de calcul d'un classeur. Une feuille peut avoir un quadrillage activé pour l'impression. Le quadrillage peut être désactivé sur une autre feuille du même classeur. Vérifiez chaque feuille individuellement avant d’exporter l’intégralité du classeur au format PDF. Les onglets de feuille en bas de la fenêtre Excel indiquent quelle feuille est active. Basculez vers chaque feuille et vérifiez ses paramètres de mise en page.
Pour les feuilles de calcul dont les cellules ont des couleurs de remplissage d'arrière-plan, le quadrillage peut être invisible sur l'arrière-plan coloré même lorsque l'impression du quadrillage est activée. La couleur du quadrillage est par défaut un gris clair qui offre un faible contraste par rapport aux cellules colorées. Pensez à utiliser des bordures de cellules au lieu du quadrillage pour les feuilles de calcul colorées. Les bordures peuvent être définies sur une couleur plus foncée qui offre un contraste suffisant avec n'importe quel arrière-plan de cellule.
Le format PDF préserve l'apparence visuelle exacte de la feuille de calcul exportée, y compris les polices, les couleurs, la taille des cellules et le quadrillage. Cette préservation constitue à la fois la force et la limite du format PDF pour les données des feuilles de calcul. La présentation visuelle est verrouillée et s'affichera de manière identique partout. Cependant, les données sous-jacentes ne sont pas directement accessibles à partir du PDF sans outils d'extraction de données.
Le partage des données d'une feuille de calcul au format PDF protège l'intégrité des données tout en permettant aux destinataires de visualiser et de vérifier les informations. Le destinataire voit exactement les données que vous aviez l'intention de partager, formatées comme vous le souhaitiez, sans possibilité de modifier accidentellement une formule ou de trier une colonne d'une manière qui modifie la présentation des données.
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