Qu'est-ce que les signets PDF et pourquoi ils sont importants
Les signets PDF sont les liens de navigation cliquables qui apparaissent dans la barre latérale de la plupart des visionneuses PDF. Ils fonctionnent comme une table des matières interactive, permettant aux lecteurs d'accéder directement à des sections spécifiques d'un document en un seul clic. Il est nettement plus facile de naviguer dans un PDF avec des signets qu'un sans, en particulier pour les documents longs comme les rapports, les manuels et les livres électroniques, où le défilement pour trouver une section spécifique prend du temps et est imprécis.
Les styles de titre appropriés dans Word se traduisent directement en une structure de signets navigable dans le PDF exporté.
Les signets rendent les documents longs utilisables en permettant aux lecteurs d'accéder à n'importe quelle section en un seul clic.
Lorsque vous exportez un document Word vers PDF, les styles de titre que vous avez appliqués dans Word deviennent la structure des signets dans le PDF. Un titre 1 dans Word devient un signet de niveau supérieur. Un titre 2 devient un sous-signet imbriqué sous le titre 1 précédent. Cette conversion automatique de la structure du document en structure de navigation est l'une des fonctionnalités les plus utiles du processus d'exportation PDF et ne nécessite aucun travail supplémentaire au-delà de l'utilisation correcte des styles de titre dans le document d'origine.
Un document sans signets oblige les lecteurs à faire défiler ou à utiliser la fonction de recherche pour localiser un contenu spécifique. Pour un rapport de 50 pages, trouver la section 4.3 sans signets signifie faire défiler les trois sections précédentes ou deviner que la section 4.3 commence vers la page 35. Avec les signets, le lecteur clique directement sur la section 4.3 à partir de la barre latérale, quelle que soit la page sur laquelle elle se trouve. Cette commodité de navigation est attendue dans les documents professionnels et son absence est immédiatement remarquée par les lecteurs habitués à travailler avec des PDF bien structurés.
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Comment créer un document Word avec des titres qui deviennent des signets PDF
Appliquez des styles de titre aux titres de vos sections dans Microsoft Word. Sélectionnez le texte que vous souhaitez transformer en signet et appliquez Titre 1, Titre 2 ou Titre 3 dans la galerie Styles de l'onglet Accueil. La rubrique 1 concerne les grandes sections. Le titre 2 concerne les sous-sections d’une section principale. Le titre 3 concerne les sous-sous-sections d’une sous-section. Cette structure hiérarchique se traduit directement dans la hiérarchie des signets PDF.
Utilisez les styles de titre de manière cohérente tout au long du document. Chaque titre de section au même niveau organisationnel doit utiliser le même style de titre. Les incohérences, telles que l'utilisation du titre 2 pour certaines sous-sections et du texte en gras formaté manuellement pour d'autres, produisent une structure de signets incomplète dans laquelle certaines sections apparaissent dans la barre latérale du PDF et d'autres sont manquantes.
Personnalisez l'apparence du titre à l'aide des outils de modification de style de Word. Vous pouvez modifier la police, la taille, la couleur et l'espacement de n'importe quel style de titre sans affecter son rôle dans la structure du document. L’apparence visuelle des titres et leur rôle structurel en tant que générateurs de signets sont indépendants. Personnalisez l'apparence pour qu'elle corresponde à la conception de votre document tout en préservant la fonction structurelle des styles de titre.
Les paramètres PDF Export dans Word incluent des options qui affectent la génération de signets. Dans la boîte de dialogue des options PDF, accessible via le bouton Options de la boîte de dialogue Enregistrer au format PDF, assurez-vous que l'option Créer des signets à l'aide des titres est cochée. Ce paramètre indique à Word de convertir les styles de titre en signets PDF. Si cette option n'est pas cochée, aucun signet n'est créé, quelle que soit la manière dont votre document utilise les styles de titre.
Exporter le document Word au format PDF avec des signets sous Windows et Mac
Sous Windows, accédez à Fichier, sélectionnez Exporter et choisissez Créer un document PDF/XPS. Cliquez sur le bouton Créer un PDF/XPS. Dans la boîte de dialogue d'enregistrement, cliquez sur le bouton Options. Sous Inclure les informations non imprimables, cochez Créer des signets à l’aide de titres. Sélectionnez les niveaux de titres que vous souhaitez inclure comme signets. Vous pouvez choisir d'inclure uniquement les titres de niveau supérieur ou tous les niveaux de titres jusqu'au titre 9. Cliquez sur OK, choisissez un emplacement d'enregistrement, puis cliquez sur Publier.
Sur Mac, accédez à Fichier, sélectionnez Enregistrer sous et choisissez PDF dans la liste déroulante des formats. Avant d'enregistrer, cliquez sur le bouton Options s'il est disponible et cochez l'option permettant de créer des signets à partir des titres. La version Mac de Word propose moins d'options d'exportation PDF que la version Windows, mais la conversion de base d'un titre en signet fonctionne de la même manière.
Après l'exportation, ouvrez le PDF et vérifiez que les signets apparaissent dans la barre latérale. Dans la plupart des visionneuses PDF, le panneau de signets est accessible à partir d'une icône de la barre latérale ou d'une option du menu Affichage. Développez l'arborescence des favoris pour voir tous les niveaux. Cliquez sur chaque signet pour vérifier qu’il accède à la bonne section. Des signets manquants ou mal positionnés indiquent que les styles de titre ont été appliqués de manière incohérente dans le document Word d'origine.
Les outils PDF Export de WukongPDF peuvent ajouter des signets aux PDF existants en fonction du texte de titre détecté, même si le document original n'a pas été exporté avec la création de signets activée. Cet ajout de signet post-hoc est utile pour les PDF reçus d'autres personnes qui ne disposent pas d'une structure de navigation appropriée.
Le format PDF stocke les signets dans le cadre de la structure du document. Les signets n'affectent pas l'apparence visuelle des pages PDF. Ils n'existent que dans la barre latérale de navigation. Un document avec des signets semble identique à un document sans signets lorsqu'il est affiché en mode pleine page. La différence réside dans la facilité avec laquelle le lecteur peut naviguer vers un contenu spécifique.
Ajout de signets à un PDF existant qui en manque
Si vous recevez un PDF sans signets et que vous ne pouvez pas demander une réexportation à partir du document Word original, plusieurs outils peuvent ajouter des signets après coup. Adobe Acrobat Pro peut détecter automatiquement les titres d'un PDF en fonction de la taille de la police et des modèles de formatage et générer des signets à partir des titres détectés. La détection automatique nécessite que les titres soient visuellement distincts du corps du texte, ce qui est le cas de la plupart des documents formatés de manière professionnelle.
La création manuelle de signets est une option pour les documents courts ou les documents pour lesquels la détection automatique échoue. Dans la plupart des éditeurs PDF prenant en charge les signets, vous pouvez accéder à une page, sélectionner l'outil de signet et créer un nouveau signet à la position actuelle de la page.
Tapez le nom du signet et il apparaîtra dans la barre latérale de navigation. La création manuelle est pratique pour des documents allant jusqu'à une vingtaine de pages. Pour les documents plus longs, la détection automatique permet un gain de temps considérable.
Les outils d'édition PDF de WukongPDF peuvent générer automatiquement des signets à partir des titres détectés, ajoutant ainsi une navigation aux PDF exportés sans cela. Téléchargez le PDF, exécutez l'outil de génération de signets et téléchargez une version avec signet. L'outil analyse le formatage et la mise en page du texte pour identifier les titres candidats, produisant ainsi une structure de document navigable à partir d'un PDF auparavant plat.
Pour les documents très longs, tels que les manuels, les manuels ou les soumissions réglementaires comptant des centaines de pages, les signets ne sont pas seulement pratiques. Ils sont essentiels à la convivialité. Un manuel technique de 300 pages sans signets est pratiquement illisible. Le lecteur doit faire défiler ou utiliser la recherche de texte pour trouver des sections spécifiques, et la recherche de texte ne fonctionne que si le lecteur connaît la terminologie exacte utilisée dans le titre de la section. Les signets exposent la structure du document en un coup d'œil et permettent aux lecteurs de naviguer vers n'importe quelle section en un seul clic.
Les signets prennent également en charge les exigences d’accessibilité pour les documents numériques. Les utilisateurs de lecteurs d'écran s'appuient sur des signets pour parcourir efficacement de longs PDF, tout comme les utilisateurs voyants s'appuient sur une table des matières.
Un PDF correctement mis en signet répond aux normes d'accessibilité, notamment aux exigences PDF/UA et WCAG 2.1 pour la structure des documents navigables. Générer des signets à partir de styles de titres est le moyen le plus simple de satisfaire à ces exigences d'accessibilité.
Lorsque vous partagez un PDF marqué avec des favoris avec des destinataires qui ne connaissent peut-être pas le panneau de favoris, incluez une brève note dans l'e-mail ou l'introduction du document expliquant comment accéder aux favoris. De nombreux utilisateurs de PDF n'ouvrent jamais la barre latérale et ignorent que le document possède une structure de navigation cliquable. Une simple instruction pour rechercher l’icône de signet dans la barre latérale de la visionneuse PDF peut améliorer considérablement l’expérience du destinataire.
Pour les documents qui seront lus principalement à l’écran, les signets sont sans doute plus importants qu’une page de table des matières imprimée. Une table des matières oblige le lecteur à noter un numéro de page, à faire défiler jusqu'à cette page et à localiser visuellement la section. Un signet amène le lecteur directement à la section en un seul clic. Pour la lecture sur écran, les signets constituent le mécanisme de navigation supérieur, et chaque document destiné à la lecture sur écran devrait les inclure.
Les signets peuvent être imbriqués à plusieurs niveaux pour refléter la hiérarchie complète du document. Une structure de signets à trois niveaux avec des chapitres, des sections et des sous-sections permet aux lecteurs de naviguer vers n'importe quel niveau de détail dont ils ont besoin. La plupart des visionneuses PDF affichent les signets imbriqués sous forme d'arborescence extensible, afin que les lecteurs puissent réduire les sections qui ne les intéressent pas et développer les sections dont ils ont besoin. Cette navigation arborescente est rapide et intuitive pour toute personne ayant utilisé un navigateur de fichiers ou une structure de dossiers de courrier électronique.
Lors de l'exportation depuis Word, les signets sont créés uniquement à partir des styles de titre. Les autres éléments du document susceptibles de servir de points de navigation utiles, tels que les légendes des figures, les titres des tableaux ou les entrées d'index, ne sont pas automatiquement convertis en signets. Pour les documents dans lesquels ces éléments bénéficieraient de la navigation par signets, ajoutez des signets manuellement après l'exportation PDF à l'aide d'un éditeur PDF prenant en charge la création de signets.
Les signets améliorent également l'expérience PDF lorsque le document est imprimé. Bien que les signets eux-mêmes n'apparaissent pas sur les pages imprimées, un PDF doté d'une arborescence de signets bien structurée possède généralement une hiérarchie de titres bien structurée, ce qui produit un document plus facile à parcourir à l'impression comme à l'écran. Les styles de titres qui génèrent des signets créent également un plan de document logique qui profite à toutes les formes de lecture.
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