Los NDA se mueven rápidamente en los negocios: un socio, contratista o inversionista potencial a menudo espera que uno se firme y se devuelva rápidamente. Tener un flujo de trabajo PDF fluido para acuerdos de confidencialidad significa que puede cerrar el círculo en minutos en lugar de horas y mantener registros limpios sin que nadie tenga que imprimir o escanear nada.
Antes de enviar: obtener el NDA correcto
Redacte acuerdos de confidencialidad en Word o Google Docs, donde editar y revisar son fáciles. Cuando el idioma esté finalizado, exporte a PDF. Nunca envíe un NDA como un documento de Word: el destinatario podría modificar los términos, intencionalmente o accidentalmente, antes de firmar. Un PDF bloquea el contenido para que ambas partes firmen el mismo documento.
Antes de enviar, aplique restricciones de edición al PDF. Usar PDF Seguridad para bloquear la edición del archivo significa que el destinatario puede abrirlo y leerlo, pero no puede modificar los términos. Pueden agregar su firma, pero no pueden cambiar lo que están firmando. Esta es la protección básica que todo NDA PDF debería tener.
Agregar campos de firma
Un NDA con campos de firma dedicados es más fácil de firmar que uno en el que el destinatario tiene que averiguar dónde agregar su firma. Los campos de firma se pueden agregar a un PDF existente utilizando un editor de PDF basado en navegador o Adobe Acrobat: coloque un campo en la línea de firma y, opcionalmente, agregue campos para el nombre impreso, el título, la fecha y el nombre de la empresa.
Con los campos que se pueden completar en su lugar, el destinatario abre el PDF, hace clic en el campo de firma, firma (mecanografiado, dibujado o cargado la imagen de la firma), completa sus detalles, guarda y envía de vuelta. El proceso lleva menos de dos minutos si los campos están configurados correctamente.
Envío del NDA de forma segura
Los NDA a menudo contienen información comercial confidencial: las partes involucradas, la naturaleza de la relación y, a veces, detalles sobre lo que se protege. Para la mayoría de los acuerdos de confidencialidad comerciales enviados entre partes conocidas, se acepta el correo electrónico estándar. Para situaciones más delicadas, el uso de un enlace de almacenamiento en la nube con acceso restringido en lugar de un archivo adjunto de correo electrónico limita quién puede ver el documento en tránsito.
Si el NDA es entre partes que no han trabajado juntas antes y el tema es confidencial, la protección con contraseña agrega una capa: envíe el NDA PDF con una contraseña abierta, luego comparta la contraseña a través de un canal diferente (mensaje de texto, llamada telefónica). Esto significa que incluso si se intercepta el correo electrónico, el documento no se podrá abrir.
Obteniendo refrendaciones
Los acuerdos de confidencialidad mutuos requieren que ambas partes los firmen. El flujo de trabajo más limpio: la parte A firma y envía. La Parte B refrenda y envía de vuelta a la Parte A. La Parte A confirma la recepción y envía la copia completamente ejecutada a ambas partes. Esto produce un único PDF con ambas firmas en lugar de dos documentos firmados por separado.
Para los flujos de trabajo de NDA donde la velocidad de respuesta es importante (reuniones de inversionistas, negociaciones de asociación), una plataforma de firma electrónica dedicada como DocuSign o HelloSign automatiza el enrutamiento: envíe una vez, ambas partes reciben notificaciones en secuencia y ambas reciben automáticamente la copia completamente ejecutada cuando esté completa. Para acuerdos de confidencialidad ocasionales, el flujo de trabajo manual por correo electrónico es suficiente.
Presentación de acuerdos de confidencialidad firmados
Una NDA firmada es un documento legal. Archivarlo correctamente y archivarlo inmediatamente. Un formato de nombre que funciona: [OtherPartyName]_NDA_[AAAA-MM-DD]_Signed.pdf. Guárdelo en una carpeta dedicada a NDA en su archivo de documentos legales, organizado por año o por contraparte. Los NDA tienen términos definidos (algunos duran un año, otros cinco, otros indefinidamente) y es necesario poder encontrarlos cuando el plazo se somete a revisión o cuando las obligaciones de la otra parte se vuelven relevantes.
Envíe una copia a la otra parte inmediatamente después de que ambas firmas estén en su lugar. No asuma que han conservado una copia de cada versión que se intercambió. La copia ejecutada firmada debe enviarse explícitamente con una nota de que esta es la versión final ejecutada, de modo que ambas partes tengan el mismo registro autorizado.