Las líneas de cuadrícula de Excel, las tenues líneas grises que separan las celdas en la pantalla, no se imprimen de forma predeterminada. Cuando exporta una hoja de Excel a PDF, los datos se imprimen pero la cuadrícula no. Una hoja de cálculo sin líneas de cuadrícula es más difícil de leer porque falta la estructura visual que separa una celda de la siguiente. Los números flotan en espacios en blanco sin los límites que definen sus relaciones.
Las líneas de cuadrícula marcan la diferencia entre una hoja de cálculo que parece una tabla y una que parece números dispersos.
Para imprimir un archivo Excel a PDF con líneas de cuadrícula es necesario cambiar una configuración en Excel antes de exportarlo. Las herramientas de conversión PDF Printing de WukongPDF manejan el paso de exportación, y la siguiente configuración garantiza que las líneas de cuadrícula, los encabezados de filas y columnas y el diseño de página se transfieran correctamente desde la hoja de cálculo al PDF.
La configuración que controla la impresión de líneas de cuadrícula
En Excel, las líneas de cuadrícula son una función de visualización, no una función de formato. Aparecen en la pantalla para ayudarle a navegar por la hoja de cálculo, pero no forman parte del formato de la celda y no se imprimen de forma predeterminada. Para imprimirlos, abra la pestaña Diseño de página y marque la casilla Imprimir en Líneas de cuadrícula en el grupo Opciones de hoja. Esta configuración le indica a Excel que incluya las líneas de cuadrícula de la pantalla en la salida impresa y en cualquier PDF creado a partir de la salida impresa.
La configuración Imprimir líneas de cuadrícula se aplica a toda la hoja. No puede imprimir líneas de cuadrícula de forma selectiva para algunas celdas y no para otras. Si necesita bordes selectivos, utilice el formato de borde de celda en lugar de depender de líneas de cuadrícula. Los bordes de las celdas son parte del formato de la celda y se imprimen independientemente de la configuración de la línea de cuadrícula. Para hojas de cálculo donde solo ciertas secciones necesitan límites de celda visibles, aplique bordes a esas celdas y deje Imprimir líneas de cuadrícula sin marcar.
Configurar el área de impresión para evitar páginas adicionales
Las hojas de cálculo de Excel que parecen caber en una página en la pantalla pueden extenderse a varias páginas cuando se imprimen o exportan a PDF, porque el área de impresión se extiende hasta la última celda que contiene datos, formato o incluso simplemente un espacio libre. Establezca el área de impresión explícitamente antes de exportar. Seleccione el rango de celdas que deberían aparecer en el PDF, vaya a Diseño de página, haga clic en Área de impresión y luego en Establecer área de impresión.
Después de configurar el área de impresión, utilice Vista previa de impresión para comprobar cuántas páginas abarca la selección. Una hoja de cálculo que esperaba que cupiera en una página puede extenderse en cuatro porque las columnas son anchas y la fuente es grande. En Diseño de página, ajuste las configuraciones de escala de Ancho y Alto para ajustar el área de impresión al número deseado de páginas. Establecer el Ancho en 1 página obliga a todas las columnas a tener un ancho de página. Establecer Altura en 1 página obliga a todas las filas a tener una altura de página.
Incluyendo encabezados de filas y columnas
Los números de fila y las letras de las columnas, A, B, C en la parte superior y 1, 2, 3 en el lado izquierdo, ayudan a los lectores a hacer referencia a celdas específicas en el PDF. Para incluirlos, marque la casilla Imprimir debajo de Encabezados en el grupo Opciones de hoja en la pestaña Diseño de página. Esta configuración es independiente de la configuración de las líneas de cuadrícula.
Los encabezados de filas y columnas son útiles para hojas de cálculo que se revisarán de forma colaborativa, donde alguien podría decir verificar la celda D47 y el lector de PDF necesita encontrar D47 rápidamente. Distraen a las hojas de cálculo que sirven como informes terminados o materiales de presentación. Elija según cómo se utilizará el PDF. Un documento de referencia se beneficia de los títulos. Un producto pulido parece más limpio sin ellos.
| Configuración de impresión | Ubicación en Excel | Efecto en PDF |
|---|---|---|
| Imprimir líneas de cuadrícula | Diseño de página > Opciones de hoja > Líneas de cuadrícula > Imprimir | Agrega líneas de límite de celda tenues a todas las celdas |
| Imprimir encabezados | Diseño de página > Opciones de hoja > Encabezados > Imprimir | Agrega números de fila y letras de columna |
| Establecer área de impresión | Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión | Define qué celdas aparecen en la salida. |
| Escalar para ajustar | Diseño de página > Escalar para ajustar > Ancho/Alto | Escala el contenido para que se ajuste a un número específico de páginas. |
| Orientación de la página | Diseño de página > Orientación> Retrato/Paisaje | Cambia entre diseño vertical y horizontal |
Manejo de saltos de página y escalado
Los saltos de página automáticos de Excel a menudo cortan el medio de filas de datos importantes. Un salto de página que separa una fila de resumen de sus filas de detalles hace que ambas páginas sean más difíciles de entender. Ajuste los saltos de página manualmente en la vista Vista previa de salto de página. Arrastre las líneas de salto de página azules a posiciones entre grupos de datos lógicos. Los saltos de página manuales garantizan que cada página PDF contenga un conjunto de datos completo y coherente.
Escalar la legibilidad de las operaciones para el recuento de páginas. Escalar una hoja de cálculo ancha para que se ajuste al ancho de una página puede reducir el texto a 6 puntos, lo que es ilegible en forma impresa. Si es necesario escalar por debajo del 70 % para ajustar el contenido, considere cambiar primero a la orientación horizontal, lo que proporciona más ancho, o dividir el contenido en varias páginas con filas de encabezado repetidas. La legibilidad debe determinar el diseño de la página, no un destino arbitrario de una sola página.
Manejo de celdas fusionadas y formato condicional en salida PDF
Las celdas combinadas que abarcan varias columnas o filas en Excel pueden alterar el diseño de la página PDF. Una celda de título fusionada que abarca las columnas A a F en una hoja de cálculo que imprime las columnas A a D en la página uno y las columnas E a F en la página dos hace que el título se divida de manera incómoda entre las páginas. Separe las celdas de título antes de exportar o coloque los títulos en una fila de encabezado separada que se imprima en cada página usando la configuración Imprimir títulos.
El formato condicional, las escalas de color, las barras de datos y los conjuntos de iconos se representan en el PDF si la configuración de impresión incluye salida en color. Verifique el PDF en el modo de vista previa de impresión para confirmar que los colores del formato condicional se imprimen correctamente y proporcionan suficiente contraste para facilitar la lectura. Una escala de colores verde, amarillo y rojo que se ve clara en la pantalla puede imprimirse como tonos de gris indistinguibles en una impresora monocromática. Para archivos PDF destinados a impresión, pruebe una página en color en la impresora de destino antes de realizar la exportación completa de la hoja de cálculo.
Agregar títulos de impresión para hojas de cálculo de varias páginas
Para hojas de cálculo que abarcan varias páginas, repetir la fila del encabezado en cada página garantiza que los lectores sepan qué columna es cuál. En la pestaña Diseño de página, haga clic en Imprimir títulos. En la pestaña Hoja del cuadro de diálogo, configure Filas para que se repitan en la parte superior de la fila o filas que contienen encabezados de columna. Estas filas se imprimen en la parte superior de cada página del PDF.
Los títulos impresos son la configuración más importante para los archivos PDF de hojas de cálculo de varias páginas. Una hoja de cálculo de 10 páginas sin encabezados repetidos es ilegible porque el lector debe volver a la página 1 para recordar qué contiene la columna F. La misma hoja de cálculo con encabezados repetidos se autodocumenta en cada página. Unos segundos para configurar los títulos impresos marcan la diferencia entre un PDF utilizable y uno frustrante.