Abres un PDF en tu computadora y el documento se ve exactamente como lo pretendía el diseñador. Cada encabezado está en la fuente de marca correcta. El cuerpo del texto es nítido y legible. Los subtítulos utilizan el tipo de letra preciso especificado en la guía de estilo. Envías el archivo a la impresora. Las páginas salen de la impresora y algo anda mal. Los títulos han pasado a Arial. El cuerpo del texto se ve diferente, ligeramente más ancho o más estrecho que antes. El espacio entre líneas ha cambiado. Las fuentes que estaban presentes en la pantalla no llegaron al papel. El documento que usted diseñó y el documento que produjo la impresora son documentos visiblemente diferentes.
Este problema, las fuentes que cambian o desaparecen cuando se imprime un PDF, es uno de los fallos de representación de PDF más comunes y visibles. Ocurre porque las fuentes utilizadas en el documento no estaban incrustadas correctamente en el archivo PDF y la impresora no tiene esas fuentes instaladas. La visualización de la pantalla utilizó fuentes alternativas con éxito. La impresora no pudo y el resultado es un documento con un aspecto incorrecto. Comprender la incrustación de fuentes, cómo verificarla y cómo arreglarla cuando falta evita que esto suceda en los documentos que usted crea o distribuye.
Según la PDF Association, las fallas en la incrustación de fuentes son la causa más común de diferencias en la representación de PDF entre dispositivos y afectan aproximadamente al 22 por ciento de los archivos PDF creados fuera del software de diseño profesional (PDF Association, "Font Handling in PDF Documents", 2024).
Por qué faltan fuentes durante la impresión
Cuando se crea un PDF, el software que lo genera tiene una opción: incrustar las fuentes utilizadas en el documento dentro del propio archivo PDF, o hacer referencia a las fuentes por su nombre y confiar en el sistema que abre el archivo para proporcionarlas. Las fuentes incrustadas viajan con el PDF. Dondequiera que vaya el archivo, las fuentes van con él. Las fuentes a las que se hace referencia dependen de que el sistema del destinatario tenga instaladas esas fuentes exactas. Si el destinatario no tiene la fuente, el lector de PDF debe sustituirla por una fuente diferente. La sustitución cambia el ancho de los caracteres, el interlineado y la apariencia visual general del documento.
La pantalla y la impresora manejan la sustitución de fuentes de manera diferente. Un renderizador de pantalla puede encontrar una coincidencia cercana para una fuente faltante y mostrar el documento de una manera que parezca aceptable. Un controlador de impresora puede tener un conjunto más limitado de fuentes alternativas y producir resultados que se ven notablemente diferentes. El estado de incrustación Fuentes PDF determina si el documento se imprime de manera consistente en todos los dispositivos.
Comprobar la incrustación de fuentes antes de imprimir
Abra el PDF en cualquier lector que muestre las propiedades del documento. Navegue a la pestaña Fuentes. Cada fuente utilizada en el documento aparece con su estado de incrustación. El estado debe mostrar Incrustado o Subconjunto incrustado para cada fuente. Si alguna fuente aparece como no incrustada, esa fuente se sustituirá cuando el documento se imprima en un sistema sin ella. La verificación tarda unos segundos e identifica el problema antes de que falle el trabajo de impresión.
La siguiente tabla resume los estados de incrustación de fuentes comunes y lo que significan para la impresión.
| Estado | Qué significa | Comportamiento de impresión |
|---|---|---|
| Incorporado | El archivo de fuente completo está incluido en el PDF. Todos los personajes están disponibles. | Imprime correctamente en cualquier impresora. No se produce ninguna sustitución |
| Subconjunto integrado | Sólo se incrustan los caracteres realmente utilizados en el documento. Suficiente para una visualización e impresión correctas | Imprime correctamente. Todos los personajes usados están disponibles. Los caracteres que faltan son aquellos que no están presentes en el documento. |
| No integrado | Se hace referencia a la fuente por su nombre, pero no se incluye. El sistema debe proporcionarlo. | La impresora sustituirá una fuente alternativa. La salida se verá diferente a la visualización en pantalla. |
| Subconjunto (sin incrustación) | Parece integrado, pero las restricciones de licencia impiden la integración completa. Puede imprimir parcialmente correctamente | Los resultados varían según la impresora. Algunos caracteres pueden imprimirse correctamente, otros pueden sustituirse |
Arreglar las fuentes que faltan antes de imprimir
Si el PDF se creó a partir de un documento fuente que usted controla, como un archivo de Word o un documento de Google, regrese al origen y vuelva a exportarlo con la incrustación de fuentes habilitada. En Microsoft Word, las opciones de exportación de PDF incluyen una casilla de verificación denominada Incrustar fuentes en el archivo. En Google Docs, las fuentes se incrustan automáticamente. En software de diseño como InDesign, el cuadro de diálogo de exportación incluye configuraciones explícitas de incrustación de fuentes. La reexportación con la incrustación habilitada produce un PDF que se imprime correctamente en cualquier impresora.
Si no tiene acceso al documento fuente, convierta el PDF a un formato que fuerce la inclusión de fuentes. Convertir el PDF a formato PDF/A, que requiere que todas las fuentes estén incrustadas, resuelve el problema. La conversión de PDF Printing a PDF/A tarda unos segundos y produce un archivo listo para imprimir. La plataforma WukongPDF PDF Tools admite la conversión PDF/A que incorpora todas las fuentes y garantiza una impresión uniforme.
Imprimir como imagen como último recurso
Si no se puede resolver la incrustación de fuentes y el documento debe imprimirse inmediatamente, imprima el PDF como una imagen. Esta opción está disponible en la configuración avanzada de la mayoría de los cuadros de diálogo de impresión. La impresora representa cada página como una imagen de alta resolución en lugar de interpretar las fuentes. El resultado será visualmente correcto porque la imagen captura exactamente la apariencia de la pantalla. La desventaja es que el texto no será tan nítido como una fuente impresa correctamente y el trabajo de impresión será más lento porque la representación de imágenes requiere más recursos que la representación de fuentes. Utilice este método cuando la velocidad y la nitidez sean secundarias a la corrección.
El enfoque PDF Tools prioriza la impresión desde archivos PDF correctamente incrustados. La impresión como imagen es una alternativa, no un flujo de trabajo estándar. El tiempo invertido en verificar y corregir la incrustación de fuentes se amortiza con cada impresión posterior de ese documento.
Cómo funciona la sustitución de fuentes durante la impresión
Cuando un lector de PDF encuentra una referencia de fuente que no puede resolver, activa un algoritmo de sustitución. El algoritmo busca en el directorio de fuentes del sistema una fuente con un nombre coincidente. Si no existe una coincidencia exacta, busca una fuente con métricas similares: ancho de carácter, altura x, longitudes ascendentes y descendentes. La sustitución es invisible para el usuario excepto en sus efectos: el texto se redistribuye porque la nueva fuente tiene diferentes anchos de caracteres, los saltos de línea cambian y el carácter visual del documento cambia. La sustitución es determinista. La misma fuente faltante en el mismo sistema siempre produce la misma sustitución. El problema es que diferentes sistemas tienen diferentes fuentes disponibles, por lo que la sustitución en la pantalla puede diferir de la sustitución en la impresora.
Comprender este mecanismo explica por qué la incrustación de fuentes es la única solución confiable. Las fuentes incrustadas hacen innecesario el algoritmo de sustitución. La fuente viaja con el PDF y el lector utiliza la versión integrada independientemente de las fuentes instaladas en el sistema. La confiabilidad PDF Printing que proviene de la incrustación de fuentes es la diferencia entre un documento que se ve igual en todas partes y uno que se ve diferente en cada dispositivo.
Prevención de problemas de fuentes en el momento de la creación del documento
La solución más eficaz para las fuentes que faltan durante la impresión es evitar errores de incrustación de fuentes cuando se crea el PDF por primera vez. Al exportar un documento a PDF desde cualquier aplicación de creación, busque la configuración de incrustación de fuentes en el cuadro de diálogo de exportación. En Microsoft Word, la configuración tiene la etiqueta "Incrustar fuentes en el archivo". y aparece debajo de las opciones de PDF. En LibreOffice, se encuentra en las opciones de exportación de PDF como "Incrustar fuentes". En Google Docs, las fuentes se incrustan automáticamente al exportar a PDF. La casilla de verificación tarda un segundo en marcarse y evita todos los problemas de impresión relacionados con las fuentes que se describen en este artículo.
Para los documentos que recibe en lugar de crear, verificar el estado de incrustación de fuentes debería convertirse en un hábito antes de imprimir. Abra las propiedades del documento, verifique la pestaña Fuentes y verifique el estado de incrustación. Si faltan fuentes, comuníquese con el remitente y solicite una versión con fuentes incrustadas. Es posible que el remitente no sepa que su configuración de exportación omitió la incrustación de fuentes. Un mensaje rápido le ahorra tiempo de resolución de problemas y produce un mejor resultado impreso para todos los que manipulan el documento. WukongPDF preserva la incrustación de fuentes a través de operaciones de procesamiento, por lo que un PDF incrustado correctamente permanece incrustado correctamente después de la compresión, fusión o conversión.