Diseñas una presentación utilizando una fuente distintiva que es fundamental para la identidad de tu marca. Las diapositivas se ven perfectas en tu computadora. Exportas a PDF y lo envías a la imprenta. La impresora abre el archivo y le dice: "Faltan las fuentes". Tus títulos aparecen en Arial. El texto del cuerpo está en Times New Roman. No podemos imprimir esto”. Las fuentes que seleccionó cuidadosamente no estaban incrustadas en el PDF. El sistema de la impresora sustituyó las fuentes predeterminadas que tenía disponibles.
Incrustar fuentes en una exportación de PPT a PDF garantiza que el documento se muestre e imprima correctamente en cualquier sistema, independientemente de las fuentes instaladas. Los datos de la fuente viajan con el PDF. La impresora ve exactamente lo que usted ve.
Cómo funciona la incrustación de fuentes en PowerPoint
Cuando PowerPoint exporta a PDF, puede incluir una copia de cada fuente utilizada en la presentación. Los datos de fuente incrustados contienen las formas de los caracteres de cada letra, número y símbolo que aparece en las diapositivas. Cuando el PDF se abre en un sistema que no tiene la fuente instalada, el visor utiliza la copia incrustada. El texto se representa correctamente. La incrustación de fuentes es lo que hace que un PDF sea portátil entre sistemas.
No todas las fuentes se pueden incrustar. Algunas fuentes comerciales tienen restricciones de licencia que impiden la incrustación. PowerPoint respeta estas restricciones y no incrustará una fuente que no tenga licencia para incrustar. Antes de diseñar una presentación en torno a una fuente, verifique sus permisos de incrustación. En Windows, abra la carpeta Fuentes, haga clic con el botón derecho en la fuente, seleccione Propiedades y busque "Inserción de fuentes". Si dice "Instalable" o "Editable" se puede incrustar. Si dice "Vista previa/Imprimir" o "Restringido" no puede.
Habilitar la incrustación de fuentes en la exportación de PDF
En PowerPoint, vaya a Archivo, Guardar como, elija PDF. Haga clic en el botón Opciones. En "Incluir información no imprimible" marque "Propiedades del documento". Más importante aún, busque una opción etiquetada como "Cumple con ISO 19005-1 (PDF/A)". Al marcar esta casilla se obliga a PowerPoint a incrustar todas las fuentes y producir un archivo compatible con PDF/A. PDF/A es el estándar de archivo que garantiza la incrustación de fuentes y la fidelidad del documento a largo plazo.
El conversor de PowerPoint a PDF de WukongPDF incorpora automáticamente todas las fuentes en la salida. Cargue el archivo .pptx y el convertidor generará un PDF con la fuente completa incrustada. No hay configuraciones para verificar. No hay problemas de licencia para navegar. El PDF de salida se muestra correctamente en cualquier sistema.
Verificación de la incrustación de fuentes después de la exportación
Abra el PDF exportado en Adobe Acrobat. Vaya a Archivo, Propiedades, Fuentes. La lista muestra todas las fuentes del documento. Junto al nombre de cada fuente, busque la opción "Incrustada". o "Subconjunto integrado". "Integrado" significa que se incluye la fuente completa. "Subconjunto integrado" significa que sólo se incluyen los caracteres realmente utilizados, lo cual es suficiente para una visualización correcta. Si alguna fuente no muestra ninguna etiqueta, no está incrustada y será sustituida en los sistemas que no la tengan.
Las Fuentes PDF que están incrustadas también afectan el tamaño del archivo. Cada fuente incrustada agrega de 50 a 200 KB. Una presentación con cuatro fuentes personalizadas puede agregar 500 KB al PDF. Esta es una compensación aceptable para la garantía de una visualización correcta. Los pocos cientos de kilobytes valen mucho más que el riesgo de que una tirada se arruine por la sustitución de fuentes.
Manejo de fuentes que no se pueden incrustar
Si una fuente no se puede incrustar debido a restricciones de licencia, reemplácela con una alternativa incrustable antes de exportarla. Todas las fuentes de Google son integrables y ofrecen una amplia selección de tipos de letra profesionales. Las fuentes de Adobe incluidas con las suscripciones a Creative Cloud se pueden integrar para uso impreso y digital. El pequeño compromiso de diseño de cambiar a una fuente incrustable es mucho menos dañino que el compromiso mayor de sustituir las fuentes de manera impredecible en el momento de la impresión. La salida PDF Printing con fuentes incrustadas es la única forma confiable de garantizar que lo que diseñó sea lo que se imprima. Una estrategia práctica de gestión de fuentes para presentaciones: mantenga una lista de fuentes incrustables aprobadas para su organización. La lista incluye fuentes con licencia para incrustar y que producen resultados consistentes en todos los formatos de salida de destino. Los diseñadores y creadores de contenido seleccionan de esta lista al crear presentaciones. La lista elimina el descubrimiento de último momento de que una fuente cuidadosamente elegida no se puede incrustar y debe ser reemplazada. Revise la lista anualmente a medida que cambien las licencias de fuentes y estén disponibles nuevas fuentes integrables. Este enfoque proactivo transforma la incrustación de fuentes de un paso de solución de problemas a una restricción de diseño que produce resultados confiables desde el principio. Al enviar un PDF de presentación a una impresora comercial, comunique la lista de fuentes junto con el archivo. Hágales saber qué fuentes están incrustadas y cuáles no. Si no se pudieron incrustar algunas fuentes, la impresora puede verificar si esas fuentes en su sistema antes de imprimir el trabajo. Un correo electrónico rápido que enumera las fuentes del documento evita que la impresora descubra una fuente faltante a mitad de producción. Incluya los nombres de las fuentes exactamente como aparecen en el panel Fuentes del PDF, ya que los nombres de las fuentes pueden diferir entre plataformas. Este paso de comunicación dura un minuto y elimina la causa más común de retrasos en la producción de impresión relacionados con problemas con las fuentes. Para presentaciones que se imprimirán a gran escala, como carteles de conferencias o pancartas de ferias comerciales, la incrustación de fuentes es aún más crítica porque las fuentes se rasterizarán a resoluciones mucho más altas que las de una impresora de oficina estándar. Una fuente faltante que sería sustituida aceptablemente en 12 puntos en papel de carta se vuelve notoriamente incorrecta cuando se representa en 200 puntos en una pancarta de 6 pies. Los datos de fuente incrustados garantizan una representación correcta a cualquier escala.