Diseñas una presentación en formato panorámico 16:9. Cada diapositiva llena la pantalla perfectamente. Exportas a PDF y cada diapositiva tiene una franja blanca en la parte superior e inferior, como una película en formato buzón. O diseñas en 4:3 y el PDF agrega barras a la izquierda y a la derecha. El contenido de la diapositiva está ahí, pero los márgenes adicionales hacen que las diapositivas parezcan pequeñas, distantes y poco profesionales. Esto sucede porque PowerPoint y el tamaño de página PDF utilizan diferentes proporciones.
Exportar PPT a PDF sin márgenes no deseados requiere que el tamaño de la diapositiva y el tamaño de la página PDF coincidan. Cuando coinciden, la diapositiva llena la página de borde a borde. Cuando no es así, el visor de PDF agrega márgenes para ajustar la diapositiva dentro de las dimensiones de la página, creando el efecto de buzón o buzón.
Comprender el problema de discrepancia en la relación de aspecto
Las diapositivas de PowerPoint tienen un tamaño personalizado, establecido en Diseño, Tamaño de diapositiva. Los tamaños comunes son Pantalla ancha de 13,333 por 7,5 pulgadas (16:9) y Estándar de 10 por 7,5 pulgadas (4:3). Las páginas PDF tienen de forma predeterminada Carta de 8,5 por 11 pulgadas o A4 de 8,27 por 11,69 pulgadas. Ni Carta ni A4 coinciden con ninguna relación de aspecto de PowerPoint. La letra es aproximadamente 1:1,29. 16:9 es 1:1,78. Exportar una diapositiva 16:9 a un PDF de tamaño Carta inevitablemente produce barras blancas.
La solución es establecer el tamaño de la página PDF para que coincida exactamente con las dimensiones de la diapositiva. Este no es el valor predeterminado en PowerPoint porque el valor predeterminado supone que desea un documento imprimible en papel estándar. Para la visualización en pantalla, hacer coincidir el tamaño de la diapositiva produce diapositivas de borde a borde que se ven exactamente como la presentación en modo de presentación de diapositivas.
Cómo exportar PowerPoint a PDF con páginas de tamaño diapositiva
Vaya a Archivo, Guardar como, elija PDF. Haga clic en el botón Opciones. En "Publicar qué", seleccione Diapositivas. En el mismo cuadro de diálogo, busque la opción "Diapositivas de marco" casilla de verificación y desmárquela. Esto evita que PowerPoint agregue un borde fino alrededor de cada diapositiva. Más importante aún, vaya a Diseño, Tamaño de diapositiva, Tamaño de diapositiva personalizado antes de exportar. Tenga en cuenta el ancho y alto exactos de sus diapositivas. Al exportar a PDF a través de WukongPDF, especifique estas dimensiones como el tamaño de la página de salida. La herramienta configura la página PDF para que coincida con las dimensiones de la diapositiva, eliminando los márgenes.
El conversor de PowerPoint a PDF detecta automáticamente las dimensiones de la diapositiva y establece el tamaño de la página PDF para que coincida. Cargue el archivo .pptx y la conversión producirá un PDF donde cada diapositiva llena la página por completo. Sin márgenes adicionales. Sin buzones. El resultado parece idéntico a la presentación en la vista de presentación de diapositivas.
Tratar con tamaños de diapositivas mixtos en una sola presentación
Algunas presentaciones mezclan tamaños de diapositivas porque las diapositivas se importaron de diferentes fuentes. Cuando los tamaños de las diapositivas varían, la exportación de PDF debe elegir un tamaño de página. El resultado es que la mayoría de las diapositivas parecen correctas y las diapositivas atípicas tienen márgenes. El mejor enfoque es estandarizar todas las diapositivas al mismo tamaño antes de exportar. Vaya a Diseño, Tamaño de diapositiva y seleccione un tamaño estándar. PowerPoint ofrece escalar el contenido para que se ajuste. Acepta esto. Las diapositivas se ajustarán. Revise las diapositivas ajustadas para detectar cualquier contenido que haya sido distorsionado o reposicionado por la escala.
Si no es posible estandarizar porque algunas diapositivas tienen tamaños intencionalmente diferentes, exporte cada grupo de tamaños por separado. Agrupe todas las diapositivas 16:9 en una sola presentación y expórtelas. Agrupe todas las diapositivas 4:3 en otra y expórtelas por separado. Luego combine los archivos PDF, aceptando que el tamaño de la página cambiará en el punto de transición. La alternativa, forzar todas las diapositivas a un tamaño de página, creará márgenes en algunas diapositivas sin importar el tamaño que elija.
Ajustar los márgenes para impresión versus visualización en pantalla
Cuando se imprima el PDF, es deseable tener algún margen. Una diapositiva que se extiende hasta el borde del papel requiere una impresora capaz de imprimir sin bordes, algo que la mayoría de las impresoras de oficina no admiten. La impresora recortará los bordes de la diapositiva. Para archivos PDF impresos, agregue un pequeño margen de 0,25 a 0,5 pulgadas para tener en cuenta el área no imprimible de la impresora. La opción de exportación PDF Printing de WukongPDF incluye una configuración de margen para una salida optimizada para impresión.
Para archivos PDF que solo aparecen en pantalla, se prefiere la exportación sin márgenes. La PDF Export que llena la pantalla brinda al lector la experiencia más cercana a ver la presentación en vivo. Esto es particularmente importante para portafolios, presentaciones de diseño y cualquier documento donde la composición visual de cada diapositiva sea parte integral del mensaje. Una diapositiva con barras blancas alrededor parece un borrador. La misma diapositiva que llena la pantalla parece un producto terminado.
Después de exportar, abra el PDF y verifique el resultado. Cada diapositiva debe llenar su página. Haga zoom al 100% y verifique que el contenido cerca de los bordes de las diapositivas no esté recortado. Si las diapositivas tienen colores de fondo o imágenes que se extienden hasta el borde, confirme que lleguen al borde de la página en el PDF. Un desplazamiento rápido por todas las diapositivas confirma que la configuración de exportación produjo el resultado deseado.
Para presentaciones con fondos oscuros y texto claro, la exportación sin márgenes es especialmente importante porque los márgenes blancos crean un marco duro alrededor de la diapositiva oscura, lo que hace que la presentación parezca una colección de capturas de pantalla en lugar de un documento preparado profesionalmente. El contraste entre la diapositiva oscura y el margen blanco atrae la atención del lector hacia el borde de la página en lugar de hacia el contenido. La exportación sin márgenes a un tamaño de página que coincida con las dimensiones de la diapositiva produce diapositivas oscuras de borde a borde que parecen idénticas a la presentación en modo de pantalla completa.
Cuando envíe el PDF a una imprenta para su salida física, infórmeles que el tamaño de la página coincide con las dimensiones de la diapositiva, no con el papel estándar. Proporcione las dimensiones exactas. Las imprentas pueden manejar tamaños de página personalizados, pero necesitan saberlo antes de comenzar el trabajo. Sorprender a una impresora con un tamaño de página no estándar puede provocar retrasos o resultados incorrectos.
Una verificación adicional después de la exportación sin márgenes: verifique que el contenido cerca de los bordes de la diapositiva, como números de página, logotipos o texto de pie de página, no esté recortado. Si sus diapositivas tienen contenido en el área del pie de página que se extiende hasta el final, una exportación sin márgenes podría recortar los 0,1 pulgadas inferiores debido a cómo el procesador de PDF maneja el límite de la página. Pruebe exportando primero una diapositiva y revisando los bordes con un zoom del 200% antes de exportar la presentación completa.