Exporta una hoja de cálculo de Excel a PDF y el resultado parece una captura de pantalla de la interfaz de Excel. Cada celda tiene un borde gris tenue. Las letras de las columnas (A, B, C) y los números de las filas (1, 2, 3) aparecen en la parte superior e izquierda. Afortunadamente, la barra de fórmulas y las pestañas de hojas están ausentes, pero las líneas de cuadrícula y los encabezados hacen que el PDF parezca datos sin procesar en lugar de un informe terminado. Quiere que los datos luzcan limpios y profesionales, no como una hoja de cálculo sin terminar.
La eliminación de líneas de cuadrícula, encabezados y formatos de celda no deseados antes de exportar Excel a PDF produce un resultado limpio y profesional. Los datos se sostienen por sí solos. El ruido visual de la interfaz de la hoja de cálculo desapareció. El PDF parece un informe, no un volcado de datos.
Eliminar líneas de cuadrícula
Las líneas de cuadrícula son líneas grises tenues que separan las celdas en la pantalla. Son una ayuda visual para trabajar en Excel, no bordes de celda reales. De forma predeterminada, las líneas de cuadrícula se imprimen y aparecen en archivos PDF. Vaya a la pestaña Diseño de página. En el grupo Opciones de hoja, desmarque "Ver" en Líneas de cuadrícula para ocultarlas en la pantalla. Desmarque "Imprimir" en Líneas de cuadrícula para evitar que aparezcan en el PDF. Las dos configuraciones son independientes. Puede ver las líneas de cuadrícula mientras trabaja y suprimirlas solo en la salida impresa o PDF.
Las líneas de cuadrícula son diferentes de los bordes de las celdas, en los que se aplica formato a celdas específicas. Si su hoja de cálculo tiene bordes alrededor de ciertas celdas para organización visual, esos bordes aún se imprimirán incluso cuando se supriman las líneas de la cuadrícula. Los bordes son un formato intencional. Las líneas de cuadrícula son ayudas de interfaz. Comprender esta distinción le ayudará a controlar exactamente qué líneas aparecen en el PDF.
Eliminar encabezados de filas y columnas
Los números de fila y las letras de las columnas son A, B, C y 1, 2, 3 que enmarcan la hoja de cálculo. Son esenciales para trabajar en Excel y casi nunca apropiados en un PDF. Vaya a Diseño de página, Opciones de hoja. Desmarque "Imprimir" bajo Títulos. Los números de fila y las letras de las columnas desaparecen del PDF. Las celdas de datos permanecen en sus posiciones. El marco visual alrededor de la hoja de cálculo ha desaparecido.
Para hojas de cálculo que se utilizarán como tablas de referencia donde el lector necesita ubicar celdas específicas por dirección, deje los encabezados. Un PDF de una matriz de precios donde se le dice al lector "consulte la celda D12 para conocer su tarifa". necesita que las letras de las columnas y los números de las filas estén visibles. Para la mayoría de los demás usos, los títulos son un desorden visual que el lector no necesita.
Limpiar el formato de celda antes de exportar
El formato de celda que tiene sentido en la pantalla puede parecer desordenado en un PDF. Los colores de relleno de fondo que ayudan a distinguir filas en la pantalla pueden imprimirse como bloques oscuros que oscurecen el texto, especialmente en impresoras en blanco y negro. El formato condicional que resalta celdas según los valores puede producir un PDF colorido pero difícil de leer.
Revise la hoja de cálculo en Vista previa de impresión antes de exportar. Vaya a Archivo, Imprimir. La vista previa muestra exactamente cómo se verá el PDF. Si los colores de fondo son demasiado oscuros, elimine el relleno o aclarelo. Si los colores de fuente son demasiado claros sobre un fondo blanco después de eliminar los rellenos, oscurézcalos. El modo PDF Printing de WukongPDF respeta todas las configuraciones de formato de Excel. Lo que ve en la Vista previa de impresión es lo que obtiene en el PDF.
Establecer un valor predeterminado limpio para futuras exportaciones
Cree una plantilla de Excel con líneas de cuadrícula y encabezados ya deshabilitados y con un formato de celda limpio aplicado. Guárdelo como su plantilla de libro de trabajo predeterminada. Cada nueva hoja de cálculo que cree comienza a partir de esta plantilla limpia. La configuración predeterminada produce archivos PDF limpios sin configuración por documento. La Exportación PDF de una plantilla limpia está lista para compartir sin necesidad de limpieza adicional.
Después de exportar, abra el PDF y verifique el resultado. Compruebe que no haya líneas de cuadrícula ni encabezados. Confirme que el formato de celda parezca apropiado en el contexto del PDF. Los datos deben ser limpios, legibles y profesionales. La interfaz de la hoja de cálculo debe ser invisible. La información debe ser lo único que vea el lector. Un descuido común al limpiar el formato de Excel para exportar PDF: celdas fusionadas. Las celdas combinadas que se ven bien en la pantalla pueden provocar un comportamiento inesperado en el PDF, como que aparezcan bordes donde los límites de combinación caen en los saltos de página. Antes de exportar, revise la hoja de cálculo en busca de celdas combinadas cerca de los límites de la página. Separelos y use la alineación Centrar a través de la selección en su lugar, lo que produce el mismo efecto visual sin las complicaciones estructurales. Centrar en la selección se encuentra en el cuadro de diálogo Formato de celdas en la pestaña Alineación, menú desplegable Horizontal. Es funcionalmente idéntico a Fusionar y Centrar para fines de visualización, pero no crea los problemas estructurales que introducen las celdas fusionadas durante la impresión y la exportación de PDF. Otro elemento de formato que se debe revisar antes de exportar el PDF: el relleno de celdas y el ajuste de texto. Las celdas con texto ajustado que se ven bien en la pantalla pueden truncarse en el PDF si la altura de la fila se configuró manualmente en lugar de ajustarse automáticamente. Seleccione todas las filas, haga doble clic en el límite de una fila para ajustar automáticamente la altura. Esto garantiza que cada línea de texto ajustado sea completamente visible en la salida PDF. Para hojas de cálculo con filas o columnas ocultas que contienen cálculos de respaldo, verifique que los datos ocultos estén realmente ocultos en el PDF. El comportamiento predeterminado de Excel es excluir filas y columnas ocultas de la impresión y exportación de PDF, pero esto se puede anular en el cuadro de diálogo Configurar página. Verifique la pestaña Hoja en Configurar página y confirme que el contenido oculto no esté configurado para imprimir. De lo contrario, su PDF limpio puede contener filas de cálculos intermedios que el lector nunca debió ver. Es funcionalmente idéntico a Fusionar y Centrar para fines de visualización, pero no crea los problemas estructurales que introducen las celdas fusionadas durante la impresión y la exportación de PDF.