Un libro de Excel contiene varias hojas. Un tablero con gráficos. Una hoja de datos con miles de filas. Una hoja de notas con comentarios. Cuando exporta el libro completo a PDF, cada hoja pasa a formar parte del resultado. El PDF contiene páginas de imágenes de gráficos, páginas de tablas de datos que se desplazan hacia el borde derecho y páginas de notas que nunca debieron distribuirse. El destinatario recibe todo. Los datos relevantes están enterrados en contenido irrelevante.
El uso del Área de impresión de Excel para controlar lo que aparece en la salida PDF resuelve este problema. Usted define exactamente qué celdas y en qué hojas se deben incluir. Todo lo que esté fuera del área de impresión está excluido. El PDF contiene solo lo que usted especificó. Esta guía cubre cómo configurar áreas de impresión en Excel para una salida PDF limpia y específica.
La conversión de Excel a PDF utilizando áreas de impresión produce resultados que contienen exactamente el contenido que el destinatario necesita. Ni más ni menos.
Configuración de áreas de impresión en Excel
Seleccione las celdas que desea incluir en el PDF. Vaya a la pestaña Diseño de página. Haga clic en Área de impresión y luego en Establecer área de impresión. El rango seleccionado es ahora el único contenido que aparecerá cuando imprima o exporte a PDF. Puede configurar diferentes áreas de impresión en diferentes hojas. El área de impresión de cada hoja es independiente. También puede configurar varias áreas de impresión en la misma hoja manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras selecciona rangos antes de configurar el área de impresión. Cada rango se imprime en una página separada.
Después de configurar las áreas de impresión, use Vista previa de impresión para verificar lo que aparecerá en el PDF. Ajuste el ancho de las columnas, la altura de las filas y los saltos de página según sea necesario. La vista previa de PDF Printing muestra exactamente lo que contendrá el PDF.
Exportar a PDF con áreas de impresión aplicadas
Vaya a Archivo, Exportar y elija Crear PDF. En las opciones de exportación, asegúrese de que la configuración de qué publicar esté establecida en Hojas activas o Libro completo, dependiendo de si desea exportar solo la hoja actual o todas las hojas. Las áreas de impresión que definiste controlan lo que aparece en cada hoja. Las hojas sin un área de impresión definida exportan todo su contenido, que puede no ser el que usted desea. Establezca áreas de impresión en cada hoja que se exportará.
WukongPDF no crea archivos PDF directamente desde Excel. La conversión de Excel a PDF se realiza en Excel. WukongPDF procesa el PDF resultante para comprimirlo, fusionarlo u otras operaciones posteriores a la exportación.
Limpieza y gestión de áreas de impresión
Las áreas de impresión persisten en el archivo de Excel. La próxima vez que imprima o exporte, se utilizará la misma área de impresión. Si necesita exportar un rango diferente, primero borre el área de impresión existente. Vaya a Diseño de página, Área de impresión, Borrar área de impresión. Establezca una nueva área de impresión para la nueva exportación. El flujo de trabajo PDF Export debe incluir la verificación del área de impresión antes de cada exportación.
Para exportaciones recurrentes, como un informe mensual, guarde el archivo Excel con las áreas de impresión ya configuradas. Cada mes, actualice los datos dentro de las áreas de impresión existentes y expórtelos. La configuración se realiza una vez.
Configuración de títulos de impresión para exportaciones de varias páginas
Cuando el área de impresión abarque varias páginas, configure los títulos de impresión para que repitan las filas o columnas del encabezado en cada página. En la pestaña Diseño de página, haga clic en Imprimir títulos. Seleccione las filas para repetir en la parte superior de cada página y las columnas para repetir a la izquierda. Los encabezados proporcionan contexto para los datos que abarcan páginas.
Después de configurar los títulos de impresión, use Vista previa de impresión para verificar que los encabezados aparezcan en cada página. La exportación de Excel a PDF con títulos impresos produce resultados navegables y autodocumentados en cada página.
Escalar las áreas de impresión para ajustarlas al ancho de la página
Una hoja de cálculo ancha que se extiende más allá del ancho de la página se puede escalar para ajustarla. En la pestaña Diseño de página, establezca el ancho en 1 página. Excel escala el contenido horizontalmente para que quepa dentro de los márgenes de la página. La escala se aplica sólo a la impresión y exportación de PDF. Los datos de la hoja de trabajo no cambian.
La escala PDF Printing para hojas de cálculo anchas garantiza que no se corte ninguna columna. La desventaja es que el contenido escalado puede ser más pequeño y más difícil de leer. Utilice la escala cuando la visibilidad de la columna sea más importante que el tamaño del texto.
Manejo de filas y columnas ocultas en áreas de impresión
Las filas y columnas ocultas en Excel están excluidas del área de impresión de forma predeterminada. Si su área de impresión incluye filas ocultas que deberían aparecer en el PDF, muéstrelas antes de exportar. Si las filas ocultas contienen datos que no deberían aparecer, déjelas ocultas. El área de impresión define el rango de celdas. El estado oculto determina si aparecen celdas dentro de ese rango.
Después de exportar, verifique que el PDF muestre todos los datos deseados y excluya todos los datos ocultos. La exportación de Excel a PDF con áreas de impresión y filas ocultas requiere verificación tanto de lo que aparece como de lo que no.
Exportación de múltiples áreas de impresión como páginas PDF separadas
Si define varias áreas de impresión en la misma hoja, cada una se imprime en una página separada en el PDF. La primera área de impresión aparece en la página uno. El segundo en la página dos. El orden de las áreas de impresión en el PDF coincide con el orden en que las definió. Organice las áreas de impresión en la secuencia de páginas deseada antes de exportar.
La exportación multiárea PDF Printing es útil para extraer rangos de datos específicos de una hoja de trabajo grande sin incluir la hoja completa. Cada área de impresión se convierte en una página de salida enfocada.
Incluir hojas de gráficos en las exportaciones del área de impresión
Los libros de Excel pueden contener hojas de gráficos, que son gráficos de hoja completa separados de las hojas de cálculo de datos. Las hojas de gráficos se incluyen en las exportaciones de PDF de forma predeterminada si elige exportar el libro completo. Para incluir una hoja de gráfico junto a las hojas de trabajo del área de impresión, asegúrese de que el alcance de la exportación incluya todas las hojas.
Revise cada hoja de gráfico antes de exportar. Los gráficos que se ven correctos en la pantalla pueden tener diferentes dimensiones cuando se procesan en PDF. La exportación de gráficos Excel a PDF requiere la misma área de impresión y atención de escala que las hojas de trabajo de datos.
Configuración de una orientación de página coherente en todas las áreas de impresión
Cuando diferentes áreas de impresión en diferentes hojas usan diferentes orientaciones, el PDF de salida tendrá páginas mixtas verticales y horizontales. Para una presentación profesional, estandarice la orientación. Todo retrato o todo paisaje es mejor que mixto. Establezca la orientación por hoja en la pestaña Diseño de página antes de exportar.
La coherencia de la orientación PDF Printing es una decisión de presentación. Las orientaciones mixtas son aceptables para informes con muchos datos donde algunas tablas realmente necesitan orientación horizontal. Para documentos orientados al cliente, se prefiere una orientación uniforme.