Su documento de Word tiene una tabla de contenido, referencias cruzadas a figuras y secciones, notas a pie de página que enlazan entre sí e hipervínculos a sitios web externos. Lo exporta a PDF, abre el resultado y hace clic en una referencia cruzada que dice "Consulte la Sección 3.2 en la página 14". No pasa nada. La referencia es texto muerto. La estructura en la que se puede hacer clic y que hizo que el documento de Word fuera fácil de navegar no sobrevivió a la conversión.
Las referencias cruzadas, los hipervínculos y las entradas de la tabla de contenido pueden sobrevivir a la conversión de Word a PDF, pero sólo cuando se habilitan las configuraciones de exportación correctas y el documento utiliza las funciones integradas de Word en lugar de soluciones manuales. La diferencia entre un PDF donde cada referencia es un enlace funcional y uno donde cada referencia es texto inactivo se reduce a un puñado de configuraciones que tardan unos segundos en verificar.
El principio básico: utilizar las funciones integradas de Word, no el formato manual
Cada característica de Word que crea un enlace en el que se puede hacer clic durante la conversión de Word a PDF depende de que el documento utilice las herramientas automatizadas de Word en lugar de la entrada de texto manual. Una tabla de contenido creada con Insertar, Tabla de contenido se exportará como entradas en las que se puede hacer clic. Una tabla de contenido escrita manualmente como texto sin formato se exportará como texto inactivo. Las referencias cruzadas se insertan mediante Insertar. Las referencias cruzadas se exportarán como enlaces en los que se puede hacer clic. El texto que usted escribió manualmente como "Ver página 14" se exportará como texto inactivo porque Word no tiene forma de saber que se supone que es una referencia.
Este principio se extiende a todos los elementos de navegación. Utilice Insertar, Hipervínculo para URL externas en lugar de escribir "www.ejemplo.com" como texto sin formato y confiando en el formato automático de Word para que parezca un enlace. Utilice Insertar, Marcar para crear puntos de anclaje para la navegación interna. Utilice los estilos de título integrados de Word, Título 1, Título 2, Título 3, en lugar de formatear manualmente el texto para que parezca títulos con negrita y cambios de tamaño de fuente. Cada función integrada genera datos estructurados en el documento que el motor de exportación de PDF puede convertir en enlaces, marcadores y referencias cruzadas de PDF funcionales.
Configurar los ajustes de exportación de PDF para enlaces de trabajo
Cuando exporta de Word a PDF usando Archivo, Guardar como, PDF o Archivo, Exportar, Crear PDF, la configuración predeterminada no siempre conserva los elementos interactivos. Haga clic en el botón Opciones en el cuadro de diálogo Guardar como PDF para abrir la configuración de exportación. En Incluir información no imprimible, verifique que "Crear marcadores usando encabezados" está marcado. Esto convierte sus estilos de encabezado en marcadores de PDF. Verifique que las "Propiedades del documento" está marcado si desea que los metadatos del PDF incluyan el título y el autor del documento de Word. En la sección de opciones de PDF, marque "Cumple con ISO 19005-1 (PDF/A)" solo si necesita cumplir con el archivado PDF/A y comprende que esta configuración puede deshabilitar algunas funciones interactivas.
La configuración más crítica para las referencias cruzadas no se encuentra en absoluto en el cuadro de diálogo Opciones. Está en las preferencias principales de Word. Vaya a Archivo, Opciones, Avanzado y desplácese hasta la sección Mostrar contenido del documento. Verifique que aparezca "Mostrar códigos de campo en lugar de sus valores". no está marcado. Si se muestran códigos de campo, la exportación de PDF exportará el texto del código de campo sin formato, algo así como "{ REF _Ref12345 \h }" en lugar del texto de referencia resuelto. El PDF exportado mostrará códigos de campo en lugar de números de página y títulos de sección, lo cual es mucho peor que los enlaces muertos.
Cómo verificar que las referencias cruzadas sobrevivieron a la conversión
Después de exportar el PDF, no asuma que todo funcionó. Abra el PDF y pruebe metódicamente algunos enlaces. Haga clic en una entrada de la tabla de contenido. Debería saltar al encabezado correspondiente. Haga clic en una referencia cruzada como "Ver Figura 3 en la página 7". Debería saltar a la Figura 3. Haga clic en un hipervínculo externo. Debería abrir la URL en su navegador predeterminado. Si alguno de estos falla, es necesario ajustar la configuración de exportación o el documento de origen utiliza formato manual en lugar de funciones integradas.
Las notas a pie de página y al final merecen especial atención porque implican enlaces bidireccionales. Haga clic en el número de referencia de una nota al pie en el cuerpo del texto. Debería saltar a la nota al pie al final de la página. Luego busque un enlace de retorno en la nota al pie que regrese al punto de referencia en el cuerpo del texto. Word exporta los enlaces ascendentes y descendentes si el documento utiliza Insertar, Nota al pie en lugar de números en superíndice escritos manualmente. Los números de las notas a pie de página del manual están muertos en ambos extremos.
Qué hacer cuando las referencias cruzadas se rompen durante la exportación
Si las referencias cruzadas están rotas en el PDF exportado, la solución está en el documento de Word de origen, no en el PDF. Regrese a Word y verifique que cada referencia cruzada se haya creado con Insertar, Referencia cruzada, no escrita manualmente. Actualice todos los campos presionando Ctrl+A para seleccionar todo, luego F9 para actualizar todos los campos. Esto obliga a Word a volver a calcular cada referencia cruzada, entrada de tabla de contenido y código de campo. Las cachés de campos desactualizadas pueden hacer que las referencias apunten a páginas incorrectas o muestren texto de error en lugar de la referencia deseada. Después de la actualización, vuelva a exportar a PDF y verifique los enlaces nuevamente.
Si la actualización de los campos no soluciona el problema, es posible que el documento contenga códigos de campo rotos. Presione Alt+F9 para alternar la visualización del código de campo. Busque campos de referencia cruzada que muestren mensajes de error como "¡Error! Fuente de referencia no encontrada." Estas referencias rotas deben recrearse en Word antes de que el documento pueda producir una Exportación PDF limpia. Elimine la referencia cruzada rota, navegue hasta la ubicación de destino, inserte un marcador, regrese a la ubicación de referencia e inserte una nueva referencia cruzada que apunte a ese marcador. Este proceso de reparación manual es tedioso, pero es la única forma confiable de reparar una referencia cruzada rota.
Conversión con Google Docs y otros procesadores de textos
Google Docs maneja Enlaces PDF y referencias cruzadas de forma diferente a Word. Cuando descarga un documento de Google como PDF, los hipervínculos a URL externas se conservan y se puede hacer clic en ellos. Los títulos formateados con los estilos de títulos integrados de Google Docs se convierten automáticamente en marcadores de PDF. Sin embargo, Google Docs no admite referencias cruzadas a secciones o números de página específicos como lo hace Word. Si su Google Doc contiene navegación interna, use Insertar, Marcador para crear anclajes e Insertar, Enlace para crear enlaces a esos marcadores. Estos enlaces de marcadores sobreviven a la exportación del PDF y producen una navegación interna funcional en el PDF resultante.
Apple Pages maneja la exportación de PDF de manera similar. Los hipervínculos externos se conservan. Una tabla de contenido generada por Insertar páginas, la función Tabla de contenido se exporta como entradas en las que se puede hacer clic. Las referencias cruzadas entre secciones no son compatibles de forma nativa en Pages, por lo que es mejor redactar los documentos que requieren referencias cruzadas internas en Word, que tiene el sistema de referencias cruzadas más maduro entre los procesadores de texto convencionales. La herramienta de conversión de Word a PDF de WukongPDF procesa documentos con su estructura de referencias cruzadas intacta, y para los documentos en los que se omitieron las configuraciones de exportación en el momento de la creación, las herramientas de edición de PDF pueden agregar hipervínculos manualmente para reemplazar las referencias rotas, aunque la adición manual de enlaces es mucho más lenta que obtener la configuración de exportación correcta la primera vez.