Usted crea un PDF en Microsoft Word, lo adjunta a un correo electrónico y lo envía a un cliente. Lo que quizás no se dé cuenta es que el archivo lleva un equipaje invisible: su nombre, el nombre de su empresa, la fecha y hora en que creó el documento, la versión del software que utilizó y posiblemente incluso la ruta al archivo en su computadora que revela nombres de servidores internos o estructuras de carpetas. Si el documento contiene imágenes, esas imágenes pueden llevar coordenadas GPS que muestren exactamente dónde se tomó la foto.
Los metadatos PDF son el equivalente digital a escribir notas en los márgenes de un documento impreso. No está visible en la página, pero cualquiera que sepa mirar puede leerlo. Para la mayoría de los documentos cotidianos, esta información es inofensiva. Para contratos, presentaciones legales, informes confidenciales y cualquier documento donde la privacidad sea importante, exponer metadatos puede ser un problema grave. Quitarlo antes de compartirlo lleva menos de un minuto. Un editor de PDF con capacidades de limpieza de metadatos simplifica el proceso.
Qué metadatos se encuentran dentro de un PDF típico
Un PDF almacena metadatos en dos lugares. El Diccionario de información del documento contiene campos establecidos por la aplicación creadora: Título, Autor, Asunto, Palabras clave, Creador (la aplicación que creó el archivo), Productor (la aplicación que lo modificó por última vez), Fecha de creación y Fecha de modificación. Estos campos se ven fácilmente abriendo las propiedades del documento en cualquier visor de PDF. En un documento de Office típico, Autor contiene el nombre de la persona que creó el archivo extraído de su perfil de software, que puede ser su nombre completo o un nombre de usuario.
La Plataforma Extensible de Metadatos, o XMP, es una segunda capa de metadatos más detallada integrada en la estructura interna del PDF. XMP puede contener todo lo que contiene el Diccionario de información de documentos más campos adicionales: información de derechos de autor, historial de revisiones, tiempo de edición, coordenadas GPS de imágenes incrustadas y campos de metadatos personalizados agregados por el software de creación. Los datos XMP se almacenan como XML y pueden ser mucho más extensos de lo que sugieren las propiedades básicas del documento. Un PDF que parece limpio en el cuadro de diálogo Propiedades del documento aún puede contener metadatos XMP extensos.
Las imágenes incrustadas en el PDF añaden sus propios metadatos, sobre todo datos EXIF de fotografías digitales y capturas de pantalla. EXIF puede incluir el modelo de la cámara, la fecha y hora en que se tomó la foto, las coordenadas GPS de la ubicación y el software utilizado para editar la imagen. Una fotografía de un prototipo de producto insertada en una propuesta en PDF podría revelar la ubicación exacta de las instalaciones de investigación de la empresa a través de sus etiquetas GPS. Este es el tipo de fuga de información no intencionada que evita la eliminación de PDF Metadata.
Pruebe Proteger PDF
No se necesita instalación. Funciona directamente en su navegador.
Cómo ver y eliminar metadatos usando Adobe Acrobat Pro
Abra el PDF en Adobe Acrobat Pro. Vaya a Archivo, Propiedades y haga clic en la pestaña Descripción. Esto muestra los campos del Diccionario de información del documento. Puede borrar manualmente cada campo seleccionando el texto y eliminándolo. Sin embargo, borrar los campos en Propiedades no elimina los metadatos XMP ni los datos ocultos. Solo borra los campos de metadatos visibles.
Para eliminar por completo los metadatos, utilice la función Sanitize Document de Acrobat. Vaya a Herramientas, Redactar y seleccione Sanear documento. Esta herramienta elimina todos los metadatos, incluidos XMP, propiedades del documento, comentarios, capas ocultas, archivos adjuntos incrustados y texto oculto. También aplana los campos del formulario y elimina JavaScript. Sanitize Document es una opción nuclear de un solo clic para la privacidad de los documentos. Elimina todo lo que no es contenido de página visible. La contrapartida es que también elimina funcionalidad: los campos de formulario ya no se podrán completar, los enlaces se podrán eliminar y los archivos incrustados se eliminarán. Utilice Sanitize Document cuando la privacidad sea la máxima prioridad y se pueda sacrificar la funcionalidad. Utilice la edición manual de metadatos cuando necesite eliminar información de identificación y al mismo tiempo conservar las características interactivas del documento.
Cómo eliminar metadatos usando herramientas basadas en navegador
WukongPDF proporciona limpieza de metadatos a través de su editor de propiedades de documentos. Abra el PDF, acceda al panel de propiedades y borre los campos Autor, Título, Asunto y Palabras clave. Para una limpieza más profunda, las herramientas PDF Privacy pueden eliminar los metadatos XMP y los datos EXIF incrustados de las imágenes dentro del PDF. El archivo limpio se descarga como un nuevo PDF, sin modificar el original. Se puede acceder a este enfoque desde cualquier navegador en cualquier sistema operativo y no requiere instalación de software.
El enfoque PDF Metadata basado en navegador es particularmente útil cuando recibe un PDF de otra persona y necesita reenviarlo sin exponer sus metadatos al siguiente destinatario. Abra el archivo en WukongPDF, limpie los metadatos, descargue la versión desinfectada y reenvíela. El nombre del remitente original, la versión del software y el historial de edición se eliminan antes de que el documento avance en la cadena de distribución.
Eliminar datos de ubicación GPS de imágenes dentro de archivos PDF
Los datos EXIF incrustados en imágenes PDF son particularmente peligrosos porque son invisibles para todos los visualizadores de metadatos PDF estándar. Al abrir Archivo, Propiedades no le mostrará las coordenadas GPS. Necesita una herramienta que busque y elimine específicamente datos EXIF de imágenes incrustadas. Algunas herramientas de eliminación EXIF dedicadas pueden procesar un PDF, extraer cada imagen, eliminar sus datos EXIF y volver a incrustar la imagen limpia. Esto preserva la apariencia visual del documento mientras elimina los datos de ubicación ocultos.
El flujo de trabajo más seguro para documentos con muchas imágenes es eliminar los datos EXIF de las imágenes antes de insertarlos en el documento de origen. En Windows, haga clic derecho en un archivo de imagen, seleccione Propiedades, vaya a la pestaña Detalles y haga clic en Eliminar propiedades e información personal. En Mac, use las herramientas de la aplicación Vista previa, Mostrar inspector, pestaña GPS para ver y eliminar datos de ubicación. Eliminar EXIF a nivel de imagen garantiza que ningún PDF que cree a partir de esas imágenes contendrá información de ubicación, independientemente de la herramienta de creación de PDF que utilice.
Cuando la eliminación de metadatos es más importante
Ciertas profesiones y situaciones hacen que la eliminación de metadatos sea obligatoria en lugar de opcional. Se espera que los bufetes de abogados que presentan documentos ante los tribunales eliminen los metadatos que podrían revelar el producto del trabajo de los abogados, las comunicaciones con los clientes o el historial de revisiones internas. Muchos tribunales ahora exigen archivos PDF sin metadatos como parte de sus estándares técnicos de presentación electrónica. Las agencias gubernamentales que publican documentos bajo las leyes de libertad de información deben eliminar metadatos que puedan identificar a miembros individuales del personal o procesos internos. Los periodistas que comparten documentos de fuentes deben eliminar los metadatos que podrían revelar la identidad o ubicación de la fuente.
Para los documentos comerciales, el riesgo es más sutil. Una propuesta enviada a un cliente puede contener metadatos que muestren que se creó a partir de una plantilla creada originalmente para un cliente diferente, con el nombre de ese cliente incrustado en las propiedades del documento. Un contrato negociado entre dos empresas puede contener un historial de revisiones que muestre posiciones negociadoras anteriores. Estas exposiciones no son maliciosas, pero se pueden prevenir. Adquirir el hábito de limpiar los metadatos de PDF Security antes de compartir cualquier documento externamente es una práctica de PDF Security que requiere poco esfuerzo y que elimina toda una categoría de posibles situaciones embarazosas y de responsabilidad.
Pruebe Proteger PDF
No se necesita instalación. Funciona directamente en su navegador.