PDF/A aparece en la configuración de documentos, cuadros de diálogo de exportación y listas de verificación de cumplimiento, a menudo sin mucha explicación de qué es realmente o por qué existe. Si alguna vez le dijeron que enviara documentos en formato PDF/A y no tenía idea de lo que eso significaba, o si vio la opción en su software y se preguntó si debía usarla, esta es la explicación.
Qué es realmente PDF/A
PDF/A es una versión del formato PDF diseñada específicamente para el archivado a largo plazo. La "A" significa Archivo. Es un estándar ISO (ISO 19005) que define un subconjunto restringido de características de PDF; el objetivo es que un archivo PDF/A sea legible con precisión por cualquier visor compatible, en cualquier sistema y en cualquier momento en el futuro.
Los PDF regulares pueden depender de recursos externos: fuentes alojadas en otro lugar, contenido extraído de Internet, JavaScript que se ejecuta en abierto, cifrado que requiere una clave que el espectador tal vez no tenga. PDF/A elimina todo esto. Todo lo que el documento necesita para reproducirse correctamente debe estar incrustado en el archivo mismo, y no se permite nada que pueda hacer que el archivo dependa de sistemas externos o versiones de software.
Qué PDF/A no permite
Las restricciones en PDF/A son las que lo hacen adecuado para archivar. En comparación con un PDF estándar, PDF/A prohíbe:
- Cifrado y protección con contraseña: se debe poder acceder a un documento archivado sin credenciales
- Referencias de contenido externo: todo debe ser autónomo
- JavaScript y código ejecutable: nada que se ejecute o se comporte de manera diferente según el entorno
- Contenido de audio y vídeo: medios que dependen de códecs que tal vez no existan dentro de veinte años.
- Fuentes que no están completamente incrustadas: si la fuente no está en el archivo, no está en el archivo
La desventaja es que los archivos PDF/A tienden a ser más grandes que los PDF estándar equivalentes, porque todo lo que antes era opcional (como la incrustación completa de fuentes) ahora es obligatorio.
PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3: ¿Cuál es la diferencia?
Hay tres versiones principales de la norma, cada una basada en la anterior:
- PDF/A-1 es el más estricto. Basado en PDF 1.4, prohíbe los efectos de transparencia y tiene la mayor cantidad de restricciones. Úselo cuando se requiera la máxima compatibilidad con sistemas más antiguos.
- PDF/A-2 permite transparencia, compresión JPEG 2000 y firmas digitales. Es la versión más utilizada para el archivado moderno.
- PDF/A-3 agrega la capacidad de incrustar cualquier tipo de archivo como archivo adjunto, lo que resulta útil para incluir datos de origen junto con el documento de presentación. Se utiliza en contextos especializados como estándares de facturación electrónica.
Dentro de cada versión también hay niveles de conformidad (A y B, a veces U) que especifican cuán estrictamente se siguen los requisitos de metadatos y etiquetado. Para la mayoría de los propósitos, PDF/A-2b (conformidad de nivel B) es un valor predeterminado razonable si su software ofrece la opción.
Quién realmente necesita PDF/A
PDF/A es obligatorio o muy recomendable en contextos específicos:
- Registros gubernamentales y del sector público: muchos archivos nacionales y agencias gubernamentales exigen PDF/A para el envío de documentos oficiales y el almacenamiento de registros a largo plazo.
- Presentaciones legales y judiciales: algunas jurisdicciones requieren PDF/A para los documentos presentados ante los tribunales u organismos reguladores.
- Registros médicos: los registros de pacientes mantenidos durante períodos prolongados a menudo utilizan PDF/A para garantizar su legibilidad en el futuro.
- Documentación financiera y de cumplimiento: las industrias reguladas con requisitos de retención de documentos prolongados utilizan PDF/A para garantizar que los registros permanezcan accesibles.
¿Realmente lo necesita?
Para la mayor parte del uso empresarial cotidiano (contratos, informes, propuestas, facturas), un PDF estándar es completamente suficiente. PDF/A agrega restricciones y tamaño de archivo (sin cifrado, sin elementos interactivos) que crean compensaciones innecesarias para documentos que no se mantienen durante décadas.
Utilice PDF/A cuando:
- Un sistema de envío, un portal gubernamental o un marco de cumplimiento lo exigen explícitamente.
- El documento debe poder leerse de forma fiable dentro de más de 20 años sin depender de ningún software actual.
- Está creando un sistema formal de gestión de registros para una organización con obligaciones de retención prolongadas.
Omítelo cuando el documento sea para uso inmediato, se compartirá y luego se descartará o necesita funciones que PDF/A prohíbe, como protección con contraseña o medios integrados. Para convertir documentos a PDF estándar para compartirlos todos los días, la herramienta Word a PDF de WukongPDF en www.wukongpdf.com lo maneja sin la sobrecarga de los requisitos de formato de archivo.