Qué son los marcadores de PDF y por qué son importantes
Marcadores PDF son los enlaces de navegación en los que se puede hacer clic y que aparecen en la barra lateral de la mayoría de los visores de PDF. Funcionan como una tabla de contenido interactiva, permitiendo a los lectores saltar directamente a secciones específicas de un documento con un solo clic. Un PDF con marcadores es mucho más fácil de navegar que uno sin ellos, especialmente para documentos largos como informes, manuales y libros electrónicos, donde desplazarse para encontrar una sección específica requiere mucho tiempo y es impreciso.
Los estilos de encabezado adecuados en Word se traducen directamente en una estructura de marcadores navegable en el PDF exportado.
Los marcadores hacen que los documentos largos sean utilizables al permitir a los lectores saltar a cualquier sección con un solo clic.
Cuando exportas un documento Word a PDF, los estilos de encabezado que aplicaste en Word se convierten en la estructura de marcadores en el PDF. Un Título 1 en Word se convierte en un marcador de nivel superior. Un Título 2 se convierte en un submarcador anidado bajo el Título 1 anterior. Esta conversión automática de la estructura del documento en estructura de navegación es una de las características más útiles del proceso de exportación de PDF y no requiere trabajo adicional más allá del uso correcto de los estilos de título en el documento original.
Un documento sin marcadores obliga a los lectores a desplazarse o utilizar la función de búsqueda para localizar contenido específico. Para un informe de 50 páginas, encontrar la sección 4.3 sin marcadores significa desplazarse por las tres secciones anteriores o adivinar que la sección 4.3 comienza alrededor de la página 35. Con los marcadores, el lector hace clic directamente en la sección 4.3 desde la barra lateral, independientemente de en qué página se encuentre. Esta comodidad de navegación es algo que se espera en documentos profesionales y los lectores acostumbrados a trabajar con archivos PDF bien estructurados notan inmediatamente su ausencia.
Cómo crear un documento de Word con títulos que se convierten en marcadores de PDF
Aplique estilos de encabezado a los títulos de sus secciones en Microsoft Word. Seleccione el texto que desea convertir en marcador y aplique Título 1, Título 2 o Título 3 de la galería Estilos en la pestaña Inicio. El título 1 es para las secciones principales. El título 2 es para subsecciones dentro de una sección principal. El título 3 es para las subsecciones dentro de una subsección. Esta estructura jerárquica se traduce directamente en la jerarquía de marcadores de PDF.
Utilice estilos de título de forma coherente en todo el documento. Cada título de sección en el mismo nivel organizacional debe usar el mismo estilo de encabezado. La inconsistencia, como el uso del Título 2 para algunas subsecciones y texto en negrita formateado manualmente para otras, produce una estructura de marcadores incompleta donde algunas secciones aparecen en la barra lateral del PDF y otras faltan.
Personalice la apariencia del encabezado utilizando las herramientas de modificación de estilo de Word. Puede cambiar la fuente, el tamaño, el color y el espaciado de cualquier estilo de título sin afectar su función en la estructura del documento. La apariencia visual de los títulos y su función estructural como generadores de marcadores son independientes. Personalice la apariencia para que coincida con el diseño de su documento mientras conserva la función estructural de los estilos de encabezado.
La configuración de Exportación de PDF en Word incluye opciones que afectan la generación de marcadores. En el cuadro de diálogo de opciones de PDF, accesible a través del botón Opciones en el cuadro de diálogo Guardar como PDF, asegúrese de que la opción Crear marcadores usando encabezados esté marcada. Esta configuración le indica a Word que convierta estilos de encabezado en marcadores de PDF. Si esta opción no está marcada, no se crean marcadores independientemente de qué tan bien el documento utilice los estilos de encabezado.
Exportar el documento de Word a PDF con marcadores en Windows y Mac
En Windows, vaya a Archivo, seleccione Exportar y elija Crear documento PDF/XPS. Haga clic en el botón Crear PDF/XPS. En el cuadro de diálogo de guardar, haga clic en el botón Opciones. En Incluir información no imprimible, marque Crear marcadores usando encabezados. Seleccione los niveles de encabezado que desea incluir como marcadores. Puede optar por incluir solo encabezados de nivel superior o todos los niveles de encabezado hasta el Título 9. Haga clic en Aceptar, elija una ubicación para guardar y haga clic en Publicar.
En Mac, vaya a Archivo, seleccione Guardar como y elija PDF en el menú desplegable de formato. Antes de guardar, haga clic en el botón Opciones si está disponible y marque la opción para crear marcadores a partir de encabezados. La versión para Mac de Word tiene menos opciones de exportación de PDF que la versión para Windows, pero la conversión básica de encabezado a marcador funciona de la misma manera.
Después de exportar, abra el PDF y verifique que los marcadores aparezcan en la barra lateral. En la mayoría de los visores de PDF, se puede acceder al panel de marcadores desde un icono de la barra lateral o una opción del menú Ver. Expanda el árbol de marcadores para ver todos los niveles. Haga clic en cada marcador para verificar que navega a la sección correcta. Los marcadores faltantes o colocados incorrectamente indican que los estilos de título se aplicaron de manera inconsistente en el documento de Word original.
Las herramientas PDF Export de WukongPDF pueden agregar marcadores a archivos PDF existentes según el texto del encabezado detectado, incluso si el documento original no se exportó con la creación de marcadores habilitada. Esta adición de marcador post hoc es útil para archivos PDF recibidos de otras personas que carecen de una estructura de navegación adecuada.
El formato PDF almacena marcadores como parte de la estructura general del documento. Los marcadores no afectan la apariencia visual de las páginas PDF. Sólo existen en la barra lateral de navegación. Un documento con marcadores tiene un aspecto idéntico a un documento sin marcadores cuando se ve en modo de página completa. La diferencia está en la facilidad con la que el lector puede navegar hasta un contenido específico.
Agregar marcadores a un PDF existente que carece de ellos
Si recibe un PDF sin marcadores y no puede solicitar una reexportación del documento original de Word, varias herramientas pueden agregar marcadores después del hecho. Adobe Acrobat Pro puede detectar automáticamente títulos en un PDF según el tamaño de fuente y los patrones de formato y generar marcadores a partir de los títulos detectados. La detección automática requiere que los títulos sean visualmente distintos del texto del cuerpo, lo cual ocurre con la mayoría de los documentos con formato profesional.
La creación manual de marcadores es una opción para documentos cortos o documentos en los que falla la detección automática. En la mayoría de los editores de PDF compatibles con marcadores, puede navegar a una página, seleccionar la herramienta de marcadores y crear un nuevo marcador en la posición actual de la página.
Escriba el nombre del marcador y aparecerá en la barra lateral de navegación. La creación manual es práctica para documentos de hasta unas 20 páginas. Para documentos más largos, la detección automática ahorra mucho tiempo.
Las herramientas de edición de PDF de WukongPDF pueden generar automáticamente marcadores a partir de encabezados detectados, agregando navegación a los archivos PDF que se exportaron sin ellos. Cargue el PDF, ejecute la herramienta de generación de marcadores y descargue una versión marcada. La herramienta analiza el formato y el diseño del texto para identificar candidatos a encabezados, produciendo una estructura de documento navegable a partir de un PDF que antes era plano.
Para documentos muy largos, como manuales, libros de texto o presentaciones reglamentarias que ocupan cientos de páginas, los marcadores no son sólo una comodidad. Son esenciales para la usabilidad. Un manual técnico de 300 páginas sin marcadores es prácticamente innavegable. El lector debe desplazarse o utilizar la búsqueda de texto para encontrar secciones específicas, y la búsqueda de texto solo funciona si el lector conoce la terminología exacta utilizada en el encabezado de la sección. Los marcadores exponen la estructura del documento de un vistazo y permiten a los lectores navegar a cualquier sección con un solo clic.
Los marcadores también admiten requisitos de accesibilidad para documentos digitales. Los usuarios de lectores de pantalla dependen de los marcadores para navegar eficientemente por archivos PDF largos, de la misma manera que los usuarios videntes dependen de una tabla de contenidos.
Un PDF correctamente marcado cumple con los estándares de accesibilidad, incluidos los requisitos de PDF/UA y WCAG 2.1 para la estructura de documentos navegables. Generar marcadores a partir de estilos de encabezado es la forma más sencilla de satisfacer estos requisitos de accesibilidad.
Cuando comparta un PDF marcado con destinatarios que quizás no estén familiarizados con el panel de marcadores, incluya una breve nota en el correo electrónico o en la introducción del documento que explique cómo acceder a los marcadores. Muchos usuarios de PDF nunca abren la barra lateral y no saben que el documento tiene una estructura de navegación en la que se puede hacer clic. Una simple instrucción para buscar el ícono de marcador en la barra lateral del visor de PDF puede mejorar significativamente la experiencia del destinatario.
Para los documentos que se leerán principalmente en la pantalla, los marcadores son posiblemente más importantes que una página de índice impresa. Una tabla de contenido requiere que el lector anote un número de página, se desplace hasta esa página y ubique visualmente la sección. Un marcador lleva al lector directamente a la sección con un solo clic. Para la lectura en pantalla, los marcadores son el mecanismo de navegación superior y todo documento destinado a la lectura en pantalla debe incluirlos.
Los marcadores se pueden anidar en varios niveles para reflejar la jerarquía completa del documento. Una estructura de marcadores de tres niveles con capítulos, secciones y subsecciones permite a los lectores navegar hasta cualquier nivel de detalle que necesiten. La mayoría de los visores de PDF muestran marcadores anidados como un árbol expandible, de modo que los lectores pueden contraer las secciones que no les interesan y expandir las secciones que necesitan. Esta navegación en árbol es rápida e intuitiva para cualquiera que haya utilizado un explorador de archivos o una estructura de carpetas de correo electrónico.
Al exportar desde Word, los marcadores se crean únicamente a partir de estilos de encabezado. Otros elementos del documento que pueden servir como puntos de navegación útiles, como títulos de figuras, títulos de tablas o entradas de índice, no se convierten automáticamente en marcadores. Para documentos en los que estos elementos se beneficiarían de la navegación por marcadores, agregue marcadores manualmente después de la exportación de PDF utilizando un editor de PDF que admita la creación de marcadores.
Los marcadores también mejoran la experiencia del PDF cuando se imprime el documento. Si bien los marcadores en sí no aparecen en las páginas impresas, un PDF con un árbol de marcadores bien estructurado suele tener una jerarquía de encabezados bien estructurada, lo que produce un documento por el que es más fácil navegar tanto en forma impresa como en pantalla. Los estilos de encabezado que generan marcadores también crean un esquema de documento lógico que beneficia todas las formas de lectura.