Tiene un documento de Word de 60 páginas con 12 capítulos, cada uno con múltiples subsecciones. Los títulos tienen el estilo de Título 1, Título 2 y Título 3 integrados de Word. Lo exportas a PDF y abres el resultado. El texto se ve perfecto. El formato está intacto. Pero el PDF no tiene marcadores. El lector no tiene forma de saltar al Capítulo 7 sin desplazarse por las 40 páginas. La estructura de encabezado que hacía que el documento de Word fuera fácil de navegar no sobrevivió a la exportación.
Convertir títulos de Word en marcadores de PDF es una configuración que tarda un segundo en habilitar y transformar la experiencia de lectura. Cuando la configuración está activada, cada título de su documento de Word se convierte en un marcador en el que se puede hacer clic en el panel de navegación del PDF. La exportación Word a PDF con marcadores preserva la estructura lógica del documento y hace que los documentos largos sean navegables.
El requisito previo: utilizar los estilos de encabezado integrados de Word
La función de exportación de marcadores depende completamente de que su documento utilice los estilos de encabezado integrados de Word. Si formateó sus títulos cambiando manualmente el tamaño de fuente y poniendo el texto en negrita, Word no sabe que son títulos. Son simplemente textos grandes en negrita. La exportación de PDF no creará marcadores a partir de ellos porque no hay una estructura de encabezado para leer.
Para comprobar si su documento utiliza estilos de título reales, abra el Panel de navegación en Word. Vaya a Ver y marque Panel de navegación. El panel muestra un esquema de documento creado a partir de sus títulos. Si el esquema está vacío o incompleto, sus títulos no utilizan los estilos integrados. Aplique el Título 1 a los títulos de los capítulos, el Título 2 a los títulos de las secciones y el Título 3 a los títulos de las subsecciones. Seleccione cada texto de encabezado y haga clic en el estilo apropiado en la galería Estilos en la pestaña Inicio. Esta aplicación de estilo es lo más importante que puede hacer para crear un PDF navegable. En un documento largo, se necesitan unos minutos y se amortiza cada vez que alguien abre el PDF exportado.
Habilitar la creación de marcadores durante la exportación de PDF
Vaya a Archivo, Guardar como y elija PDF en el menú desplegable de tipo de archivo. Antes de hacer clic en Guardar, haga clic en el botón Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones, en la sección "Incluir información no imprimible" marque la casilla denominada "Crear marcadores usando encabezados". Esto le indica a Word que convierta sus estilos Título 1, Título 2 y Título 3 en los marcadores correspondientes en el PDF. El título 1 se convierte en un marcador de nivel superior. El título 2 se convierte en un marcador secundario anidado bajo su título principal 1. El título 3 se convierte en un marcador secundario bajo su título principal 2. La jerarquía en el panel de marcadores de PDF refleja la jerarquía de la estructura de encabezado de su documento.
Consulte también "Etiquetas de estructura de documento para accesibilidad" en el mismo cuadro de diálogo Opciones. Esta configuración agrega etiquetas estructurales al PDF que los lectores de pantalla utilizan para navegar. Es una configuración separada de los marcadores, pero ambos contribuyen a crear un PDF accesible y bien estructurado. Marcar ambas casillas lleva un segundo y produce un PDF que es más utilizable para todos.
Verificar los marcadores en el PDF exportado
Después de exportar, abra el PDF y consulte el panel de marcadores. En la mayoría de los visores de PDF, el panel de marcadores está en el lado izquierdo. Si no está visible, busque un icono de marcadores o un menú de panel. El panel debería mostrar la estructura de encabezados de su documento como un árbol en el que se puede hacer clic. Haga clic en un marcador. El espectador debe saltar al encabezado correspondiente. Expandir un marcador principal. Los marcadores secundarios deben estar anidados debajo.
Pruebe algunos marcadores en diferentes niveles. Haga clic en un marcador de capítulo de nivel superior. Haga clic en un marcador de subsección anidado debajo de él. Verifique que cada marcador navegue a la ubicación correcta. Si faltan algunos títulos en el panel de marcadores, regrese a Word y verifique que esos encabezados utilicen los estilos de encabezado integrados, no el formato manual. La causa más común de que falten marcadores es un encabezado al que se le dio formato para que pareciera un encabezado pero al que no se le asignó un estilo de encabezado.
Qué hacer cuando la exportación ya se realizó sin marcadores
Si el PDF ya existe y se exportó sin marcadores, puede agregarlos manualmente. Abra el PDF en un editor PDF Bookmarks. Navegue hasta el primer encabezado del documento. Cree un nuevo marcador y asígnele un nombre que coincida con el texto del encabezado. Configure el marcador para que apunte a la página actual. Repita lo mismo para cada título, anidando los subtítulos debajo de sus títulos principales. Para un documento de 60 páginas con 30 títulos, esto lleva de 15 a 20 minutos. El resultado es la misma estructura de navegación en la que se puede hacer clic que habría producido la exportación automática.
WukongPDF ofrece una alternativa para documentos donde la reexportación desde Word no es una opción. Cargue el PDF y use el editor de marcadores para agregar, nombrar y organizar marcadores. La interfaz visual muestra miniaturas de páginas junto al árbol de marcadores, lo que facilita la navegación a cada ubicación de encabezado y la creación del marcador correspondiente. Para los documentos que se compartirán o a los que se hará referencia repetidamente, el tiempo invertido en agregar marcadores manualmente se devuelve cada vez que un lector los usa para navegar.
Para documentos futuros, haga que la configuración de exportación de marcadores forme parte de su flujo de trabajo de exportación de PDF predeterminado. En Word, la configuración de Opciones en el cuadro de diálogo Guardar como PDF es fija. Una vez que marques "Crear marcadores usando encabezados", permanece controlado para futuras exportaciones. Esto significa que cada PDF que cree a partir de ese momento incluirá automáticamente marcadores. El hábito PDF Export de habilitar marcadores es un cambio de configuración único que mejora cada documento que produzca durante el resto de su carrera.
Para los archivos PDF existentes que carecen de marcadores, una alternativa más rápida a los marcadores manuales es volver al documento fuente de Word, verificar que se apliquen los estilos de encabezado, volver a exportar con la opción de marcador habilitada y reemplazar el PDF antiguo. Esto lleva menos tiempo que agregar manualmente 30 marcadores y produce un mejor resultado porque la jerarquía de marcadores coincide exactamente con la estructura del encabezado. El enfoque de marcadores manuales debe reservarse para archivos PDF donde el documento fuente realmente no está disponible, no como un sustituto de la corrección de la configuración de exportación en el origen.
Un detalle de calidad que separa los marcadores profesionales de los aficionados: editar los nombres de los marcadores después de la exportación. Word utiliza el texto exacto del encabezado como nombre del marcador, que puede ser demasiado largo para una lectura cómoda en el estrecho panel de marcadores. Un título como "Capítulo 3: Análisis de las tendencias del mercado regional y la dinámica competitiva en el sureste de Estados Unidos, año fiscal 2025" se ajusta a tres líneas en el panel de marcadores. Acorte el marcador a "Capítulo 3: Análisis de mercado regional". manteniendo el título completo en la propia página. El marcador es para navegación. El título es para lectura. Sirven para diferentes propósitos y se benefician de diferentes longitudes.