Después de completar un formulario PDF, los datos que ingresó se almacenan en campos de formulario interactivos. Cualquiera que abra el documento puede editar sus entradas, modificar los números o cambiar el texto. Al aplanar el archivo PDF Forms, sus respuestas se bloquean en su lugar al convertir los campos interactivos en texto estático. Los datos del formulario se convierten en una parte permanente de la página, como el texto impreso en papel. El aplanamiento es el paso final antes de enviar un formulario completo y garantiza que lo que envió sea lo que ve el destinatario. Comprender estas técnicas a fondo le ahorrará mucho tiempo y frustración al trabajar con documentos PDF de forma regular. La mayoría de los usuarios descubren que una vez que han realizado estas operaciones varias veces, se convierten en algo natural y pueden completarse en segundos en lugar de minutos.
Conclusiones clave
Aplanar un PDF convierte todos los campos del formulario interactivo en contenido de página estática. Los valores de los campos se convierten en texto permanente. Los campos en sí se eliminan, por lo que nadie puede editar las entradas. El aplanamiento es irreversible mediante la edición normal de PDF. Después de aplanar, la única forma de cambiar los datos del formulario es completar el formulario original nuevamente. Conserve siempre una copia sin engrasar si necesita hacer correcciones. Comprender estas técnicas a fondo le ahorrará mucho tiempo y frustración al trabajar con documentos PDF de forma regular. La mayoría de los usuarios descubren que una vez que han realizado estas operaciones varias veces, se convierten en algo natural y pueden completarse en segundos en lugar de minutos.
Qué sucede cuando aplanas un formulario PDF
El aplanamiento también resuelve problemas de incrustación de fuentes en los campos de formulario. Algunos formularios PDF almacenan texto de campo utilizando fuentes que no están incrustadas en el documento. Antes de aplanar, el texto del campo se representa mediante la sustitución de fuentes por parte del espectador. Después de aplanar, el texto pasa a formar parte del contenido de la página y la sustitución de fuentes se incorpora. El texto aplanado puede verse ligeramente diferente del texto del campo interactivo. Obtenga una vista previa del resultado aplanado antes de distribuirlo para garantizar que la apariencia de la fuente sea aceptable. Comprender estas técnicas a fondo le ahorrará mucho tiempo y frustración al trabajar con documentos PDF de forma regular. La mayoría de los usuarios descubren que una vez que han realizado estas operaciones varias veces, se convierten en algo natural y pueden completarse en segundos en lugar de minutos.
Adobe Acrobat Pro también ofrece una solución de verificación previa llamada "Aplanar anotaciones y campos de formulario". Se puede acceder a esto a través del panel Producción de impresión en Preflight. La reparación es una operación de un solo clic que procesa todo el documento. Es más rápido que el método Flattener Preview para documentos que necesitan un aplanamiento completo sin opciones selectivas.
El proceso de aplanamiento también resuelve un problema común de envío de formularios. Algunos formularios PDF utilizan fuentes que no están incrustadas en el documento. Los campos del formulario se muestran correctamente porque el espectador utiliza una fuente de sustitución, pero es posible que la sustitución no coincida con la intención del diseño original. El aplanamiento convierte el texto del campo en la página utilizando la fuente de sustitución, haciendo que el texto mostrado sea permanente. Si la fuente de sustitución tiene un aspecto diferente al texto circundante, considere volver a crear el formulario con fuentes incrustadas antes de distribuirlo.
Un formulario PDF interactivo contiene dos capas para cada campo: la apariencia visual del texto ingresado y el objeto de campo subyacente que almacena los datos y acepta la entrada del usuario. El aplanamiento fusiona estas capas. La apariencia visual pasa a formar parte del flujo de contenido de la página. El objeto de campo se elimina. Después de aplanar, hacer clic donde solía estar un campo de formulario no hace nada. El cursor no cambia a un punto de inserción de texto. El campo desapareció y solo queda el texto estático.
El aplanamiento también elimina cualquier JavaScript asociado con los campos del formulario. Los cálculos que actualizaban automáticamente los totales, la validación que verificaba los formatos de entrada y los botones que enviaban los datos dejan de funcionar. El formulario se convierte en un documento estático. Este es el resultado deseado para los formularios finalizados. El destinatario no debería poder modificar los datos enviados y no necesita las funciones interactivas del formulario una vez que se hayan capturado los datos.
Acoplar un formulario PDF usando Imprimir a PDF
El método de aplanamiento más universal es imprimir el formulario completado en un nuevo PDF utilizando Microsoft Print to PDF o una impresora virtual equivalente. Abra el formulario completo en cualquier lector de PDF, presione Ctrl+P, seleccione Microsoft Print to PDF como impresora y haga clic en Imprimir. El resultado es un nuevo PDF donde todos los campos del formulario se han integrado en la página. Este método funciona en cualquier lector de PDF y en cualquier sistema operativo. Es el método de aplanamiento más confiable para usuarios que no tienen un editor de PDF.
El método Imprimir en PDF tiene una limitación: elimina todos los elementos interactivos, incluidos los hipervínculos y los marcadores. Si el formulario contenía enlaces en los que se podía hacer clic y que debían conservarse, utilice una herramienta de aplanamiento dedicada. La herramienta Editar PDF de WukongPDF incluye una función de aplanamiento de formularios que convierte campos en texto estático al tiempo que conserva los hipervínculos, los marcadores y el esquema del documento. El enfoque de aplanamiento selectivo mantiene la navegación mientras bloquea los datos del formulario.
Aplanar usando la función de aplanar de un editor de PDF
Adobe Acrobat Pro incluye una función de aplanamiento dedicada. Abra el formulario completo, vaya a Herramientas, Producción de impresión y seleccione Vista previa del acoplador. Haga clic en Aplicar para aplanar todos los campos del formulario. La operación se completa en segundos. La función de aplanar de Acrobat es más precisa que Imprimir en PDF porque solo apunta a campos de formulario y deja intactos otros elementos interactivos. Después de aplanar, guarde el documento con un nuevo nombre de archivo para distinguir la versión aplanada del original sin aplanar.
Para el procesamiento por lotes de varios formularios completados, el Asistente de acciones de Acrobat puede aplicar la operación de aplanamiento a una carpeta completa. Cree una acción que incluya el paso Aplanar páginas, configúrela para apuntar a campos de formulario y ejecútela en la carpeta de formularios completados. La operación por lotes procesa cada archivo y genera versiones acopladas. Esto es esencial para los flujos de trabajo en los que se devuelven, revisan y deben bloquearse cientos de formularios antes de archivarlos.
Preguntas frecuentes
La práctica regular de estas técnicas de edición de PDF genera confianza y eficiencia. Lo que inicialmente lleva varios minutos de navegar por los menús y ajustar la configuración, eventualmente se convierte en un proceso rápido, casi automático. Invertir tiempo para aprender estas habilidades adecuadamente produce dividendos en productividad diaria para cualquiera que trabaje regularmente con documentos PDF.
Las herramientas y métodos descritos en este artículo están disponibles en múltiples plataformas y lectores de PDF. Si bien los nombres de menú específicos y las ubicaciones de los botones pueden diferir ligeramente entre aplicaciones, los conceptos subyacentes son universales. Una vez que comprenda el principio detrás de una operación, podrá realizarla en cualquier software PDF, ya sea una aplicación de escritorio, una herramienta basada en navegador o una aplicación móvil.
Las técnicas descritas en este artículo funcionan en todos los principales lectores de PDF y sistemas operativos. Ya sea que esté utilizando Windows, macOS o un dispositivo móvil, los principios básicos siguen siendo los mismos, aunque las ubicaciones específicas del menú y los atajos de teclado pueden variar ligeramente entre plataformas. Consulte la documentación de su lector de PDF para obtener instrucciones específicas de la plataforma si los pasos descritos no coinciden exactamente con su versión de software.
¿Puedo saber si un formulario PDF que recibí ya está acoplado? Haga clic en lo que debería ser un campo de formulario. Si el cursor cambia a un punto de inserción de texto y puede escribir, el formulario no se aplana. Si no sucede nada y el texto se comporta como el contenido de una página normal, el formulario se aplana. La pestaña de seguridad de propiedades del documento también indica si se permite completar el formulario, lo que es una pista de que el formulario aún puede ser interactivo.
¿Puedo aplanar un formulario creado en una aplicación diferente, como un formulario web guardado como PDF? Sí. El formato PDF estandariza los campos del formulario independientemente de la aplicación que los crea. Un formulario creado en Adobe Acrobat, Microsoft Word, un creador de formularios web o cualquier otra herramienta que genere formularios PDF se puede aplanar utilizando los mismos métodos.
¿Se puede desacoplar un formulario PDF aplanado?
No. Al aplanarlo se eliminan permanentemente los objetos del campo interactivo. Los datos existen sólo como texto estático en la página. La edición de PDF estándar no puede recuperar los campos interactivos. Por eso es fundamental conservar un ejemplar desgrasado. Si necesita hacer correcciones después de aplanar, debe regresar al formulario original y volver a ingresar todos los datos.
¿El aplanamiento cambia la apariencia del formulario completado?
La apariencia debe ser idéntica. El texto que se mostró en los campos del formulario se representa como texto estático en la misma posición y con la misma fuente. Pueden ocurrir diferencias sutiles si el motor de aplanamiento utiliza un método de representación de fuentes diferente al del motor de representación de campos de formulario. Verifique algunos campos después de aplanarlos para confirmar que la posición y apariencia del texto coincidan con sus expectativas.
¿Puedo aplanar sólo algunos campos y dejar otros interactivos?
Los editores de PDF avanzados pueden aplanar campos específicos y dejar otros activos. Esto es útil para formularios en los que el administrador completa una sección y el destinatario completa otra. El administrador aplana su sección, dejando activos los campos del destinatario. Una vez que el destinatario completa su sección, aplana todo el formulario. El aplanamiento selectivo requiere un editor de PDF con controles de aplanamiento a nivel de campo.