Completar un formulario PDF lleva tiempo. Escribir detalles en cada campo, verificar la información y asegurarse de que todos los campos obligatorios estén completos. Haga clic en Guardar, cierre el archivo y asegúrese de que los datos estén almacenados. Al abrirlo más tarde, encontrará todos los campos vacíos, como si los últimos 20 minutos de escritura nunca hubieran ocurrido. El formulario fue llenado. Los datos no fueron guardados.
La mayoría de los visores de PDF no son aplicaciones para guardar formularios. Te dejan llenar. No te dejan quedarte.
Comprender por qué los PDF Forms pierden datos después de completarlos requiere conocer la diferencia entre un formulario que se puede completar y un formulario que se puede guardar, y qué visores de PDF admiten guardar datos del formulario. Las herramientas Edit PDF de WukongPDF pueden ayudar a completar formularios, y la explicación a continuación cubre por qué desaparecieron los datos y cómo evitarlo.
La diferencia entre completar y guardar un formulario PDF
Llenar significa escribir datos en los campos del formulario que muestra el espectador. Los datos existen en la memoria pero no se han escrito en el archivo PDF en el disco. Guardar significa escribir esos datos de la memoria en el PDF para que persistan después de que se cierre el visor. No todos los espectadores pueden guardar los datos del formulario. Adobe Acrobat Reader puede hacerlo. La mayoría de los visores basados en navegador no pueden. La vista previa de Apple puede. Muchas aplicaciones de PDF móviles no pueden hacerlo.
La capacidad de guardar depende de si el visor incluye bibliotecas para guardar formularios con licencia de Adobe o una implementación equivalente. Los visores gratuitos a menudo incluyen el llenado de formularios para que el producto sea útil, pero restringen el guardado para fomentar la actualización. El formulario se llena. Los datos parecen permanentes. Desaparece cuando el visor se cierra porque la operación de guardar nunca se realizó.
Qué visores de PDF pueden guardar datos de formulario
Adobe Acrobat Reader DC, la versión gratuita, guarda los formularios completados como expectativa básica. Adobe Acrobat Pro guarda formularios y también puede editar los campos del formulario. Apple Preview en macOS guarda formularios completados para la mayoría de los tipos de campos de formulario estándar. Foxit Reader y PDF-XChange Editor guardan formularios completados en sus versiones gratuitas.
Los visores basados en navegador, Chrome, Edge, Firefox, Safari, generalmente no pueden guardar datos de formulario. Pueden completar formularios e imprimir la versión completa, capturando datos en papel pero no en el archivo. Los espectadores móviles varían. PDF Expert en iOS puede guardar formularios. Muchas aplicaciones móviles gratuitas de PDF no pueden hacerlo. La matriz de capacidades está fragmentada y descubrir que el espectador no puede guardar después de completar el formulario es una experiencia de usuario común y frustrante.
Imprimir en PDF como solución alternativa cuando guardar no está disponible
Cuando un espectador pueda completar pero no guardar, imprima el formulario completado en un nuevo PDF. La salida impresa captura los campos del formulario y su contenido como contenido de página estática. El nuevo PDF no se puede completar, los campos se aplanan en la página, pero los datos se conservan permanentemente. Esto produce un registro de sólo lectura del formulario completado, suficiente para la mayoría de los propósitos de envío.
La limitación: el nuevo PDF no se puede editar como un formulario. Descubrir un error después de imprimir significa volver al formulario original, llenarlo nuevamente e imprimir nuevamente. Complete y verifique cada campo antes de imprimir. El PDF impreso es la respuesta final. No hay vuelta atrás para editar campos individuales.
| Visor | ¿Se puede llenar? | ¿Puede guardar? | Solución alternativa si no se guarda |
|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat Reader DC (gratis) | Sí | Sí | No se necesita ninguno |
| Vista previa de Apple (macOS) | Sí | Sí (la mayoría de los formularios) | Imprima en PDF para formularios que no puede guardar |
| Visor integrado de Chrome/Edge/Firefox | Sí | No | Imprima en PDF o ábralo en Acrobat Reader |
| Aplicaciones PDF móviles (varía) | Alguno | Algunos (Experto en PDF, Xodo) | Imprima en PDF o ábralo en una aplicación que permita guardar |
| Adobe Acrobat Pro | Sí | Sí | No se necesita ninguno |
Formularios extendidos y habilitación de lectura
Algunos formularios PDF utilizan funciones ampliadas que requieren Adobe Acrobat para guardarlos. Estos formularios se crearon en Acrobat Pro con las Extensiones de Reader habilitadas, lo que otorga a los usuarios de Acrobat Reader derechos adicionales como guardar datos de formulario y agregar firmas. Sin las Extensiones de Reader, es posible que ni siquiera Acrobat Reader pueda guardar. El creador del formulario controla si el formulario se puede guardar fuera de Acrobat Pro.
La habilitación del lector es responsabilidad del creador del formulario, no de quien lo completa. Si recibe un formulario que no se puede guardar en ningún visor, comuníquese con el remitente y solicite una versión habilitada para el lector. Si el remitente no puede proporcionar uno, utilice la solución alternativa de impresión a PDF. El formulario completado se conservará incluso si se pierden los campos que se pueden completar.
Rellenar formularios en dispositivos móviles
El llenado de formularios móviles agrega otra capa de complejidad. Es posible que un formulario que se guarda correctamente en un visor de PDF de escritorio no se guarde en la versión móvil del mismo visor porque la aplicación móvil utiliza un motor de renderizado diferente con capacidades diferentes. Pruebe un formulario en el dispositivo y la aplicación específicos que utilizará antes de dedicar tiempo a completarlo.
El llenado de formularios en varios dispositivos, comenzando en un teléfono y finalizando en una computadora portátil, requiere un visor que sincronice los datos del formulario a través del almacenamiento en la nube. La sincronización en la nube de Adobe Acrobat conserva los datos del formulario en todos los dispositivos cuando ambos inician sesión en la misma cuenta de Adobe. Sin sincronización en la nube, los datos del formulario completados en un dispositivo permanecen en ese dispositivo y no se transfieren a otro.
Prevención de la pérdida de datos en formularios futuros
Antes de invertir tiempo en completar cualquier formulario PDF, pruebe si su espectador puede guardarlo. Escriba un carácter de prueba en un campo, guárdelo, ciérrelo y vuelva a abrirlo. Si el personaje permanece, el espectador puede guardarlo y usted puede continuar. Si el campo está vacío, el espectador no puede guardar. Cambie a un visor con capacidad para guardar o planee utilizar la solución alternativa de impresión a PDF después de completar.
Esta prueba de 10 segundos evita la frustración de perder 20 minutos de datos. Ejecútelo en el primer formulario de cada nueva fuente. Los formularios de diferentes organizaciones utilizan diferentes herramientas de creación con diferentes capacidades. Un espectador que guarda un formulario no puede guardar otro.