PDF/A ist eine Teilmenge von PDF – eine restriktivere Version des Formats, das speziell für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt wurde. Die meisten Menschen stoßen darauf, wenn ein Regierungsportal, ein Rechtssystem oder eine Archivanforderung „nur PDF/A-Format“ vorschreibt. Wenn Sie verstehen, was PDF/A von einem normalen PDF unterscheidet, erfahren Sie, warum es existiert und wann Sie es tatsächlich benötigen.
Welcher Standard PDF erlaubt, was PDF/A verbietet
Ein Standardformat PDF ist flexibel. Es kann JavaScript enthalten, das beim Öffnen des Dokuments ausgeführt wird, Links zu externen Ressourcen, die beim Betrachten geladen werden, verschlüsselte Inhalte, eingebettete Multimedia-Inhalte wie Audio und Video sowie Schriftarten, die nicht vollständig eingebettet sind – wobei der Betrachter sie vom lokalen System bereitstellen muss.
All diese Funktionen schaffen Abhängigkeiten von externen Systemen oder Software, die in Zukunft möglicherweise nicht mehr bestehen. Für ein PDF mit eingebettetem Video ist ein Videocodec erforderlich. Für ein PDF mit externen Schriftartenverweisen müssen diese Schriftarten installiert sein. Ein PDF mit JavaScript erfordert einen Viewer, der JavaScript ausführt. In zwanzig Jahren könnte jede dieser Abhängigkeiten nicht mehr verfügbar sein.
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Was PDF/A erfordert
PDF/A ist völlig eigenständig konzipiert. Jedes Element, das das Dokument korrekt anzeigen muss, muss in die Datei selbst eingebettet sein – externe Abhängigkeiten sind nicht zulässig. Insbesondere erfordert PDF/A:
- Alle Schriftarten vollständig eingebettet: Alle im Dokument verwendeten Schriftarten müssen vollständig eingebettet sein, dürfen nicht vom System referenziert oder teilweise eingebettet werden.
- Keine externen Inhaltsverweise: keine Links zu externen Dateien, zum Zeitpunkt der Anzeige werden keine Inhalte von URLs geladen.
- Kein JavaScript: kein ausführbarer Inhalt, der von der Softwareinterpretation abhängt.
- Keine Verschlüsselung: Inhalte müssen vollständig zugänglich sein – der Passwortschutz verhindert zukünftigen Zugriff, wenn Passwörter verloren gehen.
- Eingebettete Farbprofile: Farben müssen mit eingebetteten ICC-Profilen beschrieben werden, damit das Dokument unabhängig vom Anzeigesystem konsistent wiedergegeben wird.
- Dokumentmetadaten: spezifische XMP-Metadatenfelder müssen vorhanden sein, einschließlich der PDF/A-Konformitätserklärung.
PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3: Was ist der Unterschied?
- PDF/A-1 (2005): die ursprüngliche und strengste Version, basierend auf PDF 1.4. Keine Transparenz, keine Ebenen, keine JPEG 2000-Komprimierung. Das am häufigsten von Archivierungssystemen unterstützte System.
- PDF/A-2 (2011): basierend auf PDF 1.7. Ermöglicht Transparenz, Ebenen, JPEG 2000-Komprimierung und das Einbetten von PDF/A-Dateien in PDF/A-Dateien. Moderner und flexibler bei gleichzeitiger Archivzuverlässigkeit.
- PDF/A-3 (2012): ähnlich wie PDF/A-2, ermöglicht jedoch die Einbettung jedes Dateityps (nicht nur PDF/A) in das Archivdokument. Wird zum Einbetten von XML-Rechnungen, Quelldateien oder anderen Anhängen neben dem visuellen Dokument verwendet.
Jede Version verfügt außerdem über Konformitätsstufen: A (vollständige Zugänglichkeit, mit markierter Struktur), B (einfach, nur visuelle Reproduzierbarkeit) und U (Unicode-Zuordnung). PDF/A-1b wird am häufigsten von Archivierungssystemen benötigt – es stellt sicher, dass das Dokument gleich aussieht, erfordert aber keine vollständige Kennzeichnung der Barrierefreiheit.
Wenn Sie tatsächlich PDF/A benötigen
PDF/A ist in bestimmten Kontexten erforderlich oder wird dringend empfohlen:
- Behördliche und rechtliche Eingaben, bei denen eine langfristige Aufbewahrung von Aufzeichnungen gesetzlich vorgeschrieben ist
- Gerichtsakten in Gerichtsbarkeiten, die archivierungskonforme Formate erfordern
- Finanz- und Buchhaltungsunterlagen mit mehrjährigen Aufbewahrungspflichten
- Krankenakten, deren Dokumente ein Leben lang für den Patienten lesbar bleiben müssen
- Jede Organisation mit einem formellen Dokumentenmanagementsystem, das PDF/A für archivierte Datensätze vorgibt
Für alltägliche Geschäftsdokumente – Angebote, Berichte, Rechnungen, Korrespondenz – ist das Standard-PDF-Archiv über ein normales PDF vollkommen ausreichend. Die Einschränkungen von PDF/A lohnen sich nur dann, wenn Sie die Garantie einer zukünftigen Lesbarkeit über Jahrzehnte und nicht nur über Jahre hinweg benötigen.
So erstellen Sie eine PDF/A-Datei
In Microsoft Word: Datei > Speichern unter > PDF > Optionen > Kreuzen Sie „ISO 19005-1-konform (PDF/A)“ an. erzeugt direkt eine PDF/A-1b-Datei. Dies ist der einfachste Weg für Word-Dokumente.
Adobe Acrobat Pro kann ein vorhandenes PDF mit dem Preflight-Tool in PDF/A konvertieren (Extras > Druckproduktion > Preflight > PDF/A-Konformität). Es überprüft das Dokument anhand der PDF/A-Anforderungen und behebt oder markiert alle Probleme – nicht eingebettete Schriftarten, externe Verweise, verbotene Inhalte. Für Organisationen, die regelmäßig Archivdokumente erstellen, stellt dieser Workflow die Einhaltung vor der Archivierung sicher.
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