Ein gescanntes PDF, das für fünf Textseiten 80 MB groß ist, ist eine häufige Frustration. Beim Scannen werden Bilddateien und keine Textdateien erstellt, und Bilder – insbesondere hochauflösende Farbbilder – sind von Natur aus groß. Drei Einstellungen kontrollieren fast die gesamte Aufblähung, und durch deren Anpassung wird die Dateigröße um 80–90 % verringert, ohne dass das Dokument weniger lesbar wird.
Auflösung (DPI) ist der größte Faktor
Jeder zusätzliche Punkt pro Zoll vervielfacht die gespeicherten Daten. Eine mit 600 DPI gescannte Seite im Letter-Format enthält viermal so viele Pixel wie dieselbe Seite mit 300 DPI und daher etwa viermal so viele unkomprimierte Daten. Die meisten Scanner verwenden standardmäßig 300 oder sogar 600 DPI, was für das Archivieren oder Drucken in großem Umfang konzipiert ist – weit mehr als für ein Dokument erforderlich ist, das Sie auf dem Bildschirm oder per E-Mail lesen.
Zum Bildschirmlesen und E-Mail-Versand: 150 DPI sind ausreichend. Der Text ist scharf, das Dokument ist lesbar und die Datei hat nur einen Bruchteil der Größe. Für Dokumente, die Sie normalerweise drucken: 200 DPI. Für die Archivierung von Originalen könnten Sie später reproduzieren: 300 DPI und die größere Größe akzeptieren. Gehen Sie in die Einstellungen Ihres Scanners und ändern Sie die DPI vor Ihrem nächsten Scan.
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Farbmodus: Für Textdokumente auf Schwarzweiß umschalten
Beim Farbscannen werden drei Werte pro Pixel erfasst (Rot, Grün, Blau). Graustufen erfasst einen. Schwarzweiß (bitonal) erfasst ein Bit – ein- oder ausgeschaltet. Bei einem getippten Dokument auf weißem Papier müssen keine nützlichen Farbinformationen beibehalten werden. Durch das Scannen in Schwarzweiß statt in Farbe wird die Dateigröße um den Faktor 10 bis 20 reduziert, ohne dass es zu sichtbaren Unterschieden in der Ausgabe kommt.
Suchen Sie in Ihrer Scannersoftware nach Bildtyp, Farbmodus oder einer ähnlichen Einstellung. Wählen Sie „Schwarzweiß“ aus. oder „Monochrom“ für jedes Dokument, das aus schwarzem Text auf weißem Papier besteht – Verträge, Briefe, Formulare, Berichte. Wechseln Sie nur bei Dokumenten mit wichtigen Fotos oder farbigen Elementen zu Graustufen oder Farbe.
Aktivieren Sie die PDF-Komprimierung bei Zeitersparnis
Einige Scannersoftware speichert PDFs standardmäßig mit minimaler oder keiner Komprimierung. Die rohen Bilddaten gehen direkt ein, ohne komprimiert zu werden. Suchen Sie in Ihrer Scanner-App nach einer PDF-Qualitäts- oder Komprimierungseinstellung – selbst wenn Sie sie auf „Mittel“ statt „Hoch“ einstellen, kann die Ausgabegröße bei bildintensiven Scans halbiert werden.
Reparieren von Dateien, die bereits gescannt wurden
Wenn Sie bereits übergroße gescannte PDFs haben, verarbeitet ein PDF-Komprimierungstool diese ohne erneutes Scannen. Laden Sie die Datei hoch, wenden Sie die Komprimierung an und laden Sie eine kleinere Version herunter. Für einen auf diese Weise komprimierten Schwarzweiß-Textscan ist eine Größenreduzierung von 70–85 % ohne sichtbaren Qualitätsverlust typisch. Das Komprimierungstool von WukongPDF wendet die JBIG2-Komprimierung auf bitonale Inhalte an – den effizientesten Algorithmus für gescannte Textseiten – und die JPEG-Komprimierung auf alle fotografischen Inhalte.
Um eine endgültige Lösung für Dokumente zu finden, auf die Sie weiterhin physischen Zugriff haben, scannen Sie sie erneut mit den richtigen Einstellungen (150–200 DPI, Schwarzweiß, Komprimierung aktiviert). Die Ergebnisse sind sauberer als die Nachbearbeitung eines übergroßen Scans.
Zukünftig zu verwendende Standardeinstellungen
Stellen Sie diese einmal in Ihrer Scannersoftware ein und belassen Sie sie: 200 DPI, Graustufen (funktioniert sowohl für Text als auch für einfache Grafiken), Komprimierung aktiviert. Dadurch werden saubere, einigermaßen kleine PDFs für die überwiegende Mehrheit der Scanaufgaben erstellt. Erhöhen Sie die Auflösung auf 300 DPI und färben Sie nur dann, wenn Sie sie wirklich benötigen – belassen Sie den Scanner beim alltäglichen Scannen nicht in seinen hohen Standardeinstellungen.
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