Anmerkungen und Bearbeitung sind die beiden wichtigsten Möglichkeiten, ein PDF zu ändern, und sie funktionieren völlig unterschiedlich. Das Verständnis der Unterscheidung hilft Ihnen bei der Auswahl des richtigen Tools für Ihre Aufgabe – und erklärt, warum Sie Text in jedem kostenlosen Viewer hervorheben, den Fließtext jedoch nicht ohne spezielle Software ändern können.
Was Annotation bewirkt
Anmerkungen fügen eine Ebene über dem vorhandenen PDF-Inhalt hinzu, ohne etwas darunter zu ändern. Eine Hervorhebungsanmerkung markiert Text mit Farbe, verändert den Text selbst jedoch nicht. Ein Haftnotizkommentar erscheint als schwebende Notiz, der zugrunde liegende Inhalt bleibt jedoch unberührt. Oben auf der Seite befindet sich eine Freihandzeichnungsüberlagerung. Durchgestrichene und unterstrichene Anmerkungen sind visuelle Markierungen, die über dem Text liegen.
Anmerkungen werden getrennt vom Seiteninhalt in der Datenstruktur von PDF gespeichert. Sie können ein- oder ausgeblendet, nach Typ gefiltert, in eine Übersichtsliste exportiert, in Thread-Kommentaren beantwortet und einzeln entfernt werden, ohne dass sich dies auf das zugrunde liegende Dokument auswirkt. Der Seiteninhalt unterhalb der Anmerkungen bleibt genau so erhalten, wie er war.
Versuchen Sie, PDF zu bearbeiten
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Was die Bearbeitung bewirkt
Durch die Bearbeitung wird der zugrunde liegende Seiteninhalt selbst verändert – der Text, die Bilder und die grafischen Elemente, aus denen das Dokument besteht. Beim Bearbeiten wird ein Wort im Fließtext ersetzt, die Größe eines Bildes geändert, eine Farbe geändert, ein Element an eine andere Position verschoben oder Inhalte gelöscht. Das Ergebnis ist eine modifizierte Version des ursprünglichen Seiteninhalts, kein Overlay.
Die Bearbeitung von PDF ist komplexer als die Bearbeitung eines Word-Dokuments, da PDFs Inhalte als positionierte Elemente und nicht als umfließende Absätze speichern. Wenn Sie ein Wort im Fließtext ändern, wird möglicherweise der umgebende Text verschoben, wenn das neue Wort eine andere Länge hat, allerdings nur innerhalb derselben Zeile oder desselben Textblocks – der Rest des Dokuments wird nicht wie in Word neu umbrochen. Dies kann zu Abstandsinkonsistenzen führen, die eine zusätzliche Anpassung erfordern.
Warum Anmerkungstools häufiger verfügbar sind
Das Annotieren ist technisch einfacher als das Bearbeiten – es müssen lediglich neue Daten zum PDF hinzugefügt werden, ohne die vorhandene Inhaltsstruktur zu berühren. Die PDF-Spezifikation verfügt über ein klar definiertes Anmerkungsmodell, das jeder Betrachter implementieren kann. Aus diesem Grund werden Anmerkungstools in kostenlosen Viewern wie Adobe Reader, Preview, Edge und browserbasierten PDF Editor-Tools angezeigt: Sie müssen den zugrunde liegenden Inhalt nicht analysieren und ändern, sondern fügen einfach Overlay-Daten hinzu.
Für die echte Bearbeitung von Inhalten ist es erforderlich, die internen Inhaltsströme des PDF zu verstehen und zu ändern – den Code, der beschreibt, wie Text und Grafiken positioniert und gestaltet werden. Dies ist deutlich komplexer und deshalb erfordern leistungsfähige PDF-Editoren höhere Preise und erfordern leistungsfähigere Software.
Wann Anmerkungen machen und wann bearbeitet werden sollte
Kommentieren Sie, wenn Sie ein Dokument überprüfen und Feedback geben, Inhalte zur Aufmerksamkeit markieren, ohne sie zu ändern, ein Formular ausfüllen, unterschreiben oder Notizen zu einem Dokument hinzufügen, das an den Autor zurückgegeben wird. Der Anmerkungsworkflow ist der richtige für Dokumentenprüfungs-, Genehmigungs- und Feedbackzyklen.
Bearbeiten, wenn: Sie den eigentlichen Inhalt des Dokuments ändern müssen – einen Fehler beheben, einen Preis aktualisieren, einen Namen ändern, den Text einer Klausel ändern müssen. Eine Bearbeitung ist dann angebracht, wenn das Dokument selbst geändert werden muss, und nicht nur, wenn Sie es markieren möchten.
Reduzierung: Anmerkungen dauerhaft machen
Durch das Reduzieren werden Anmerkungsebenen mit dem Basisseiteninhalt zusammengeführt, wodurch sie dauerhaft und nicht entfernbar werden. Nach dem Reduzieren wird das, was eine Anmerkung war, Teil der Seite selbst – und ist nicht mehr vom ursprünglichen Inhalt zu unterscheiden. Dies ist nützlich, wenn Sie ein markiertes Dokument freigeben möchten, dessen Anmerkungen für alle sichtbar und nicht entfernbar sein sollen, oder wenn Sie ein Dokument fertigstellen, das integrierte Revisionen anzeigt.
Das Reduzieren ist ein einseitiger Vorgang. Sobald der ursprüngliche Dokumentinhalt und die Anmerkungsebene abgeschlossen sind, können sie nicht mehr getrennt werden. Bewahren Sie immer eine nicht vereinfachte Kopie auf, wenn Sie möglicherweise später auf den Originalinhalt zugreifen oder die Anmerkungen ändern müssen.
Versuchen Sie, PDF zu bearbeiten
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.