Sie sammeln 200 ausgefüllte PDF-Bewerbungen. Jedes Formular hat die gleichen Felder: Name, E-Mail, Telefon, Position, Startdatum, Gehaltsvorstellung. Sie benötigen alle 200 Antworten in einer einzigen Excel-Tabelle, wobei jeder Bewerber eine Zeile und jedes Feld eine Spalte darstellt. Das manuelle Öffnen jeder PDF-Datei, das Lesen der Feldwerte und deren Eingabe in Excel würde einen ganzen Arbeitstag in Anspruch nehmen. Ein einziger Tippfehler in einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer kann dazu führen, dass der Kontakt zu einem Bewerber verloren geht.
Das automatische Abrufen von Daten aus ausfüllbaren PDF-Formularen in Excel ist ein Datenextraktionsworkflow, der die Formularfeldwerte liest und sie in eine Tabelle schreibt. Der Prozess ist schnell, genau und eliminiert Übertragungsfehler. Die Extraktion liest die Daten direkt aus den Formularfeldern des PDFs.
So funktioniert die Datenextraktion aus PDF-Formularen
Ausfüllbare PDF-Formulare speichern Daten in benannten Feldern. Jedes Feld hat einen Namen wie „Vorname“ oder „E-Mail“ und einen Wert, den der Benutzer eingegeben hat. Die Datenextraktion liest die Feldnamen und -werte und exportiert sie in ein strukturiertes Format. Die Feldnamen werden zu Spaltenüberschriften in der Tabelle. Jedes PDF wird zu einer Datenzeile. Die Werte füllen die Zellen unter den entsprechenden Spalten.
WukongPDFs PDF zu Excel Formulardatenextraktion verarbeitet mehrere PDFs in einem Stapel. Laden Sie alle 200 ausgefüllten Formulare hoch. Das Tool liest die Feldnamen und Werte aus jedem Formular. Es generiert eine Tabelle mit einer Zeile pro Formular. Jedes Feld wird zu einer Spalte. Bei der Extraktion bleiben die Daten genau so erhalten, wie sie eingegeben wurden. Es gibt keine OCR und keine Zeichenerkennungsfehler, da die Daten in digitale Formularfelder eingegeben wurden.
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Voraussetzungen für saubere Datenextraktion
Bei den Formularen muss es sich um ausfüllbare PDFs mit tatsächlichen Formularfeldern handeln. Gescannte Formulare, die von Hand ausgefüllt und dann gescannt wurden, enthalten keine Formularfelddaten. Sie erfordern OCR, was weniger genau ist und zu Erkennungsfehlern führt. Bevor Sie einen Extraktionsworkflow einrichten, öffnen Sie eines der ausgefüllten Formulare und prüfen Sie, ob Sie auf den ausgefüllten Text klicken und ihn bearbeiten können. Wenn möglich, verfügt das Formular über Live-Formularfelder. Wenn der Text Teil des Seitenbilds ist, wird das Formular gescannt und benötigt stattdessen OCR.
Die Feldnamen im PDF-Formular bestimmen die Spaltenüberschriften in der Tabelle. Wenn verschiedene Versionen des Formulars unterschiedliche Feldnamen verwenden, enthält die extrahierte Tabelle mehrere Spalten für dieselben Daten. Standardisieren Sie die Formularvorlage, bevor Sie sie verteilen. Verwenden Sie in allen Kopien einheitliche Feldnamen. Diese Standardisierung im Vorfeld macht sich beim Extrahieren durch eine saubere, einheitliche Tabellenkalkulation bezahlt.
Verarbeitung der extrahierten Daten
Öffnen Sie die extrahierte Tabelle und überprüfen Sie die Daten. Suchen Sie nach fehlenden Werten, wenn ein Formularfeld leer gelassen wurde. Überprüfen Sie, ob die Formatierung inkonsistent ist, z. B. Telefonnummern, die in einigen Formularen als 555-123-4567 und in anderen als 5551234567 eingegeben wurden. Bereinigen Sie die Daten mit Excel-Funktionen. Teilen Sie vollständige Namen in Spalten mit Vor- und Nachnamen auf, wenn das Formular sie in einem einzigen Feld erfasst hat. Überprüfen Sie E-Mail-Adressen, indem Sie auf das Vorhandensein eines @-Zeichens prüfen.
Fügen Sie eine Zeilennummer oder eine eindeutige ID-Spalte hinzu, wenn das Formular keine enthielt. Mit dieser Kennung können Sie eine bestimmte Zeile in der Tabelle bis zum ursprünglichen PDF-Formular zurückverfolgen. Wenn ein Dateneintrag verdächtig erscheint, können Sie das Original-PDF des Bewerbers öffnen, den Feldwert überprüfen und die Tabelle bei Bedarf korrigieren.
Skalieren des Workflows für die wiederkehrende Verwendung
Wenn Sie regelmäßig PDF-Formularantworten sammeln, erstellen Sie eine Excel-Vorlage, in die die extrahierten Daten eingespeist werden. Richten Sie Formeln, Pivot-Tabellen, Diagramme und Formatierungen in der Vorlage ein. Extrahieren Sie in jedem Zeitraum die neuen Formulardaten und fügen Sie sie in das Datenblatt der Vorlage ein. Die Formeln und Diagramme werden automatisch aktualisiert. Durch die Vorlage entfällt die wiederholte Arbeit, die Analyse für jeden Antwortstapel neu zu erstellen. Der Extrahieren von PDF-Daten-Workflow, der beim ersten Mal Stunden dauerte, dauert jedes weitere Mal nur wenige Minuten.
Archivieren Sie nach der Extraktion die Original-PDF-Formulare. Die Tabellenkalkulation dient der Analyse. Bei den PDFs handelt es sich um die Originalaufzeichnungen. Sollten Fragen zu den Daten auftreten, ist das Originalformular die maßgebliche Antwort. Für Organisationen, die PDF-Formularantworten von externen Benutzern sammeln, erkennt ein Datenvalidierungsworkflow nach der Extraktion die häufigsten Benutzerfehler, bevor die Daten in nachgelagerte Systeme gelangen. Suchen Sie nach E-Mail-Adressen ohne @-Zeichen, was darauf hinweist, dass der Benutzer eine ungültige Adresse eingegeben hat. Suchen Sie nach Telefonnummern, die zu kurz oder zu lang sind. Suchen Sie nach Pflichtfeldern, die leer gelassen wurden. Markieren Sie diese Datensätze zur Nachverfolgung, anstatt fehlerhafte Daten stillschweigend zu importieren. Ein paar Minuten Validierung nach der Extraktion verhindern stundenlange Bereinigungen später, wenn sich fehlerhafte Daten in Berichte, Datenbanken und Kommunikation ausgebreitet haben. Dokumentieren Sie beim Erstellen einer Datenpipeline für wiederkehrende Formulare die Feldzuordnung: Welche PDF-Feldnamen entsprechen welchen Spalten in Ihrer Datenbank oder Tabelle? Formularfeldnamen wie FName oder Q1_Answer stimmen möglicherweise nicht mit den Spaltennamen Ihres Systems wie FirstName oder SatisfactionRating überein. Erstellen Sie eine Zuordnungstabelle, die PDF-Feldnamen in Systemspaltennamen übersetzt. Wenden Sie diese Zuordnung jedes Mal an, wenn Sie Daten extrahieren. Die Zuordnungstabelle dient auch als Dokumentation für zukünftige Teammitglieder, die verstehen müssen, wie die Formulardaten in die Systeme der Organisation fließen. Bei Formularen, die optionale Felder enthalten, werden bei der Extraktion leere Zellen für Felder erzeugt, die der Benutzer leer gelassen hat. Unterscheiden Sie zwischen absichtlich leeren Feldern und fehlenden Daten, indem Sie eine Validierungsspalte hinzufügen, die prüft, ob erforderliche Felder ausgefüllt sind. Eine fehlende E-Mail-Adresse in einem erforderlichen E-Mail-Feld erfordert eine Nachverfolgung. Ein fehlender zweiter Vorname in einem optionalen Feld ist in Ordnung. Die Validierungsflags leiten Ihre Nachverfolgungsbemühungen zu den Datensätzen, die Aufmerksamkeit erfordern. Die Zuordnungstabelle dient auch als Dokumentation für zukünftige Teammitglieder, die verstehen müssen, wie die Formulardaten in die Systeme der Organisation fließen.
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