Sie entwerfen eine Präsentation mit einer unverwechselbaren Schriftart, die für Ihre Markenidentität von zentraler Bedeutung ist. Die Folien sehen auf Ihrem Computer perfekt aus. Sie exportieren als PDF und senden es an die Druckerei. Der Drucker öffnet die Datei und ruft Sie auf: „Die Schriftarten fehlen.“ Ihre Überschriften werden in Arial angezeigt. Ihr Fließtext ist in Times New Roman. Wir können das nicht drucken." Die von Ihnen sorgfältig ausgewählten Schriftarten wurden nicht in das PDF eingebettet. Das System des Druckers ersetzte alle verfügbaren Standardschriftarten.
Durch das Einbetten von Schriftarten in einen PPT-zu-PDF-Export wird sichergestellt, dass das Dokument auf jedem System korrekt angezeigt und gedruckt wird, unabhängig davon, welche Schriftarten installiert sind. Die Schriftartdaten werden mit der PDF-Datei übertragen. Der Drucker sieht genau das, was Sie sehen.
So funktioniert das Einbetten von Schriftarten in PowerPoint
Wenn PowerPoint als PDF exportiert wird, kann es eine Kopie jeder in der Präsentation verwendeten Schriftart enthalten. Die eingebetteten Schriftartdaten enthalten die Zeichenformen für jeden Buchstaben, jede Zahl und jedes Symbol, die in Ihren Folien erscheinen. Wenn die PDF-Datei auf einem System geöffnet wird, auf dem die Schriftart nicht installiert ist, verwendet der Betrachter die eingebettete Kopie. Der Text wird korrekt wiedergegeben. Die Einbettung von Schriftarten macht eine PDF-Datei systemübergreifend portierbar.
Nicht alle Schriftarten können eingebettet werden. Für einige kommerzielle Schriftarten gelten Lizenzbeschränkungen, die das Einbetten verhindern. PowerPoint respektiert diese Einschränkungen und bettet keine Schriftarten ein, die nicht zum Einbetten lizenziert sind. Bevor Sie eine Präsentation rund um eine Schriftart entwerfen, überprüfen Sie deren Einbettungsberechtigungen. Öffnen Sie unter Windows den Ordner „Schriftarten“, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schriftart, wählen Sie „Eigenschaften“ und suchen Sie nach „Einbettbarkeit von Schriftarten“. Wenn dort „Installierbar“ steht, oder "Bearbeitbar" es kann eingebettet werden. Wenn dort „Vorschau/Drucken“ steht, oder "Eingeschränkt" es kann nicht.
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Schriftarteinbettung beim PDF-Export aktivieren
Gehen Sie in PowerPoint zu „Datei“, „Speichern unter“ und wählen Sie „PDF“. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen. Unter „Nicht druckbare Informationen einbeziehen“ Überprüfen Sie die „Dokumenteigenschaften“. Noch wichtiger ist, dass Sie nach einer Option mit der Bezeichnung „ISO 19005-1-konform (PDF/A)“ suchen. Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens wird PowerPoint gezwungen, alle Schriftarten einzubetten und eine PDF/A-kompatible Datei zu erstellen. PDF/A ist der Archivstandard, der die Einbettung von Schriftarten und die langfristige Dokumententreue garantiert.
Der PowerPoint-zu-PDF-Konverter von WukongPDF bettet automatisch alle Schriftarten in die Ausgabe ein. Laden Sie die .pptx-Datei hoch und der Konverter generiert ein PDF mit vollständiger Schriftarteinbettung. Keine zu überprüfenden Einstellungen. Keine Lizenzprobleme beim Navigieren. Das Ausgabe-PDF wird auf jedem System korrekt angezeigt.
Überprüfen der Schriftarteinbettung nach dem Export
Öffnen Sie das exportierte PDF in Adobe Acrobat. Gehen Sie zu Datei, Eigenschaften, Schriftarten. Die Liste zeigt jede Schriftart im Dokument. Suchen Sie neben jedem Schriftartnamen nach „Eingebettet“. oder „Embedded Subset“. „Eingebettet“ bedeutet, dass die vollständige Schriftart enthalten ist. „Eingebettete Teilmenge“ bedeutet, dass nur die tatsächlich verwendeten Zeichen enthalten sind, was für eine korrekte Darstellung ausreicht. Wenn eine Schriftart keine dieser Bezeichnungen aufweist, ist sie nicht eingebettet und wird auf Systemen ersetzt, die nicht über diese Bezeichnung verfügen.
Auch die eingebetteten PDF-Schriftarten wirken sich auf die Dateigröße aus. Jede eingebettete Schriftart fügt 50 bis 200 KB hinzu. Eine Präsentation mit vier benutzerdefinierten Schriftarten kann der PDF-Datei 500 KB hinzufügen. Dies ist ein akzeptabler Kompromiss für die Gewährleistung einer korrekten Anzeige. Die wenigen hundert Kilobyte sind weitaus mehr wert als das Risiko, dass eine Auflage durch den Austausch von Schriftarten ruiniert wird.
Umgang mit Schriftarten, die nicht eingebettet werden können
Wenn eine Schriftart aufgrund von Lizenzbeschränkungen nicht eingebettet werden kann, ersetzen Sie sie vor dem Exportieren durch eine einbettbare Alternative. Google Fonts sind alle einbettbar und bieten eine große Auswahl an professionellen Schriftarten. Adobe-Schriftarten, die in Creative Cloud-Abonnements enthalten sind, können für die gedruckte und digitale Nutzung eingebettet werden. Der geringfügige Designkompromiss beim Wechsel zu einer einbettbaren Schriftart ist weitaus weniger schädlich als der große Kompromiss, dass Ihre Schriftarten zum Zeitpunkt des Drucks unvorhersehbar ersetzt werden. Die PDF-Druck-Ausgabe mit eingebetteten Schriftarten ist die einzige zuverlässige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass das, was Sie entworfen haben, auch gedruckt wird. Eine praktische Strategie zur Schriftartenverwaltung für Präsentationen: Führen Sie eine Liste zugelassener einbettbarer Schriftarten für Ihr Unternehmen. Die Liste enthält Schriftarten, die zum Einbetten lizenziert sind und in allen Zielausgabeformaten konsistente Ergebnisse liefern. Designer und Inhaltsersteller wählen beim Erstellen von Präsentationen aus dieser Liste aus. Die Liste verhindert, dass in letzter Minute festgestellt wird, dass eine sorgfältig ausgewählte Schriftart nicht eingebettet werden kann und ersetzt werden muss. Überprüfen Sie die Liste jährlich, wenn sich die Schriftartenlizenzen ändern und neue einbettbare Schriftarten verfügbar werden. Dieser proaktive Ansatz verwandelt das Einbetten von Schriftarten von einem Fehlerbehebungsschritt in eine Designbeschränkung, die von Anfang an eine zuverlässige Ausgabe erzeugt. Wenn Sie eine PDF-Präsentation an einen kommerziellen Drucker senden, teilen Sie der Datei auch die Schriftartenliste mit. Teilen Sie ihnen mit, welche Schriftarten eingebettet sind und welche nicht. Wenn Schriftarten nicht eingebettet werden konnten, kann die Druckerei ihr System auf diese Schriftarten prüfen, bevor der Auftrag in Druck geht. Eine kurze E-Mail mit einer Auflistung der Schriftarten im Dokument verhindert, dass der Drucker während der Produktion eine fehlende Schriftart entdeckt. Geben Sie die Schriftartennamen genau so an, wie sie im Schriftartenfenster der PDF-Datei erscheinen, da die Schriftartenbenennung je nach Plattform unterschiedlich sein kann. Dieser Kommunikationsschritt dauert eine Minute und beseitigt die häufigste Ursache für Verzögerungen bei der Druckproduktion aufgrund von Schriftartenproblemen. Bei Präsentationen, die in großem Umfang gedruckt werden, wie z. B. Konferenzplakate oder Messebanner, ist das Einbetten von Schriftarten noch wichtiger, da die Schriftarten mit viel höheren Auflösungen gerastert werden als bei einem Standard-Bürodrucker. Eine fehlende Schriftart, die bei 12 Punkt auf Briefpapier akzeptabel ersetzt werden würde, wird bei der Wiedergabe bei 200 Punkt auf einem 6-Fuß-Banner eklatant falsch. Die eingebetteten Schriftdaten gewährleisten die korrekte Wiedergabe in jedem Maßstab.
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