Das Herausholen von Daten aus einer PDF-Tabelle hört sich einfach an, bis Sie es tatsächlich ausprobieren. Beim Kopieren und Einfügen entsteht ein Durcheinander von falsch ausgerichtetem Text. Mit Screenshots erhalten Sie ein Bild, keine Zahlen, mit denen Sie arbeiten können. Und das manuelle erneute Eintippen einer 200-Zeilen-Tabelle ist für niemanden ein schöner Nachmittag. Es gibt intelligentere Ansätze – hier sind vier Tipps, die das Extrahieren von PDF-Tabellendaten nach Excel deutlich weniger mühsam machen.
1. Erfahren Sie, ob es sich bei Ihrer PDF-Tabelle um echte Daten oder ein Bild handelt
Finden Sie vor allem heraus, womit Sie es zu tun haben. Klicken Sie auf eine Zelle in der Tabelle. Wenn Sie einzelne Textteile hervorheben können, besteht die Tabelle aus echtem, auswählbarem Text – und das Extrahieren ist unkompliziert. Wenn durch Klicken die gesamte Tabelle als Block ausgewählt wird oder überhaupt nichts passiert, sehen Sie ein Bild einer Tabelle.
Textbasierte Tabellen können mit einem PDF-zu-Excel-Konverter direkt in Excel konvertiert werden. Bildbasierte Tabellen benötigen zunächst OCR, um die visuellen Daten in tatsächlichen Text umzuwandeln, bevor eine Extraktion erfolgen kann. Wenn Sie wissen, welches Sie haben, vermeiden Sie, den falschen Ansatz auszuprobieren und sich zu fragen, warum er nicht funktioniert.
Gescannte Dokumente, Fotos von Tabellenkalkulationen und aus bestimmter älterer Software exportierte PDFs sind die üblichen Übeltäter für bildbasierte Tabellen. Alles, was direkt aus Excel, Word oder einem modernen Reporting-Tool exportiert wird, enthält fast immer echten Text.
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2. Verwenden Sie einen PDF-zu-Excel-Konverter anstelle von Kopieren und Einfügen
Das Kopieren und Einfügen einer Tabelle aus PDF in Excel funktioniert fast nie sauber. Die Spalten werden verkleinert, die Zeilen werden zusammengeführt, Zahlen werden von ihren Einheiten getrennt und Sie verbringen mehr Zeit mit dem Bereinigen, als die Neueingabe der ursprünglichen Daten gedauert hätte. Dies ist eine zuverlässige Möglichkeit, Fehler in einen Datensatz einzuführen, ohne es zu merken.
Ein spezieller PDF-zu-Excel-Konverter liest die Tabellenstruktur – Zeilen, Spalten, verbundene Zellen – und ordnet sie einer geeigneten Tabelle zu. Die Ausgabe ist nicht immer perfekt, insbesondere bei komplexen mehrstufigen Headern, aber sie ist wesentlich sauberer als das Einfügen in die Zwischenablage. Das PDF-zu-Excel-Tool von WukongPDF bei www.wukongpdf.com erledigt dies, ohne dass eine Softwareinstallation erforderlich ist – laden Sie das PDF hoch und laden Sie die Tabelle herunter.
3. Extrahieren Sie nur die Seiten, die Sie benötigen
Wenn es sich bei Ihrer PDF-Datei um einen 50-seitigen Bericht handelt und sich die benötigte Tabelle auf den Seiten 12 bis 14 befindet, gibt es keinen Grund, das gesamte Dokument durch einen Konverter laufen zu lassen. Extrahieren Sie diese drei Seiten zunächst als separate PDF-Datei und konvertieren Sie dann diese kleinere Datei in Excel.
Dieser Ansatz hat zwei Vorteile: Der Konverter konzentriert sich auf die relevanten Seiten, anstatt irrelevante Inhalte zu analysieren, und die Ausgabe ist sauberer, da es weniger Rauschen durch umgebenden Text, Kopf- und Fußzeilen sowie andere Seitenelemente gibt, die die Tabellenerkennung beeinträchtigen können.
Verwenden Sie zunächst einen PDF-Splitter, um die Seiten zu extrahieren, und führen Sie dann die Extraktion durch. Es fügt einen Schritt hinzu, führt aber normalerweise zu besseren Ergebnissen.
4. Rechnen Sie mit einigen Aufräumarbeiten – und wissen Sie, wo Sie suchen müssen
Selbst bei einem guten Konverter ist fast immer eine manuelle Bereinigung erforderlich. Die Frage besteht darin, zu wissen, wo man nachsehen muss, um Probleme zu erkennen, bevor sie nachgelagerte Probleme verursachen.
Die häufigsten Probleme nach der Konvertierung einer PDF-Tabelle in Excel:
- Als Text gespeicherte Zahlen: Zellen, die wie Zahlen aussehen, die Excel jedoch als Text behandelt und nicht summiert. Überprüfen Sie dies, indem Sie nach linksbündigen Zahlen in einer Spalte suchen. Sie sollten rechtsbündig sein, wenn Excel sie als numerisch erkennt.
- Zusammengeführte Zellen, die nicht übertragen wurden: Eine Kopfzeile, die sich über drei Spalten in der PDF-Datei erstreckt, landet möglicherweise in nur einer Zelle in Excel, während die anderen leer bleiben.
- Zeilenumbrüche innerhalb von Zellen: mehrzeiliger Inhalt in einer PDF-Zelle wird in Excel manchmal in mehrere Zeilen aufgeteilt.
- Währungs- und Prozentzeichen: diese werden manchmal entfernt oder landen in benachbarten Zellen, anstatt an die Zahl angehängt zu werden.
Ein schneller Scan der ersten paar Zeilen und eine stichprobenartige Überprüfung der Gesamtsummen anhand der Original-PDF-Datei erkennen normalerweise alles, was kritisch ist. Bei großen Datensätzen ist die Ausführung eines SUM-Werts für eine Spalte und der Vergleich mit der gemeldeten Gesamtsumme der PDF-Datei eine schnelle Plausibilitätsprüfung, um sicherzustellen, dass die Zahlen korrekt übertragen wurden.
Das richtige Tool macht es beherrschbar
PDF-Tabellen gibt es in jeder Branche – Finanzberichte, Forschungsdaten, Regierungsunterlagen, Bestandsexporte. Um diese Daten in eine brauchbare Tabellenkalkulation zu übertragen, muss keine Stunde manueller Arbeit erforderlich sein. Ein solider PDF-zu-Excel-Konverter wie WukongPDF bei www.wukongpdf.com übernimmt die schwere Arbeit, und wenn Sie wissen, was Sie anschließend überprüfen müssen, sind die Ergebnisse zuverlässig.
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