Sie haben Stunden damit verbracht, eine Präsentation vorzubereiten. Die Folien sind poliert. Die Vortragsnotizen enthalten Ihre Gesprächsthemen, Datenverweise und Erinnerungen für jede Folie. Sie exportieren als PDF und die Folien sehen toll aus, aber die Vortragsnotizen sind verschwunden. Diese ganze Vorbereitung ist für jeden unsichtbar, der nur das PDF erhält. Sie müssen diese Notizen beifügen, damit der Empfänger den Kontext und die Begründung jeder Folie verstehen kann.
PowerPoint kann Vortragsnotizen in den PDF-Export einbeziehen und sie unter jeder Folie oder daneben platzieren. Der PPT-zu-PDF-Export mit Notizen verwandelt die Präsentation von einer visuellen Präsentation in ein umfassendes Dokument, das als eigenständiges Handout funktioniert.
PowerPoint als PDF mit Vortragsnotizen exportieren
Gehen Sie in PowerPoint zu „Datei“, „Speichern unter“ und wählen Sie „PDF“. Bevor Sie auf „Speichern“ klicken, klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“. Im Dialogfeld „Optionen“ unter „Was veröffentlichen“ Wählen Sie „Notizenseiten“ aus. aus dem Dropdown. Dadurch wird PowerPoint angewiesen, die Sprechernotizen für jede Folie in die PDF-Ausgabe aufzunehmen. Jede Folie erscheint oben auf der Seite, darunter sind die Vortragsnotizen abgedruckt. Das Ergebnis ist ein PDF im Handout-Stil, bei dem der Leser sowohl die visuelle Folie als auch die erklärenden Anmerkungen auf derselben Seite sieht.
Außerdem können Sie im Dialogfeld „Optionen“ unter „Nicht druckbare Informationen einschließen“ die Option „Einschließen“ auswählen. Überprüfen Sie die „Dokumenteigenschaften“. und „Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit.“ Bei der ersten bleiben Metadaten wie der Titel und der Autor der Präsentation erhalten. Der zweite Schritt erstellt eine mit Tags versehene PDF-Struktur, in der Bildschirmleser navigieren können. Beides sind gute Standardeinstellungen, die bei jedem Export aktiviert werden sollten.
Das Layout der Notizenseiten wird vom Notes Master in PowerPoint gesteuert. Gehen Sie zu „Ansicht“, „Notizen-Master“, um das Aussehen der Notizenseiten anzupassen. Sie können die Größe der Miniaturansicht der Folie sowie die Position und Schriftart des Notiztexts anpassen und Kopf- oder Fußzeilenelemente wie Seitenzahlen, Datum oder einen Vertraulichkeitshinweis hinzufügen. Änderungen am Notes Master gelten für alle Folien. Sie konfigurieren das Layout also einmal und es wirkt sich auf jede Seite der exportierten PDF-Datei aus.
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Wahl zwischen Notizenseiten und Handouts-Layout
PowerPoint bietet zwei Layouts für Exporte mit Notizen. Notes Pages zeigt eine Folie pro Seite mit den unten stehenden Notizen. Dies ist das beste Layout für eine detaillierte Durchsicht, da jede Folie eine ganze Seite einnimmt und die Notizen viel Platz haben. Das Handout-Layout zeigt mehrere Folien pro Seite, normalerweise 2, 3, 4, 6 oder 9, mit Zeilen für handschriftliche Notizen. Das Handouts-Layout enthält nicht den Text der Sprechernotizen. Es bietet Leerzeilen, in die der Leser eigene Notizen schreiben kann.
Wenn Ihr Ziel darin besteht, Ihre vorbereiteten Gesprächsthemen und den Kontext zu teilen, verwenden Sie Notes Pages. Wenn Ihr Ziel darin besteht, dem Publikum eine kompakte Referenz mit Platz zum Schreiben zu geben, verwenden Sie Handouts. Die beiden Layouts dienen unterschiedlichen Zwecken und die Auswahl sollte der Art und Weise entsprechen, wie der Empfänger das PDF verwenden wird. Wenn Sie eine Präsentation mit Kollegen teilen möchten, die den vollständigen Kontext benötigen, ist Notes Pages fast immer die richtige Wahl.
Formatierungstipps für professionelle Notizenseiten
Vortragsnotizen enthalten oft informelle Sprache, Abkürzungen und Erinnerungen, die für den Vortragenden sinnvoll sind, in einem verteilten Dokument jedoch schlampig aussehen. Überprüfen Sie vor dem Exportieren mit Notizen den Notiztext für jede Folie. Entfernen Sie persönliche Erinnerungen, die nicht geteilt werden sollten, z. B. „Erwähnen Sie hier die Ergebnisse des dritten Quartals“. oder „Fragen Sie nach dem Budget“. Erweitern Sie Abkürzungen zu vollständigen Begriffen. Stellen Sie sicher, dass die Notizen als kohärente Prosa und nicht als Aufzählungsfragmente gelesen werden. Die Notizen, die für Sie als Redner hilfreich sind, eignen sich nicht unbedingt zur Weitergabe.
Die Schriftgröße der Notizen im exportierten PDF wird vom Notes Master gesteuert. Die Standardgröße beträgt normalerweise 10 bis 12 Punkt. Wenn Ihre Notizen umfangreich sind, sollten Sie die Schriftgröße auf 11 oder 12 Punkte erhöhen, um das Lesen zu erleichtern. Passen Sie die Miniaturbildgröße der Folie im Notizenmaster an, um bei Bedarf mehr Platz für den Notizentext zu schaffen. Bei einer Folienminiaturansicht auf 50 % der Seitenhöhe bleiben die restlichen 50 % für Notizen übrig. Dies ist ein guter Ausgleich für Folien mit mäßiger Menge an Notiztext.
Bestimmte Folien mit Notizen exportieren
Wenn Sie nur bestimmte Folien mit ihren Notizen teilen müssen, z. B. die Zusammenfassungsfolien, legen Sie den Seitenbereich im Dialogfeld „Als PDF speichern“ unter „Optionen“ fest. Geben Sie die Foliennummern ein, die Sie einschließen möchten. Nur diese Folien und ihre Notizen werden im PDF angezeigt. Durch diesen selektiven Export bleibt die Datei im Fokus und wird vermieden, dass der Empfänger mit Folien überfordert wird, die für ihn nicht relevant sind.
WukongPDF kann auch ein exportiertes PDF mit Notizen verarbeiten, um Lesezeichen aus den Folientiteln hinzuzufügen und so das mehrseitige Dokument navigierbar zu machen. Laden Sie die PDF-Datei hoch, erstellen Sie mit dem Lesezeichen-Editor Lesezeichen aus den Folienüberschriften und laden Sie die erweiterte Version herunter. Durch die Kombination von PDF-Präsentation Folien, Vortragsnotizen und Lesezeichen entsteht ein umfassendes Dokument, das sowohl als visuelle Referenz als auch als detaillierter schriftlicher Bericht dient.
Wenn Sie Präsentationen regelmäßig als PDFs mit Notizen teilen, speichern Sie die Exporteinstellungen als benutzerdefinierte PDF-Voreinstellung. Im Dialogfeld „Speichern unter“ können Sie nach der Konfiguration der Optionen die aktuellen Einstellungen als Voreinstellung für die zukünftige Verwendung speichern. Wählen Sie beim nächsten Export Ihre Voreinstellung aus der Dropdown-Liste aus. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die Notizen-Exporteinstellungen für jede Präsentation neu zu konfigurieren. WukongPDFs PDF-Export-Tools können PowerPoint-Dateien auch direkt verarbeiten und in PDFs mit Notizen konvertieren, ohne dass PowerPoint installiert sein muss.
Ein spezieller Arbeitsablauf für Teams, die an Präsentationen zusammenarbeiten: Führen Sie vor dem Exportieren mit Notizen im Team einen Überprüfungsdurchgang für den Notizentext durch. Jedes Teammitglied öffnet die PowerPoint-Datei, überprüft die Notizen auf den ihm zugewiesenen Folien und aktualisiert sie, um die endgültig vereinbarte Botschaft widerzuspiegeln. Durch diese gemeinsame Überprüfung wird sichergestellt, dass die nach der Besprechung verteilten PDF-Dateien mit Notizen einen korrekten, überprüften Kontext enthalten und nicht nur die vorläufigen Gesprächsthemen einer Person. Die Notizen werden Teil des offiziellen Protokolls der Präsentation und verdienen daher die gleiche redaktionelle Aufmerksamkeit wie die Folien selbst.
Für Präsentationen, die zum späteren Nachschlagen archiviert werden, ist die PDF-Datei mit den Notizen wertvoller als die reine Folienversion. Eine Folie mit der Aufschrift „Q3-Ergebnisse“ mit einem Diagramm ist im Kontext aussagekräftig, aber sechs Monate später kryptisch. Dieselbe Folie mit Anmerkungen zur Erläuterung: „Der Umsatz im dritten Quartal übertraf die Prognose um 12 % aufgrund der Einführung neuer Produkte im August.“ bleibt auf unbestimmte Zeit verständlich. Die Notizen verwandeln die Präsentation von einer visuellen Hilfe, die auf einen Präsentator angewiesen ist, in ein eigenständiges Dokument, das seine Botschaft ohne Erzählung kommuniziert. Für jede Präsentation, die über das Meeting hinaus, in dem sie gehalten wurde, von Bedeutung ist, ist der Export mit Notizen der Standard, der professionelle Dokumentation von kurzlebigen Folien unterscheidet.
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