PowerPoint-Präsentationen sind für die Live-Übertragung konzipiert. Animationen zeigen Aufzählungspunkte einzeln an. Übergänge bewegen sich mit visuellem Flair zwischen den Folien. Eingebettete Videos werden per Klick abgespielt. Durch den Export in PDF werden alle dynamischen Inhalte auf statische Seiten reduziert. Die Animation, die drei Aufzählungspunkte nacheinander zeigte, zeigt jetzt alle drei auf derselben Folie, da das PDF den Endzustand jeder Animation und nicht die Sequenz erfasst hat.
Ein PDF kann keine Animationen abspielen. Aber es kann dokumentieren, was diese Animationen bewirken sollten.
Das Exportieren einer PPT-Datei in eine PDF-Datei unter Beibehaltung einer Aufzeichnung der Animationen bedeutet, dass entweder jeder Animationsschritt als separate PDF-Seite erfasst wird oder Anmerkungsnotizen hinzugefügt werden, die die Animationssequenz auf der exportierten Folie beschreiben. Die PDF-Export-Tools von WukongPDF übernehmen die grundlegende Konvertierung. Die folgende Animationsdokumentation macht aus einer Einschränkung des PDF-Formats eine Funktion.
Was passiert mit PowerPoint-Elementen beim PDF-Export
Statische Inhalte, Texte, Bilder, Formen, Diagramme werden direkt in PDF konvertiert, wobei die Formatierung erhalten bleibt. Animationen werden vom PDF-Format nicht unterstützt und sind reduziert. Das PDF zeigt den Endzustand jedes animierten Elements. In einer Aufzählungsliste, die jeweils einzeln angezeigt wird, werden alle Elemente gleichzeitig angezeigt. Ein Diagramm, das Reihen für Reihen aufbaut, zeigt alle Reihen auf einmal an. Ein eingeblendetes Bild wird mit voller Deckkraft angezeigt.
Vortragsnotizen, ausgeblendete Folien und Kommentare sind weitere Elemente, die vom Export betroffen sind. Standardmäßig schließen die meisten Exporttools Vortragsnotizen und ausgeblendete Folien aus. Sie können ihre Einbeziehung in die Exporteinstellungen aktivieren, normalerweise unter Optionen oder Einstellungen im Dialogfeld „Als PDF speichern“. Durch das Einfügen von Sprechernotizen wird unter jeder Folie ein Abschnitt mit Notizen hinzugefügt. Durch das Einschließen ausgeblendeter Folien werden diese als normale Folien zur PDF-Datei hinzugefügt, was je nach dem Grund, warum die Folien ausgeblendet wurden, erwünscht sein kann oder auch nicht.
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Animationssequenzen als separate PDF-Seiten erfassen
Exportieren Sie bei kritischen Präsentationen, bei denen die Animationssequenz Teil der Nachricht ist, jeden Animationsschritt als separate PDF-Seite. Dieser Ansatz dupliziert die Folie einmal für jeden Animationsschritt und erfasst den inkrementellen Zustand. Eine Folie mit drei animierten Aufzählungspunkten wird als drei PDF-Seiten exportiert: Seite eins zeigt das erste Aufzählungszeichen, Seite zwei zeigt das erste und zweite, Seite drei zeigt alle drei. Der PDF-Reader sieht, dass die Aufzählungspunkte einzeln erscheinen, während er durch die Seiten scrollt.
Dieser Ansatz mit mehreren Seiten pro Folie ist in einigen Versionen in die Funktion „Handouts erstellen“ von PowerPoint integriert und kann über ein Makro automatisiert werden, das jeden Animationsstatus durchläuft und exportiert. Bei Präsentationen mit vielen Animationsschritten kann das resultierende PDF lang sein. Aus einer 20-Folien-Präsentation mit durchschnittlich 3 Animationsschritten pro Folie wird ein 60-seitiges PDF. Fügen Sie Seitenzahlen im Format slide-number.step-number ein, damit Leser zur Animationssequenz einer bestimmten Folie navigieren können.
Hinzufügen von Anmerkungen zu Animationsbeschreibungen
Wenn ein mehrseitiger Export nicht praktikabel ist, fügen Sie der exportierten PDF-Datei Anmerkungen hinzu, die die Animation beschreiben. Ein Textfeld oder eine Haftnotiz auf jeder Folie, die Animationen verwendet, kann Folgendes beschreiben: Diese Folie verfügt über drei Animationsschritte, erstes Aufzählungszeichen, dann zweites Aufzählungszeichen, dann drittes Aufzählungszeichen, jeweils per Klick. Die Anmerkung behält die Präsentationsabsicht bei, auch wenn das PDF sie nicht ausführen kann.
Das Kommentieren nimmt pro Folie einige Sekunden in Anspruch und verwandelt das statische PDF in eine nützliche Referenz für jeden, der die Präsentation aus dem PDF liefern muss. Ein Präsentator, der nur die PDF-Datei erhält, kann den beabsichtigten Ablauf dennoch verstehen, selbst wenn er manuell durch Aufzählungspunkte gehen muss, die gleichzeitig auf der Seite erscheinen. Die Anmerkungen schließen die Lücke zwischen dem, was das PDF zeigt, und dem, wofür die Live-Präsentation gedacht war.
| PowerPoint-Element | PDF-Verhalten | Problemumgehung |
|---|---|---|
| Eingangsanimationen | Im Endzustand sind alle Elemente auf einmal sichtbar | Exportieren Sie jeden Schritt als separate Seite oder versehen Sie ihn mit Anmerkungen |
| Folienübergänge | Wird ignoriert, die Folien werden nacheinander angezeigt | Keine Problemumgehung; Übergänge sind grundsätzlich nur live möglich |
| Eingebettetes Video/Audio | Zeigt den Posterrahmen oder den statischen Platzhalter an | Fügen Sie einen Hyperlink zum ursprünglichen Speicherort der Mediendatei hinzu |
| Sprechernotizen | Standardmäßig ausgeblendet, kann über Exportoptionen eingebunden werden | In den Exporteinstellungen aktivieren; Druckt unten Folie |
| Versteckte Folien | Standardmäßig ausgeblendet, kann über Exportoptionen eingebunden werden | Nur aktivieren, wenn ausgeblendete Folien Kontext sind und nicht nur übersprungene Inhalte |
Einschließen von Vortragsnotizen in die exportierte PDF-Datei
Vortragsnotizen enthalten die Gesprächsthemen, Datenreferenzen und Vortragshinweise, die eine Präsentation vortragsfähig machen. Durch die Einbindung in den PDF-Export wird die Datei zu einem umfassenden Präsentationspaket: Die Folien zeigen, was das Publikum sieht, und die Notizen zeigen, was der Vortragende sagt. Die meisten Exportdialoge enthalten die Option „Veröffentlichen was“ mit der Option „Notizenseiten“.
Vortragsnotizen erhöhen die Anzahl der PDF-Seiten, bieten aber einen unverhältnismäßig hohen Mehrwert. Aus einer 30-Folien-Präsentation mit Notizen wird eine 30-seitige PDF-Datei mit Notizabschnitten, was ungefähr der doppelten Dateigröße der reinen Folienversion entspricht, aber als eigenständiges Dokument wesentlich nützlicher ist. Bei Präsentationen, die mit Kollegen geteilt werden, die sie später halten, ist das Einfügen von Notizen nicht optional. Es ist der Unterschied zwischen dem Aushändigen von Folien und dem Halten einer Präsentation.
Erstellen eines Moderatoren-Handouts aus der PDF-Datei
Ein mit Vortragsnotizen exportiertes PDF kann als Handout für den Moderator dienen, ein Dokument, das die visuellen Folien mit den Gesprächsthemen kombiniert. Drucken Sie die PDF-Datei mit dem Layout „Notizenseiten“, bei dem jede Folie oben auf der Seite und die Sprechernotizen darunter platziert werden. Der Präsentator kann das ausgedruckte Handout während der Präsentation aufbewahren, um es für den Fall zu behalten, dass die Folien fehlschlagen, oder es als Mitbringsel an das Publikum verteilen, das sowohl das Bildmaterial als auch die Kernbotschaften enthält.
Erwägen Sie bei Handzetteln für das Publikum den Export ohne Rednernotizen, wenn die Notizen interne Gesprächsthemen enthalten, die nicht für die externe Verteilung bestimmt sind. Ein separater Export, einer mit Notizen für den Präsentator und einer ohne Notizen für das Publikum, dauert ein paar Sekunden länger und verhindert die Peinlichkeit, interne Lieferscheine mit Kunden zu teilen. Der Zwei-Export-Ansatz kostet nichts und eliminiert eine ganze Kategorie von Informationslecks.
Überprüfen der exportierten PDF-Datei vor dem Teilen
Öffnen Sie das exportierte PDF und scrollen Sie durch jede Folie. Überprüfen Sie, ob die Textformatierung den Export überstanden hat, ob die Schriftarten korrekt wiedergegeben wurden und ob Bilder und Diagramme vorhanden und richtig positioniert sind. Achten Sie besonders auf Folien mit komplexen Layouts, überlappenden Elementen oder benutzerdefinierten Schriftarten. Dies sind die Folien, die am wahrscheinlichsten Exportartefakte aufweisen.
Wenn das PDF gedruckt werden soll, drucken Sie eine Testfolie aus. Farbverschiebungen zwischen Bildschirm und Druck sind häufig, da PowerPoint RGB-Farben und der PDF-Druck CMYK verwendet. Ein Blau, das auf dem Bildschirm professionell aussieht, kann als schlammiges Lila gedruckt werden. Passen Sie die ursprünglichen PowerPoint-Farben an, wenn die Druckausgabe nicht den Erwartungen entspricht. Der Drucktest erkennt Farbprobleme, die bei der Bildschirmüberprüfung nicht erkennbar sind.
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