Wenn Sie eine Unterschrift mit der Maus zeichnen, entsteht ein gezacktes, kindliches Gekritzel, das nichts mit Ihrer tatsächlichen Unterschrift zu tun hat. Die Maus ist nicht für das Schreiben mit der Hand konzipiert und das Ergebnis beeinträchtigt die Professionalität des Dokuments, das Sie unterschreiben. Glücklicherweise bieten die meisten PDF-Signaturtools Alternativen zum freihändigen Zeichnen mit der Maus: getippte Signaturen, die in einer handschriftähnlichen Schriftart dargestellt werden, hochgeladene Signaturbilder und zertifikatbasierte digitale Signaturen, die überhaupt keine visuelle Signatur erfordern.
Für eine saubere, professionell aussehende Unterschrift ist keine ruhige Maushand erforderlich. Dazu ist es erforderlich zu wissen, welche Signaturmethode verwendet werden soll.
Das Hinzufügen einer Sign PDF-Signatur mit nur einem Mausklick erfordert die Wahl einer Signaturmethode, die den Anforderungen des Dokuments entspricht: eine getippte oder hochgeladene Signatur für die meisten Geschäftsdokumente oder ein digitales Zertifikat für Dokumente, die eine kryptografische Überprüfung erfordern. WukongPDFs PDF-Tools unterstützen alle drei Methoden, und der folgende Arbeitsablauf macht das Freihandzeichnen vollständig überflüssig.
Getippte Signaturen: Die schnellste Click-Only-Methode
Die meisten PDF-Signaturtools verfügen über eine Option für getippte Signaturen. Sie geben Ihren Namen ein, wählen aus einer Liste von Optionen eine Schriftart im Handschriftstil aus und das Tool stellt Ihren Namen in dieser Schriftart als Signatur dar. Das Ergebnis sieht konsistenter und professioneller aus als jede Freihand-Mausunterschrift. Der Signaturblock zeigt Ihren Namen in einer Kursiv- oder Schreibschrift, in der Größe und Position genau so, wie Sie es angegeben haben.
Maschinensignaturen sind für die meisten geschäftlichen Zwecke in den Vereinigten Staaten gemäß dem ESIGN Act rechtsgültig. Darin wird eine elektronische Signatur allgemein als jeder elektronische Ton, jedes Symbol oder jeder elektronische Vorgang definiert, der einem Dokument mit der Absicht zur Unterzeichnung beigefügt wird. Ein in einer Schreibschrift eingegebener Name mit Ihrer Unterschriftsabsicht erfüllt diese Definition. Für Dokumente, die eine höhere Sicherheit erfordern, wie regulierte Finanzvereinbarungen oder Gerichtsakten, bietet eine auf einem digitalen Zertifikat basierende Signatur einen kryptografischen Identitätsnachweis, den eine getippte Signatur nicht bietet.
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Hochladen eines Signaturbildes zur Wiederverwendung
Erstellen Sie einmal ein sauberes Signaturbild und verwenden Sie es in jedem Dokument, das Sie unterschreiben, wieder. Unterschreiben Sie Ihren Namen mit einem dunklen Stift auf weißem Papier. Fotografieren oder scannen Sie es mit hoher Auflösung. Schneiden Sie das Bild eng um die Signatur herum zu. Speichern Sie es als PNG mit transparentem Hintergrund, den die meisten Bildbearbeitungsprogramme erstellen können. Laden Sie dieses Bild in die Signaturbibliothek Ihres PDF-Signaturtools hoch. Von da an ist das Signieren eines Dokuments mit zwei Klicks erledigt: Wählen Sie die Signatur aus der Bibliothek aus und klicken Sie auf die Stelle auf der Seite, an der sie eingefügt wird.
Der transparente Hintergrund ist das Detail, das einer hochgeladenen Signatur ein professionelles Aussehen verleiht. Eine Unterschrift auf einem weißen Rechteck hebt sich von farbigen Hintergründen oder Dokumentkopfzeilen ab. Eine Unterschrift mit transparentem Hintergrund fügt sich in das Dokument ein, als wäre sie direkt auf dem Papier unterschrieben. Die meisten PDF-Signaturtools akzeptieren PNG-Dateien und bewahren die Transparenz, wenn die Signatur auf der Seite platziert wird. Wenn Ihr Tool keine Transparenz unterstützt, verwenden Sie eine Hintergrundfarbe, die der Papierfarbe des Dokuments entspricht, normalerweise reines Weiß für moderne Dokumente.
Die Signatur richtig positionieren und dimensionieren
Durch Klicken auf die Platzierung wird die Signatur standardmäßig in voller Größe positioniert. Bei den meisten Werkzeugen können Sie die Größe ändern, indem Sie die Ecken nach der Platzierung ziehen. Bei Signaturblöcken, die Teil eines Formulars sind, richten Sie die Signatur innerhalb des vorgesehenen Bereichs aus, anstatt den gesamten Block abzudecken. Eine Signatur, die den Block von Kante zu Kante ausfüllt, wirkt übergroß und unprofessionell. Eine Signatur auf etwa 60–80 % der Blockbreite, zentriert, sieht natürlich aus.
Mehrseitige Dokumente mit mehreren Signaturpositionen benötigen eine einheitliche Größe. Wenden Sie auf jeder Signaturseite dasselbe Signaturbild in derselben relativen Größe an. Eine inkonsistente Größe, bei der die Unterschrift auf Seite 3 größer erscheint als auf Seite 7, weist darauf hin, dass möglicherweise verschiedene Personen unterschrieben haben oder dass der Unterzeichnungsvorgang nachlässig war. Konsistenz ist das visuelle Kennzeichen eines professionell erstellten Dokuments.
| Signaturmethode | Erforderliche Klicks | Aussehen | Gesetzliches Gewicht |
|---|---|---|---|
| Eingegebener Name in Schreibschrift | 2-3 Klicks | Sauber, konsistent, eindeutig nicht handschriftlich | Gültig für die meisten Geschäftszwecke unter ESIGN |
| Signaturbild hochgeladen | 2 Klicks nach der Ersteinrichtung | Sieht aus wie eine echte Tintensignatur | Gültig für die meisten Geschäftszwecke unter ESIGN |
| Digitale Zertifikatssignatur | 3-5 Klicks + Zertifikatseinrichtung | Kryptografisches Siegel, keine visuelle Signatur erforderlich | Höchstes gesetzliches Gewicht, kryptografischer Nachweis |
| Freihandzeichnung mit der Maus | N/A (vermeiden) | Zackig, unprofessionell | Rechtsgültiges, aber unprofessionelles Auftreten |
Einrichten eines digitalen Zertifikats für klickbasiertes Signieren
Digitale Zertifikate bieten das höchste Maß an Signatursicherheit durch Kryptografie mit öffentlichen Schlüsseln. Das Zertifikat bindet Ihre Identität an ein kryptografisches Schlüsselpaar. Wenn Sie unterschreiben, wird in die PDF-Datei eine digitale Signatur eingebettet, die von jedem validiert werden kann, der die Datei öffnet. Das Erstellen eines digitalen Zertifikats für den persönlichen Gebrauch ist kostenlos über die Funktion „Digitale IDs“ von Adobe Acrobat oder über Zertifizierungsstellen von Drittanbietern, die kostenlose E-Mail-Validierungszertifikate ausstellen.
Die Zertifikatseinrichtung ist ein einmaliger Vorgang. Navigieren Sie in Acrobat zu „Bearbeiten“, „Einstellungen“, „Signaturen“ und erstellen Sie eine neue digitale ID. Wählen Sie einen Speicherort für das Zertifikat, legen Sie ein Passwort fest, um es zu schützen, und geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an. Nach der Einrichtung wird beim Signieren mit dem Zertifikat eine sichtbare oder unsichtbare digitale Signatur hinzugefügt, die im Signaturfenster der PDF-Datei mit Validierungsstatus angezeigt wird. Die Einrichtung dauert etwa fünf Minuten. Für jede weitere Signatur sind drei Klicks erforderlich: Wählen Sie das Zertifikat aus, geben Sie sein Passwort ein und klicken Sie auf „Signieren“.
Multi-Signatur-Workflows mit Nur-Klick-Methoden
Dokumente, die mehrere Unterschriften, Verträge, Genehmigungen und Freigaben erfordern, profitieren von Signaturfeldern, die jeden Unterzeichner zu seinem vorgesehenen Ort führen. Erstellen Sie Signaturfelder im PDF, bevor Sie es zur Signatur senden. Jedes Feld ist mit dem Namen oder der Rolle des vorgesehenen Unterzeichners beschriftet. Unterzeichner klicken auf ihr Feld, unterschreiben mit einer beliebigen Nur-Klick-Methode und das signierte Dokument wird automatisch an den nächsten Unterzeichner in Tools weitergeleitet, die sequentielle Signatur-Workflows unterstützen.
Beim sequentiellen Signieren bleibt die Reihenfolge der Signaturen erhalten, was für Dokumente wichtig ist, bei denen die Signaturreihenfolge rechtliche Bedeutung hat. Ein Vertrag, der zuerst vom Käufer und dann vom Verkäufer unterzeichnet werden muss, sollte einen Arbeitsablauf verwenden, der diese Bestellung durchsetzt, und nicht einen gegenseitigen Vertrag, bei dem beide Parteien unabhängig voneinander unterzeichnen. Nur-Klick-Signaturmethoden lassen sich genauso in diese Arbeitsabläufe integrieren wie Freihandmethoden, mit dem Vorteil, dass jede Signatur professionell aussieht, unabhängig davon, welches Eingabegerät der jeweilige Unterzeichner verwendet.
Das signierte Dokument sicher speichern
Speichern Sie das signierte PDF nach dem Signieren unter einem neuen Dateinamen, der es vom unsignierten Original unterscheidet. „Client-Contract-Signed.pdf“ und „Client-Contract-Draft.pdf“ verhindern die Verwirrung, die durch versehentliches Versenden der nicht signierten Version entsteht. Einige Signierungstools hängen automatisch -signed an den Dateinamen an. Überprüfen Sie dieses Verhalten in Ihrem Tool und richten Sie eine einheitliche Namenskonvention ein.
Sperren Sie die Signatur nach der Platzierung, wenn das Tool diese Option bietet. Durch das Sperren wird verhindert, dass die Signatur von nachfolgenden Betrachtern verschoben, in der Größe geändert oder gelöscht wird. Eine entsperrte Signatur kann von jemandem, der das Dokument überprüft, versehentlich aus dem Signaturblock gezogen oder vollständig gelöscht werden. Beim Sperren handelt es sich um ein einfaches Kontrollkästchen während oder nach der Platzierung, das die Integrität des signierten Dokuments schützt. Wenn das Dokument nach Ihrem Dokument weitere Bearbeitungen oder zusätzliche Signaturen erfordert, überspringen Sie das Sperren, bis der letzte Unterzeichner seine Signatur abgeschlossen hat.
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