Nach dem Ausfüllen eines PDF-Formulars werden die von Ihnen eingegebenen Daten in interaktiven Formularfeldern gespeichert. Jeder, der das Dokument öffnet, kann Ihre Einträge bearbeiten, die Zahlen ändern oder den Text ändern. Durch das Reduzieren der PDF-Formulare-Datei werden Ihre Antworten fixiert, indem die interaktiven Felder in statischen Text umgewandelt werden. Die Formulardaten werden zu einem dauerhaften Bestandteil der Seite, wie gedruckter Text auf Papier. Die Reduzierung ist der letzte Schritt vor der Übermittlung eines ausgefüllten Formulars und stellt sicher, dass das, was Sie übermittelt haben, auch das ist, was der Empfänger sieht. Wenn Sie diese Techniken gründlich verstehen, können Sie bei der regelmäßigen Arbeit mit PDF-Dokumenten viel Zeit und Frust sparen. Die meisten Benutzer stellen fest, dass diese Vorgänge nach mehrmaliger Ausführung zur Selbstverständlichkeit werden und in Sekunden statt in Minuten erledigt werden können.
Wichtige Erkenntnisse
Durch das Reduzieren einer PDF-Datei werden alle interaktiven Formularfelder in statischen Seiteninhalt umgewandelt. Die Feldwerte werden zu permanentem Text. Die Felder selbst werden entfernt, sodass niemand die Einträge bearbeiten kann. Die Reduzierung kann durch die normale PDF-Bearbeitung nicht rückgängig gemacht werden. Nach der Reduzierung besteht die einzige Möglichkeit, die Formulardaten zu ändern, darin, das ursprüngliche Formular erneut auszufüllen. Bewahren Sie immer eine ungefettete Kopie auf, falls Sie Korrekturen vornehmen müssen. Wenn Sie diese Techniken gründlich verstehen, können Sie bei der regelmäßigen Arbeit mit PDF-Dokumenten viel Zeit und Frust sparen. Die meisten Benutzer stellen fest, dass diese Vorgänge nach mehrmaliger Ausführung zur Selbstverständlichkeit werden und in Sekunden statt in Minuten erledigt werden können.
Was passiert, wenn Sie ein PDF-Formular reduzieren
Durch die Reduzierung werden auch Probleme mit der Schriftarteinbettung in Formularfeldern behoben. Einige PDF-Formulare speichern Feldtext mit Schriftarten, die nicht in das Dokument eingebettet sind. Vor dem Reduzieren wird der Feldtext durch die Schriftartersetzung des Viewers gerendert. Nach dem Reduzieren wird der Text Teil des Seiteninhalts und die Schriftartersetzung ist integriert. Der reduzierte Text unterscheidet sich möglicherweise geringfügig vom Text des interaktiven Felds. Sehen Sie sich vor der Verteilung eine Vorschau des reduzierten Ergebnisses an, um sicherzustellen, dass die Schriftart akzeptabel ist. Wenn Sie diese Techniken gründlich verstehen, können Sie bei der regelmäßigen Arbeit mit PDF-Dokumenten viel Zeit und Frust sparen. Die meisten Benutzer stellen fest, dass diese Vorgänge nach mehrmaliger Ausführung zur Selbstverständlichkeit werden und in Sekunden statt in Minuten erledigt werden können.
Adobe Acrobat Pro bietet außerdem eine Preflight-Korrektur namens „Anmerkungen und Formularfelder reduzieren“. Dies ist über das Bedienfeld „Druckproduktion“ unter „Preflight“ zugänglich. Die Korrektur ist ein Ein-Klick-Vorgang, der das gesamte Dokument verarbeitet. Es ist schneller als die Flattener-Vorschau-Methode für Dokumente, die eine vollständige Reduzierung ohne selektive Optionen erfordern.
Der Reduzierungsprozess behebt auch ein häufiges Problem bei der Formularübermittlung. Einige PDF-Formulare verwenden Schriftarten, die nicht in das Dokument eingebettet sind. Die Formularfelder werden korrekt angezeigt, da der Viewer eine Ersatzschriftart verwendet, die Ersatzschrift stimmt jedoch möglicherweise nicht mit der ursprünglichen Entwurfsabsicht überein. Durch die Reduzierung wird der Feldtext mithilfe der Ersatzschriftart auf der Seite gerendert, wodurch der angezeigte Text dauerhaft angezeigt wird. Wenn die Ersatzschriftart anders aussieht als der umgebende Text, sollten Sie erwägen, das Formular mit eingebetteten Schriftarten neu zu erstellen, bevor Sie es verteilen.
Ein interaktives PDF-Formular enthält zwei Ebenen für jedes Feld: die visuelle Darstellung des eingegebenen Texts und das zugrunde liegende Feldobjekt, das die Daten speichert und Benutzereingaben akzeptiert. Durch die Abflachung werden diese Ebenen zusammengeführt. Das visuelle Erscheinungsbild wird Teil des Seiteninhaltsstroms. Das Feldobjekt wird gelöscht. Nach dem Reduzieren hat das Klicken auf die Stelle, an der sich früher ein Formularfeld befand, keine Wirkung. Der Cursor verwandelt sich nicht in einen Texteinfügepunkt. Das Feld ist verschwunden und nur der statische Text bleibt übrig.
Durch die Reduzierung wird auch jegliches JavaScript entfernt, das mit den Formularfeldern verknüpft ist. Berechnungen, mit denen Gesamtsummen automatisch aktualisiert wurden, Validierungen, mit denen Eingabeformate überprüft wurden, und Schaltflächen, mit denen die Daten übermittelt wurden, funktionieren alle nicht mehr. Das Formular wird zu einem statischen Dokument. Dies ist das gewünschte Ergebnis für abgeschlossene Formulare. Der Empfänger sollte nicht in der Lage sein, die übermittelten Daten zu ändern, und er benötigt die interaktiven Funktionen des Formulars nicht, sobald die Daten erfasst wurden.
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Ein PDF-Formular mit „Drucken in PDF“ reduzieren
Die universellste Reduzierungsmethode besteht darin, das ausgefüllte Formular mithilfe von Microsoft Print to PDF oder einem gleichwertigen virtuellen Drucker in ein neues PDF zu drucken. Öffnen Sie das ausgefüllte Formular in einem beliebigen PDF-Reader, drücken Sie Strg+P, wählen Sie Microsoft Print to PDF als Drucker aus und klicken Sie auf Drucken. Die Ausgabe ist eine neue PDF-Datei, in der alle Formularfelder in die Seite integriert wurden. Diese Methode funktioniert auf jedem PDF-Reader und auf jedem Betriebssystem. Dies ist die zuverlässigste Reduzierungsmethode für Benutzer, die keinen PDF-Editor haben.
Die Methode „In PDF drucken“ hat eine Einschränkung: Sie entfernt alle interaktiven Elemente, einschließlich Hyperlinks und Lesezeichen. Wenn das Formular anklickbare Links enthielt, die beibehalten werden sollten, verwenden Sie stattdessen ein spezielles Reduzierungstool. Das Edit PDF-Tool von WukongPDF enthält eine Formularreduzierungsfunktion, die Felder in statischen Text umwandelt und dabei Hyperlinks, Lesezeichen und die Dokumentgliederung beibehält. Der Ansatz der selektiven Reduzierung behält die Navigation bei, während die Formulardaten gesperrt werden.
Reduzieren mit der Reduzierungsfunktion eines PDF-Editors
Adobe Acrobat Pro verfügt über eine spezielle Reduzierungsfunktion. Öffnen Sie das ausgefüllte Formular, gehen Sie zu „Extras“, „Druckproduktion“ und wählen Sie „Reduzierungsvorschau“ aus. Klicken Sie auf „Übernehmen“, um alle Formularfelder zu reduzieren. Der Vorgang ist in Sekundenschnelle abgeschlossen. Die Reduzierungsfunktion von Acrobat ist präziser als „In PDF drucken“, da sie nur auf Formularfelder abzielt und andere interaktive Elemente intakt lässt. Speichern Sie das Dokument nach dem Reduzieren unter einem neuen Dateinamen, um die reduzierte Version vom entfetteten Original zu unterscheiden.
Für die Stapelverarbeitung mehrerer ausgefüllter Formulare kann der Aktionsassistent von Acrobat den Reduzierungsvorgang auf einen gesamten Ordner anwenden. Erstellen Sie eine Aktion, die den Schritt „Seiten reduzieren“ umfasst, konfigurieren Sie sie für die Ausrichtung auf Formularfelder und führen Sie sie für den Ordner der ausgefüllten Formulare aus. Der Stapelvorgang verarbeitet jede Datei und gibt abgeflachte Versionen aus. Dies ist wichtig für Arbeitsabläufe, bei denen Hunderte von Formularen zurückgegeben, überprüft und vor der Archivierung gesperrt werden müssen.
Häufig gestellte Fragen
Regelmäßiges Üben dieser PDF-Bearbeitungstechniken schafft Selbstvertrauen und Effizienz. Was anfangs mehrere Minuten dauert, um durch Menüs zu navigieren und Einstellungen anzupassen, wird mit der Zeit zu einem schnellen, fast automatischen Vorgang. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, diese Fähigkeiten richtig zu erlernen, zahlt sich die tägliche Produktivität für jeden aus, der regelmäßig mit PDF-Dokumenten arbeitet.
Die in diesem Artikel beschriebenen Tools und Methoden sind auf mehreren Plattformen und PDF-Readern verfügbar. Während sich die spezifischen Menünamen und Schaltflächenpositionen je nach Anwendung geringfügig unterscheiden können, sind die zugrunde liegenden Konzepte universell. Sobald Sie das Prinzip eines Vorgangs verstanden haben, können Sie ihn in jeder PDF-Software ausführen, sei es eine Desktop-Anwendung, ein browserbasiertes Tool oder eine mobile App.
Die in diesem Artikel beschriebenen Techniken funktionieren auf allen gängigen PDF-Readern und Betriebssystemen. Unabhängig davon, ob Sie Windows, macOS oder ein mobiles Gerät verwenden, bleiben die Grundprinzipien dieselben, obwohl die spezifischen Menüpositionen und Tastaturkürzel zwischen den Plattformen leicht variieren können. Konsultieren Sie die Dokumentation Ihres PDF-Readers für plattformspezifische Anweisungen, wenn die beschriebenen Schritte nicht genau mit Ihrer Softwareversion übereinstimmen.
Kann ich erkennen, ob ein PDF-Formular, das ich erhalten habe, bereits reduziert wurde? Klicken Sie auf das, was ein Formularfeld sein soll. Wenn sich der Cursor in eine Texteinfügemarke verwandelt und Sie tippen können, wird das Formular nicht reduziert. Wenn nichts passiert und sich der Text wie normaler Seiteninhalt verhält, wird das Formular reduziert. Auf der Registerkarte „Sicherheit“ der Dokumenteigenschaften wird auch angezeigt, ob das Ausfüllen von Formularen zulässig ist. Dies ist ein Hinweis darauf, dass das Formular möglicherweise noch interaktiv ist.
Kann ich ein Formular reduzieren, das in einer anderen Anwendung erstellt wurde, beispielsweise ein als PDF gespeichertes Webformular? Ja. Das PDF-Format standardisiert Formularfelder unabhängig von der erstellenden Anwendung. Ein Formular, das in Adobe Acrobat, Microsoft Word, einem Web-Formular-Builder oder einem anderen Tool zur Ausgabe von PDF-Formularen erstellt wurde, kann mit denselben Methoden reduziert werden.
Kann die Reduzierung eines reduzierten PDF-Formulars aufgehoben werden?
Nein. Durch die Reduzierung werden die interaktiven Feldobjekte dauerhaft entfernt. Die Daten liegen nur als statischer Text auf der Seite vor. Die standardmäßige PDF-Bearbeitung kann die interaktiven Felder nicht wiederherstellen. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine ungefettete Kopie aufzubewahren. Wenn Sie nach der Reduzierung Korrekturen vornehmen müssen, müssen Sie zum ursprünglichen ausfüllbaren Formular zurückkehren und alle Daten erneut eingeben.
Ändert die Reduzierung das Aussehen des ausgefüllten Formulars?
Das Erscheinungsbild sollte identisch sein. Der in den Formularfeldern angezeigte Text wird als statischer Text an derselben Position und in derselben Schriftart gerendert. Kleinere Unterschiede können auftreten, wenn die Reduzierungs-Engine eine andere Schriftart-Rendering-Methode verwendet als die Formularfeld-Rendering-Engine. Überprüfen Sie nach dem Reduzieren einige Felder, um sicherzustellen, dass die Textposition und das Erscheinungsbild Ihren Erwartungen entsprechen.
Kann ich nur einige Felder reduzieren und andere interaktiv lassen?
Fortgeschrittene PDF-Editoren können bestimmte Felder reduzieren, während andere aktiv bleiben. Dies ist nützlich für Formulare, bei denen der Administrator einen Abschnitt ausfüllt und der Empfänger einen anderen. Der Administrator reduziert seinen Abschnitt und lässt die Felder des Empfängers aktiv. Nachdem der Empfänger seinen Abschnitt ausgefüllt hat, reduziert er das gesamte Formular. Für die selektive Reduzierung ist ein PDF-Editor mit Steuerelementen zur Reduzierung auf Feldebene erforderlich.
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