Das Ausfüllen eines PDF-Formulars nimmt Zeit in Anspruch. Geben Sie Details in jedes Feld ein, überprüfen Sie die Informationen noch einmal und stellen Sie sicher, dass jedes erforderliche Feld vollständig ist. Klicken Sie auf „Speichern“, schließen Sie die Datei und stellen Sie sicher, dass die Daten gespeichert sind. Wenn Sie es später öffnen, ist jedes Feld leer, als ob die letzten 20 Minuten des Tippens nie stattgefunden hätten. Das Formular wurde ausgefüllt. Die Daten wurden nicht gespeichert.
Die meisten PDF-Viewer sind keine Anwendungen zum Speichern von Formularen. Sie lassen dich satt werden. Sie lassen dich nicht behalten.
Um zu verstehen, warum PDF-Formulare nach dem Ausfüllen Daten verlieren, müssen Sie den Unterschied zwischen einem ausfüllbaren und einem speicherbaren Formular kennen und wissen, welche PDF-Viewer das Speichern von Formulardaten unterstützen. Die PDF-Bearbeiten-Tools von WukongPDF können beim Ausfüllen von Formularen hilfreich sein. Die folgende Erklärung erläutert, warum Daten verschwunden sind und wie man dies verhindern kann.
Der Unterschied zwischen dem Ausfüllen und Speichern eines PDF-Formulars
Unter Ausfüllen versteht man das Eingeben von Daten in Formularfelder, die dem Betrachter angezeigt werden. Die Daten sind im Speicher vorhanden, wurden jedoch nicht in die PDF-Datei auf der Festplatte geschrieben. Beim Speichern werden die Daten aus dem Speicher in die PDF-Datei geschrieben, sodass sie nach dem Schließen des Viewers bestehen bleiben. Nicht alle Betrachter können Formulardaten speichern. Adobe Acrobat Reader kann. Die meisten browserbasierten Viewer können dies nicht. Apple Preview kann. Viele mobile PDF-Apps können das nicht.
Die Speicherfähigkeit hängt davon ab, ob der Viewer von Adobe lizenzierte Formularspeicherbibliotheken oder eine gleichwertige Implementierung enthält. Kostenlose Viewer beinhalten häufig das Ausfüllen von Formularen, um das Produkt nützlich zu machen, schränken jedoch das Speichern ein, um ein Upgrade zu fördern. Das Formular wird ausgefüllt. Die Daten scheinen dauerhaft zu sein. Es verschwindet, wenn der Viewer geschlossen wird, da der Speichervorgang nie stattgefunden hat.
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Welche PDF-Viewer können Formulardaten speichern?
Adobe Acrobat Reader DC, die kostenlose Version, speichert ausgefüllte Formulare als Grundvoraussetzung. Adobe Acrobat Pro speichert Formulare und kann auch die Formularfelder selbst bearbeiten. Apple Preview unter macOS speichert ausgefüllte Formulare für die meisten Standardformularfeldtypen. Foxit Reader und PDF-XChange Editor speichern ausgefüllte Formulare in ihren kostenlosen Versionen.
Browserbasierte Viewer, Chrome, Edge, Firefox, Safari, können Formulardaten im Allgemeinen nicht speichern. Sie können Formulare ausfüllen und die ausgefüllte Version ausdrucken, wobei Daten auf Papier, aber nicht in der Datei erfasst werden. Mobile Zuschauer variieren. PDF Expert auf iOS kann Formulare speichern. Viele kostenlose mobile PDF-Apps können das nicht. Die Fähigkeitsmatrix ist fragmentiert und die Feststellung, dass Ihr Betrachter nach dem Ausfüllen des Formulars nicht speichern kann, ist eine häufige, frustrierende Benutzererfahrung.
Drucken als PDF als Workaround, wenn Speichern nicht verfügbar ist
Wenn ein Betrachter das Formular ausfüllen, aber nicht speichern kann, drucken Sie das ausgefüllte Formular in einer neuen PDF-Datei aus. Die gedruckte Ausgabe erfasst Formularfelder und deren Inhalte als statischen Seiteninhalt. Das neue PDF ist nicht ausfüllbar, die Felder werden auf die Seite reduziert, die Daten bleiben jedoch dauerhaft erhalten. Dadurch wird ein schreibgeschützter Datensatz des ausgefüllten Formulars erstellt, der für die meisten Einreichungszwecke ausreichend ist.
Die Einschränkung: Das neue PDF kann nicht als Formular bearbeitet werden. Wenn Sie nach dem Drucken einen Fehler entdecken, kehren Sie zum ursprünglichen Formular zurück, füllen es erneut aus und drucken erneut. Füllen Sie jedes Feld aus und überprüfen Sie es vor dem Drucken. Das gedruckte PDF ist die endgültige Antwort. Es gibt kein Zurück, um einzelne Felder zu bearbeiten.
| Betrachter | Kann füllen? | Kann Speichern? | Umgehung bei Nichtspeichern |
|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat Reader DC (kostenlos) | Ja | Ja | Keine nötig |
| Apple-Vorschau (macOS) | Ja | Ja (die meisten Formulare) | Drucken Sie als PDF für Formulare, die nicht gespeichert werden können |
| Integrierter Chrome/Edge/Firefox-Viewer | Ja | NEIN | Als PDF drucken oder im Acrobat Reader öffnen |
| Mobile PDF-Apps (variiert) | Manche | Einige (PDF Expert, Xodo) | Als PDF drucken oder in einer speicherbaren App öffnen |
| Adobe Acrobat Pro | Ja | Ja | Keine nötig |
Erweiterte Formulare und Reader-Enabling
Einige PDF-Formulare verwenden erweiterte Funktionen, für deren Speicherung Adobe Acrobat erforderlich ist. Diese Formulare wurden in Acrobat Pro mit aktivierten Reader-Erweiterungen erstellt und gewähren Acrobat Reader-Benutzern zusätzliche Rechte wie das Speichern von Formulardaten und das Hinzufügen von Signaturen. Ohne Reader-Erweiterungen kann selbst der Acrobat Reader möglicherweise nicht speichern. Der Formularersteller steuert, ob das Formular außerhalb von Acrobat Pro gespeichert werden kann.
Die Leseaktivierung liegt in der Verantwortung des Formularerstellers, nicht des Formularausfüllers. Wenn Sie ein Formular erhalten, das in keinem Viewer gespeichert werden kann, wenden Sie sich an den Absender und fordern Sie eine lesefähige Version an. Wenn der Absender keine bereitstellen kann, verwenden Sie die Problemumgehung „Drucken in PDF“. Das ausgefüllte Formular bleibt auch dann erhalten, wenn die ausfüllbaren Felder verloren gehen.
Ausfüllen von Formularen auf Mobilgeräten
Das Ausfüllen mobiler Formulare erhöht die Komplexität zusätzlich. Ein Formular, das auf einem Desktop-PDF-Viewer korrekt gespeichert wird, kann möglicherweise nicht auf der mobilen Version desselben Viewers gespeichert werden, da die mobile App eine andere Rendering-Engine mit anderen Funktionen verwendet. Testen Sie ein Formular auf dem spezifischen Gerät und der App, die Sie verwenden werden, bevor Sie sich die Zeit nehmen, es auszufüllen.
Das geräteübergreifende Ausfüllen von Formularen, beginnend auf einem Telefon und abschließend auf einem Laptop, erfordert einen Viewer, der Formulardaten über Cloud-Speicher synchronisiert. Durch die Cloud-Synchronisierung von Adobe Acrobat bleiben Formulardaten geräteübergreifend erhalten, wenn beide bei demselben Adobe-Konto angemeldet sind. Ohne Cloud-Synchronisierung bleiben die auf einem Gerät ausgefüllten Formulardaten auf diesem Gerät und werden nicht auf ein anderes Gerät übertragen.
Verhindern von Datenverlusten bei zukünftigen Formularen
Bevor Sie Zeit investieren, ein PDF-Formular auszufüllen, testen Sie, ob Ihr Betrachter es speichern kann. Geben Sie ein Testzeichen in ein Feld ein, speichern Sie es, schließen Sie es und öffnen Sie es erneut. Bleibt der Charakter erhalten, kann der Viewer speichern und Sie können fortfahren. Wenn das Feld leer ist, kann der Viewer nicht speichern. Wechseln Sie zu einem speicherfähigen Viewer oder nutzen Sie nach dem Ausfüllen die Problemumgehung „Drucken in PDF“.
Dieser 10-Sekunden-Test verhindert den Frust, 20 Minuten Daten zu verlieren. Führen Sie es auf dem ersten Formular aus jeder neuen Quelle aus. Formulare verschiedener Organisationen verwenden unterschiedliche Erstellungstools mit unterschiedlichen Funktionen. Ein Betrachter, der ein Formular speichert, speichert möglicherweise kein anderes.
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