Große Excel-Tabellen passen nicht auf hochformatige Seiten. Die Spalten verlaufen am rechten Rand und teilen eine einzelne logische Tabelle auf mehrere gedruckte Blätter auf, die vom Leser zusammengeklebt oder gedanklich wieder zusammengesetzt werden müssen. Beim Konvertieren einer Excel-Tabelle in eine PDF-Datei im Querformat wird die Seite um 90 Grad gedreht und bietet so den erforderlichen horizontalen Platz, um alle Spalten auf einer einzigen Seitenbreite unterzubringen. Die Konvertierung von Excel in PDF im Querformat ist unkompliziert, aber um Skalierung, Ränder und Druckbereich richtig einzustellen, müssen einige Einstellungen beachtet werden, die Excel in seinen Seitenlayout-Dialogen verbirgt.
Ändern der Seitenausrichtung in Querformat
Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe und wählen Sie das Arbeitsblatt aus, das Sie konvertieren möchten. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Seitenlayout. Klicken Sie in der Gruppe „Seite einrichten“ auf „Ausrichtung“ und wählen Sie „Querformat“ aus. Das Bildschirmraster ändert sich nicht sichtbar, aber eine gestrichelte Seitenumbruchlinie zeigt jetzt an, wo die Seitengrenzen in der neuen Ausrichtung verlaufen. Die Querformateinstellung gilt unabhängig für jedes Arbeitsblatt, sodass die Umstellung eines Blattes auf Querformat keine Auswirkungen auf die Hochformatausrichtung anderer Blätter in derselben Arbeitsmappe hat.
Scrollen Sie nach dem Wechsel ins Querformat über die gesamte Breite des Arbeitsblatts, um sicherzustellen, dass alle Spalten innerhalb der Seitenumbruchgrenzen liegen. Wenn Spalten über die rechte Seitenumbruchlinie hinausgehen, haben Sie mehrere Möglichkeiten, sie in den druckbaren Bereich zu bringen: Reduzieren Sie die Spaltenbreite, reduzieren Sie die Schriftgröße, passen Sie die Seitenränder schmaler an oder verwenden Sie die Skalierungsoption, um das gesamte Arbeitsblatt passend zu verkleinern. Die PDF-Seitengröße im Querformat für ein Standardbriefblatt ist 11 Zoll breit und 8,5 Zoll hoch, das Gegenteil der Hochformatabmessungen.
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Festlegen des Druckbereichs für die Ausgabe im Querformat
Ein Excel-Arbeitsblatt kann Daten, Berechnungen und Referenztabellen enthalten, die nicht im PDF erscheinen sollten. Der Druckbereich definiert genau, welche Zellen exportiert werden. Wählen Sie den Zellbereich aus, der im PDF angezeigt werden soll. Klicken Sie auf die Registerkarte „Seitenlayout“, wählen Sie „Druckbereich“ und dann „Druckbereich festlegen“. Excel legt einen gestrichelten Rahmen um den ausgewählten Bereich und ignoriert beim PDF-Export alles darüber hinaus.
Wenn das Arbeitsblatt mehrere separate Tabellen enthält, die alle im Querformat-PDF erscheinen sollen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie die einzelnen Bereiche auswählen, und legen Sie dann den Druckbereich fest. Excel fügt alle ausgewählten Bereiche, getrennt durch Seitenumbrüche, in den Druckbereich ein. Für eine übersichtlichere Ausgabe im Querformat sollten Sie überlegen, ob die einzelnen Tabellen vor dem Export auf einem einzigen Blatt konsolidiert oder auf einzelne Blätter aufgeteilt werden sollten. Ein PDF im Querformat mit mehreren Tabellen, die in einer logischen Lesereihenfolge angeordnet sind, ist einfacher zu navigieren als eines, in dem die Tabellen an scheinbar zufälligen Positionen erscheinen.
Anpassen der Skalierung an alle Spalten
Die Skalierungsoptionen im Dialogfeld „Seite einrichten“ steuern, wie Excel den Arbeitsblattinhalt verkleinert oder vergrößert, um ihn an die gedruckte Seite anzupassen. Öffnen Sie das Dialogfeld „Seite einrichten“, indem Sie auf der Registerkarte „Seitenlayout“ auf den kleinen Pfeil in der Ecke der Gruppe „Seite einrichten“ klicken. Wählen Sie auf der Registerkarte „Seite“ unter „Skalierung“ die Option „Anpassen an“ und stellen Sie die Breite auf 1 Seite und die Höhe auf „Leer“ ein. Dadurch wird Excel angewiesen, die Breite so zu skalieren, dass sie auf eine Seite passt, während die Höhe über so viele Seiten wie nötig erweitert werden kann.
Die Einstellung „Auf 1 Seitenbreite anpassen“ ist die gebräuchlichste Einstellung für die Konvertierung von Excel in PDF im Querformat, da das Hauptziel des Wechsels ins Querformat darin besteht, zu verhindern, dass Spalten auf eine zweite Seitenbreite überlaufen. Wenn der Text aufgrund der Skalierung zu klein zum Lesen ist, passen Sie die Spaltenbreiten und Schriftgrößen manuell an, anstatt sich nur auf die Skalierung zu verlassen. Ein PDF im Querformat, bei dem der Text zum Lesen eine Lupe benötigt, macht den Zweck des Ausrichtungswechsels zunichte.
Konfigurieren von Kopf- und Fußzeilen sowie sich wiederholenden Zeilen
Ein PDF im Querformat profitiert von Kopf- und Fußzeilen, die für die breitere Seite korrekt ausgerichtet sind. Klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“, wählen Sie „Kopf- und Fußzeile“ und entwerfen Sie eine Kopfzeile, die sich über die gesamte Querformatbreite erstreckt. Fügen Sie links den Titel des Dokuments, in der Mitte die Seitenzahl und rechts das Datum ein, um ein professionelles Layout im Berichtsstil zu erhalten. Kopf- und Fußzeile drehen sich automatisch mit der Seitenausrichtung, sodass keine spezielle Konfiguration für das Querformat erforderlich ist.
Bei Arbeitsblättern, bei denen die Spaltenüberschriften in der ersten Zeile angeben, was jede Spalte enthält, konfigurieren Sie diese Überschriftenzeilen so, dass sie oben auf jeder gedruckten Seite wiederholt werden. Klicken Sie auf die Registerkarte „Seitenlayout“, wählen Sie „Titel drucken“ und geben Sie im Feld „Zeilen, die oben wiederholt werden sollen“ den Zeilenbereich ein, z. B. $1:$1 für die erste Zeile. Auf einer Seite im Querformat, die sich in vertikaler Richtung über mehrere gedruckte Blätter erstreckt, hilft die wiederholte Kopfzeile dem Leser, die Orientierung zu behalten.
Vorschau und Export des Querformat-PDFs
Bevor Sie sich auf PDF festlegen, verwenden Sie die Druckvorschau, um genau zu überprüfen, wie die Ausgabe im Querformat aussehen wird. Gehen Sie zu „Datei“, „Drucken“ und überprüfen Sie jede Seite in der Vorschau. Stellen Sie sicher, dass alle Spalten auf die Seitenbreite passen, dass keine Daten auf zusätzliche Seiten mit nur einer oder zwei Spalten gelangen und dass die Kopf- und Fußzeilen richtig positioniert sind. Stellen Sie den Drucker im Drucker-Dropdown auf „Microsoft Print to PDF“ oder Ihren bevorzugten PDF-Drucker um und klicken Sie dann auf „Drucken“, um die PDF-Datei zu generieren.
Exportieren Sie bei Arbeitsmappen mit mehreren Blättern im Querformat die gesamte Arbeitsmappe als einzelnes PDF, indem Sie in den Druckeinstellungen die Option „Gesamte Arbeitsmappe drucken“ auswählen. Jedes Blatt beginnt auf einer neuen Seite. Stellen Sie in der resultierenden PDF-Datei sicher, dass die Seitenausrichtung auf allen Blättern konsistent im Querformat ist. Wenn ein Blatt auf Hochformat zurückgesetzt wird, öffnen Sie dieses Blatt in Excel und bestätigen Sie, dass die individuelle Ausrichtungseinstellung Querformat ist und nicht die Standardeinstellung Hochformat übernimmt.
Beheben häufiger Probleme beim Landschaftsexport
Das häufigste Problem bei Excel-PDFs im Querformat besteht darin, dass die gedruckte Ausgabe anders aussieht als die Druckvorschau. Dies geschieht, wenn der ausgewählte Druckertreiber andere Randstandardwerte verwendet als der Vorschau-Renderer. Stellen Sie den aktiven Drucker immer auf Microsoft Print to PDF oder Adobe PDF ein, bevor Sie das Seitenlayout konfigurieren, da Excel seine Vorschau- und Seitenumbruchberechnungen basierend auf den ausgewählten Druckerfunktionen anpasst.
Ein weiteres häufiges Problem besteht darin, dass eingefrorene Bereiche oder geteilte Fenster in der Excel-Ansicht die PDF-Ausgabe beeinträchtigen. Excel wiederholt möglicherweise eingefrorene Zeilen oder Spalten auf jeder gedruckten Seite auf eine Art und Weise, die korrekt aussieht, aber zu unerwarteten Ergebnissen führt, wenn sich die Seitenausrichtung ändert. Geben Sie vor dem Export die Fixierung aller Fenster frei und entfernen Sie alle geteilten Fenster. Sehen Sie sich die Druckvorschau ohne eingefrorene Fenster an, um zu sehen, wie die tatsächliche Ausgabe aussehen wird.
WukongPDF kann die resultierende PDF-Datei im Querformat zusammenführen oder komprimieren, wenn die Dateigröße aus einem Excel-Export mit mehreren Blättern die Grenzwerte für E-Mail-Anhänge überschreitet. Die Seiteneinrichtungsarbeiten werden in Excel durchgeführt. Die Dateiverwaltung nach dem Export wird vom PDF-Tool übernommen.
Formeln und Zellbezüge in der PDF-Ausgabe beibehalten
Ein Export im Querformat Excel nach PDF erfasst die sichtbaren Werte in den Zellen, nicht die Formeln, die sie erzeugt haben. Wenn in der PDF-Datei sowohl die Werte als auch deren Berechnung angezeigt werden müssen, fügen Sie vor dem Exportieren ein separates Blatt oder eine Textanmerkung hinzu, die die Formeln dokumentiert. Das PDF behält das Ergebnis bei. Die Anmerkung bewahrt die Methodik.
Erstellen Sie für Arbeitsmappen, die regelmäßig aktualisiert werden, ein PDF-Exportmakro, das die Seiteneinrichtung, Ausrichtung, den Druckbereich und die Skalierung für jedes Blatt standardisiert. Das Makro macht die manuelle Konfiguration jedes Blatts vor jedem Export überflüssig und sorgt für eine konsistente Ausgabe, unabhängig davon, wer den Export ausführt. Ein einfaches VBA-Makro, das einmal aufgezeichnet und einer Schaltfläche im Menüband zugewiesen wird, spart bei jedem Exportzyklus Minuten Konfigurationszeit.
Für wiederkehrende Exporte von Excel nach PDF im Querformat speichern Sie die Arbeitsmappe mit allen vorhandenen Seiteneinrichtungskonfigurationen als Vorlagendatei. Die Vorlage umfasst die Querformatausrichtung, den Druckbereich, die Skalierung, die Kopf- und Fußzeilen sowie die sich wiederholenden Zeilen. Jeder, der eine neue Version exportieren muss, öffnet die Vorlage, aktualisiert die Daten und exportiert sie als PDF, wobei alle Einstellungen bereits korrekt konfiguriert sind.
Eine schnelle Möglichkeit, um zu überprüfen, ob die PDF-Ausgabe im Querformat aus Excel korrekt ist, besteht darin, die PDF-Seitenabmessungen in den Dokumenteigenschaften zu überprüfen. Eine Briefseite im Querformat sollte eine Größe von 11 x 8,5 Zoll aufweisen. Wenn die Abmessungen 8,5 x 11 anzeigen, befindet sich die Seite immer noch im Hochformat und die Ausrichtungseinstellung für dieses bestimmte Arbeitsblatt wurde vor dem Export nicht angewendet.
Der Querformat-Ansatz Excel zu PDF funktioniert am besten, wenn die Tabelle unter Berücksichtigung der endgültigen PDF-Datei entworfen wird. Die für die Bildschirmanzeige ausgewählten Spaltenbreiten, Schriftgrößen und Diagrammabmessungen lassen sich möglicherweise nicht gut auf eine gedruckte Seite im Querformat übertragen. Gestalten Sie die Tabelle von Anfang an für das endgültige Ausgabemedium.
Eine letzte Prüfung vor der Verteilung der Querformat-Excel-zu-PDF-Ausgabe: Öffnen Sie die PDF-Datei auf einem Telefon und stellen Sie sicher, dass die Tabellenspalten ohne übermäßiges Zoomen lesbar sind. Seiten im Querformat, die auf Telefonbildschirmen im Hochformat angezeigt werden, können schwierig zu lesen sein.
Der Schritt PDF-Druck für Tabellenkalkulationen im Querformat erfordert besondere Aufmerksamkeit, da nicht alle Drucker problemlos mit der Querformatausrichtung umgehen können. Stellen Sie sicher, dass die Druckereinstellungen mit der PDF-Ausrichtung übereinstimmen, um eine unerwartete Ausgabe im Hochformat zu vermeiden.
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