Beim Massenscannen von Dokumenten entsteht ein einziges riesiges PDF mit Hunderten einzelner Dokumente, die jeweils nur durch eine Barcode-Seite vom nächsten getrennt sind. Der Barcode, typischerweise ein Code 39- oder Code 128-Symbol, das auf ein leeres Blatt gedruckt wird, fungiert als maschinenlesbare Trennlinie, die automatisierten Systemen mitteilt, wo ein Dokument endet und das nächste beginnt. Das Teilen einer PDF-Datei durch Erkennen dieser Barcode-Trennseiten erfordert ein Tool zum Teilen von PDFs mit Barcode-Erkennung, das jede Seite liest, erkennt, welche Seiten Barcodes enthalten, und diese Seiten als Teilungspunkte verwendet, um das Dokument in seine einzelnen Dateien zu trennen.
Wie Barcode-Trennseiten beim Scannen von Dokumenten funktionieren
Bevor ein großer Stapel Papierdokumente gescannt wird, wird auf jedes einzelne Dokument im Stapel ein Barcode-Trennblatt gelegt. Der Scanner führt den gesamten Stapel in einem einzigen fortlaufenden Auftrag durch und erstellt so ein PDF, das Tausende von Seiten lang sein kann. Die Barcode-Blätter sind im gesamten PDF an der Grenze zwischen jedem Originaldokumentenpaar verteilt. Jeder Barcode kodiert Informationen, die identifizieren, was danach kommt: ein Dokumenttypcode, eine Fallnummer, eine Mitarbeiter-ID oder ein Aktenverweis.
Der Barcode muss für den Menschen nicht visuell aussagekräftig sein. Dabei handelt es sich um einen maschinenlesbaren Datenträger, der mit einem Muster aus vertikalen Balken unterschiedlicher Breite bedruckt ist. Das Verarbeitungstool PDF Batch liest den Barcodewert und ermittelt daraus sowohl den Teilungspunkt als auch optional den Dateinamen für das extrahierte Dokument. Ein Trennseiten-Barcode, der den Wert INV-2026-0047 codiert, weist den Splitter an, ein neues Dokument auf dieser Seite zu beginnen und die Ausgabedatei INV-2026-0047.pdf zu benennen.
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Vorbereiten des PDFs für die Barcode-basierte Aufteilung
Stellen Sie vor der Teilung sicher, dass jede Trennseite im PDF einen deutlich gedruckten, unbeschädigten Barcode enthält. Ein Barcode, der verwischt, teilweise durch ein Heftklammerloch verdeckt oder schief gedruckt ist, wird möglicherweise nicht richtig erkannt, was dazu führt, dass der Splitter entweder den Teilungspunkt verfehlt oder einen falschen Wert liest. Scrollen Sie schnell durch das PDF und überprüfen Sie eine zufällige Auswahl an Trennseiten. Der Barcode sollte mit dunkelschwarzer Tinte auf sauberes weißes Papier gedruckt werden, mit mindestens einem Viertel Zoll Leerraum auf allen Seiten.
Stellen Sie sicher, dass es sich bei den Barcode-Seiten um die erste Seite jedes Dokuments und nicht um die letzte Seite des vorhergehenden Dokuments handelt. Diese Konvention ist beim Scannen von Dokumenten nahezu universell, da sie bedeutet, dass der Barcodewert das folgende Dokument beschreibt. Wenn die Barcode-Seiten in Ihrem PDF stattdessen als letzte Seite jedes Dokuments platziert wurden, verfügen die meisten Barcode-Aufteilungstools über eine entsprechende Einstellung, aber die Standardannahme ist, dass sich der Barcode auf der ersten Seite jedes neuen Dokuments befindet.
Auswählen eines Tools, das die Barcode-Erkennung unterstützt
Standard-PDF-Splitter, die nach Seitenzahl oder Lesezeichen teilen, können Barcodes nicht erkennen, da die Barcode-Erkennung eine optische Analyse des Seitenbildes erfordert. Suchen Sie nach einem Dokumenterfassungs- oder Enterprise-Content-Management-Tool, das die Barcode-basierte Trennung explizit als Funktion auflistet. Adobe Acrobat Pro integriert in seinen Aktionsassistenten zur Dokumentenverarbeitung die Barcode-Erkennung. Browserbasierte Split PDF Plattformen mit Barcode-Erkennung übernehmen die Erkennung serverseitig und geben die geteilten Dateien als herunterladbares Archiv zurück.
Für Unternehmen, die regelmäßig durch Barcodes getrennte PDFs verarbeiten, bieten spezielle Dokumentenerfassungssoftware wie Kofax, Ephesoft oder Abbyy FlexiCapture die zuverlässigste Barcode-Erkennung. Diese Tools wurden speziell für die Dokumententrennung großer Mengen entwickelt und umfassen Funktionen wie Barcode-Validierungsregeln, Ausnahmebehandlung für nicht lesbare Barcodes und Integration mit Dokumentenverwaltungssystemen. WukongPDF und ähnliche Plattformen bieten eine browserbasierte Aufteilung, die ohne Installation von Unternehmenssoftware zugänglich ist.
Konfigurieren der Barcode-Erkennungseinstellungen
Bei den meisten Barcode-Aufteilungstools müssen Sie vor der Verarbeitung den Barcode-Typ angeben. Die beiden häufigsten Typen beim Scannen von Dokumenten sind Code 39, der alphanumerische Zeichen kodiert und häufig in Rechts- und Krankenakten verwendet wird, und Code 128, der den vollständigen ASCII-Zeichensatz kodiert und kompaktere Barcodes für dieselben Daten erzeugt. Wählen Sie in den Werkzeugeinstellungen den richtigen Barcodetyp aus. Die Auswahl des falschen Typs führt dazu, dass alle Barcodes nicht erkannt werden und das Tool meldet, dass keine Teilungspunkte gefunden wurden.
Einige Tools bieten eine Einstellung für die Barcode-Ausrichtung. Barcodes auf Trennseiten werden normalerweise horizontal gedruckt. Wenn die Seiten jedoch im Querformat durch den Scanner geführt wurden oder der Barcode vertikal am Rand der Seite gedruckt wurde, muss die Erkennungsmaschine wissen, welche Ausrichtung gescannt werden soll. Stellen Sie die Ausrichtung auf „Auto“ ein, sofern verfügbar. Dadurch wird die Engine angewiesen, alle vier möglichen Drehungen für jede Seite zu prüfen.
Benennen der Ausgabedateien mithilfe von Barcode-Werten
Der Barcodewert auf jeder Trennseite kann gleichzeitig als Auslöser für die Teilung und als Name der Ausgabedatei dienen. Konfigurieren Sie das Aufteilungstool so, dass der Barcodewert als Dateiname für das Dokument verwendet wird, das auf das Trennzeichen folgt. Ein Trennzeichen mit dem Barcodewert CASE-0042-HARRIS erzeugt eine Ausgabedatei mit dem Namen CASE-0042-HARRIS.pdf, die alle Seiten von diesem Trennzeichen bis zur nächsten Trennblattseite enthält, jedoch nicht einschließt.
Wenn die Barcode-Werte keinem für die Dateibenennung sicheren Format entsprechen und beispielsweise Leerzeichen, Sonderzeichen oder Zeichen enthalten, die in Dateinamen unzulässig sind, konfigurieren Sie das Tool so, dass die Werte bereinigt werden. Die meisten Tools ersetzen Leerzeichen automatisch durch Unterstriche oder Bindestriche und entfernen Zeichen, die Windows- oder macOS-Dateisysteme nicht zulassen. Überprüfen Sie die Namen der Ausgabedateien nach dem ersten Split-Job, um sicherzustellen, dass die Bereinigung lesbare, nützliche Namen und keine Zeichenfolgen entfernter Zeichen erzeugt hat, die nicht mehr die ursprüngliche Bedeutung vermitteln.
Umgang mit unlesbaren und fehlenden Barcodes
Kein Barcode-Erkennungsverfahren ist perfekt. Verschmierte Barcodes, schräg eingezogene Seiten und beim Scannen versehentlich weggelassene Trennblätter führen zu Teilungsfehlern. Konfigurieren Sie die Ausnahmebehandlung des Tools so, dass nicht erkannte Seiten markiert werden, anstatt die Dokumente auf beiden Seiten eines fehlenden Teilungspunkts stillschweigend zusammenzuführen. Das Tool sollte einen Ausnahmebericht erstellen, der jede Seite auflistet, auf der ein Barcode erwartet, aber nicht gefunden wurde, zusammen mit der Seitenzahl und, wenn möglich, einer Miniaturansicht des Seitenbilds.
Überprüfen Sie nach Abschluss der automatischen Aufteilung den Ausnahmebericht und teilen Sie alle Dokumente manuell auf, die das Tool nicht automatisch trennen konnte. Öffnen Sie das Original-PDF, navigieren Sie zu den markierten Seitenzahlen, bestimmen Sie, wo die Aufteilung erfolgen soll, und extrahieren Sie die Seiten manuell mit einem PDF-Seitenextraktionstool. Der Schritt der manuellen Ausnahmebehandlung nimmt bei einigen wenigen verpassten Aufteilungen Minuten in Anspruch, verglichen mit stundenlangen manuellen Aufteilungen für jedes Dokument im Stapel.
Verbessern Sie bei zukünftigen Scanprojekten die Lesbarkeit von Barcodes, indem Sie Barcodes mit höherem Kontrast drucken, Barcodes an den Seitenkanten platzieren, wo Scannerschatten sie verdecken können, und vor dem Scannen eine Qualitätsprüfung der Trennseiten durchführen, bevor sie in den Dokumentenstapel eingefügt werden.
Validieren von Split-Ergebnissen anhand des ursprünglichen Dokumentenbestands
Vergleichen Sie nach Abschluss der automatischen Barcode-Aufteilung die Anzahl der Ausgabedateien mit der erwarteten Dokumentenanzahl. Wenn im ursprünglichen Scanprojekt 247 gescannte Dokumente protokolliert wurden, sollte die Aufteilung genau 247 Ausgabedateien erzeugen. Eine Nichtübereinstimmung weist entweder auf fehlende Teilungspunkte hin, wenn zwei Dokumente in einer Ausgabedatei zusammengeführt wurden, oder auf falsche Teilungspunkte, wenn ein einzelnes Dokument geteilt wurde, weil etwas auf einer seiner Seiten fälschlicherweise für einen Barcode gehalten wurde.
Führen Sie bei Aufteilungsprojekten mit hohem Risiko, wie z. B. der rechtlichen Offenlegung oder der Migration von Krankenakten, einen Abgleich der Seitenzahl durch. Die Gesamtseitenzahl aller Ausgabedateien sollte der Seitenzahl der Original-PDF abzüglich der Trennseiten entsprechen. Eine Abweichung auch nur einer Seite bedeutet, dass die Aufteilung nicht perfekt war und eine manuelle Überprüfung der Ausgabe erfordert.
Speichern Sie die Trennseiten als separates PDF, anstatt sie zu verwerfen. Die Barcodewerte auf diesen Seiten stellen den Prüfpfad bereit, der jede Ausgabedatei mit ihrer ursprünglichen Position im gescannten Stapel verbindet. Wenn Monate später eine Frage zu einem bestimmten Dokument auftaucht, bestätigt das Trennseitenarchiv genau, woher dieses Dokument stammt.
Für PDF Batch Aufteilungsvorgänge, die nach einem Zeitplan ablaufen, wie z. B. die nächtliche Verarbeitung gescannter Dokumente von einem Multifunktionsdrucker, automatisieren Sie den gesamten Arbeitsablauf vom Scannen über die Aufteilung bis zur Archivierung. Ein überwachter Ordner sucht nach neuen PDFs. Wenn eine PDF-Datei eintrifft, verarbeitet der Barcode-Splitter sie automatisch und legt die aufgeteilten Dateien basierend auf den Barcode-Werten in kategorisierten Ordnern ab. Durch die Automatisierung wird eine manuelle Aufteilungsaufgabe zu einem Hintergrundprozess, der keine menschliche Aufmerksamkeit erfordert.
Wenn Sie einen Barcode-Typ für ein neues Projekt zum Scannen von Dokumenten auswählen, wählen Sie Code 128 anstelle von Code 39, wenn die Barcode-Werte sowohl Buchstaben als auch Zahlen enthalten. Code 128 erzeugt kompaktere Barcodes für alphanumerische Daten, was bedeutet, dass das Barcodesymbol auf der Trennseite kleiner gedruckt werden kann, ohne dass die Scanbarkeit verloren geht.
Dokumentieren Sie bei langfristigen PDF Batch-Projekten die Barcode-Spezifikationen und die Aufteilungskonfiguration in einer Projektdatei, die zusammen mit den gescannten Dokumenten gespeichert wird. Wenn das Projekt Monate oder Jahre später erneut betrachtet wird, beantwortet die Dokumentation die Fragen, welcher Barcode-Typ verwendet wurde, was die Barcode-Werte darstellen und wie die Aufteilung konfiguriert wurde.
Wenn aufgrund von Barcode-Qualitätsproblemen die barcodebasierte PDF-Batch-Aufteilung durch eine manuelle Trennung ersetzt werden muss, erhöht sich der Zeitaufwand erheblich. Es kann Stunden dauern, bis eine Charge, die sich innerhalb von Minuten automatisch aufteilt, manuell getrennt werden muss.
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