Eine Excel-Arbeitsmappe mit mehreren Blättern wird als PDF gedruckt und jedes Arbeitsblatt enthält Seiten mit leicht unterschiedlichen Abmessungen. Seite drei ist einen Bruchteil eines Zolls breiter als Seite zwei. Seite sieben hat Ränder, die nicht mit Seite fünf übereinstimmen. Beim Scrollen durch das PDF springen die Seitenränder sichtbar von einem Blatt zum nächsten. Dies liegt daran, dass Excel jedem Arbeitsblatt unabhängig Einstellungen für Seitengröße und Rand zuweist und diese Einstellungen im Laufe der Lebensdauer der Arbeitsmappe oft auseinanderdriften, wenn unterschiedliche Personen unterschiedliche Blätter bearbeiten. Der erste Schritt zur Korrektur der Excel-zu-PDF-Ausgabe besteht darin, zu verstehen, warum die Seitengrößen nicht übereinstimmen.
So bestimmt Excel die Seitengröße für jedes Arbeitsblatt
Jedes Excel-Arbeitsblatt verwaltet seine eigene Seiteneinrichtungskonfiguration, die getrennt von den Zelldaten gespeichert wird. Diese Konfiguration umfasst das Papierformat, die Ausrichtung, die Randbreiten, den Kopf- und Fußzeileninhalt sowie die Definition des Druckbereichs. Wenn Sie drucken oder als PDF exportieren, verarbeitet Excel jedes Arbeitsblatt unabhängig und wendet seine eigene Seiteneinrichtung an. Wenn Blatt1 für das Letter-Format mit schmalen Rändern und Blatt2 für A4 mit breiten Rändern konfiguriert ist, enthält die resultierende PDF-Datei eine Mischung aus Seitenabmessungen.
Die Seiteneinrichtung für jedes Blatt ist in der normalen Zellenrasteransicht nicht sichtbar. Sie müssen zur Seitenlayoutansicht wechseln oder das Dialogfeld „Seite einrichten“ öffnen, um die aktuellen Einstellungen anzuzeigen. Diese Unsichtbarkeit ist der Grund, warum nicht übereinstimmende PDF-Seitengrößen-Einstellungen oft unbemerkt bleiben, bis das PDF generiert wird und jemand die springenden Seitengrenzen bemerkt. Eine Arbeitsmappe, die zwischen Kollegen in verschiedenen Ländern weitergegeben wurde, ist besonders gefährdet, da eine Person möglicherweise ihre Blätter auf A4 eingestellt hat, während eine andere Person Letter verwendet hat.
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Überprüfen und Standardisieren der Seiteneinrichtung auf allen Blättern
Der zuverlässigste Weg, nicht übereinstimmende Seiteneinstellungen zu erkennen, besteht darin, jedes Blatt einzeln vor dem Export zu überprüfen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Blattregisterkarte und wählen Sie „Alle Blätter auswählen“. Dadurch werden alle Blätter gruppiert, sodass jede von Ihnen vorgenommene Änderung der Seiteneinrichtung gleichzeitig auf jedes Blatt angewendet wird. Wenn alle Blätter ausgewählt sind, öffnen Sie die Registerkarte „Seitenlayout“ im Menüband. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Größe“ und vergewissern Sie sich, dass alle Blätter das gleiche Papierformat verwenden. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Ausrichtung“ und stellen Sie alle Blätter einheitlich auf „Hochformat“ oder „Querformat“ ein. Klicken Sie auf „Ränder“ und wählen Sie für jedes Blatt die gleiche Randvorgabe aus.
Nachdem Sie die Seiteneinrichtung mit der Gruppierung aller Blätter standardisiert haben, heben Sie die Gruppierung auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Blattregisterkarte klicken und „Gruppierung der Blätter aufheben“ wählen. Scrollen Sie dann in der Seitenlayoutansicht durch jedes Blatt, um visuell zu bestätigen, dass die Seitenumbrüche und Ränder einheitlich aussehen. Achten Sie besonders auf Blätter mit breiten Tabellen, die möglicherweise auf Querformat eingestellt sind, während der Rest der Arbeitsmappe Hochformat verwendet. Diese absichtlichen Ausrichtungsunterschiede sind gültig, führen jedoch zu unterschiedlichen Seitenabmessungen in der PDF-Ausgabe. Wenn eine einheitliche Seitengröße wichtiger ist als die optimale Ausrichtung für jedes Blatt, standardisieren Sie auch die Ausrichtung.
Verwenden der Skalierungsoptionen, um Inhalte an eine einheitliche Seite anzupassen
Die Standardisierung des Papierformats und der Ränder garantiert nicht, dass der Inhalt sauber auf jede Seite passt. Eine breite Tabelle, die zuvor im Querformat über zwei Blätter gedruckt wurde, kann jetzt im Hochformat über die Seitengrenzen hinausgehen. Verwenden Sie die Skalierungsoptionen im Dialogfeld „Seite einrichten“, um anzupassen, wie der Inhalt jedes Blatts der standardisierten Seite zugeordnet wird. Mit der Option „Anpassen an“ wird das gesamte Blatt so skaliert, dass es in eine angegebene Anzahl von Seiten in der Breite und in eine angegebene Anzahl von Seiten in der Höhe passt.
Wenn Sie „Einpassen“ auf „1 Seite breit“ festlegen, indem Sie das Feld „Hoch“ leer lassen, wird Excel angewiesen, die Breite so zu skalieren, dass sie auf eine einzelne Seite passt, während die Höhe über so viele Seiten wie nötig erweitert werden kann. Dies verhindert das häufige Problem beim PDF-Druck, bei dem eine Tabelle mit einer zusätzlichen Spalte eine größtenteils leere zweite Seite mit einer einzigen schmalen Datenspalte erzeugt. Wenn der skalierte Text zu klein zum Lesen wird, passen Sie den Druckbereich an, um nicht wesentliche Spalten auszuschließen, oder stellen Sie die Skalierung auf einen minimal lesbaren Prozentsatz ein, anstatt das gesamte Blatt auf eine Seite zu zwingen.
Festlegen des Druckbereichs für jedes Blatt
Ein undefinierter oder inkonsistenter Druckbereich ist eine weitere häufige Ursache für unerwartete Abweichungen in der Seitengröße. Wenn auf einem Blatt ein Druckbereich von A1 bis K45 definiert ist und auf einem anderen Blatt kein Druckbereich definiert ist, druckt Excel den gesamten verwendeten Bereich des zweiten Blatts, der möglicherweise weit über den von Ihnen vorgesehenen Bereich hinausgeht. Legen Sie vor dem Export in PDF den Druckbereich für jedes Blatt fest. Wählen Sie die Zellen aus, die in der Ausgabe erscheinen sollen, klicken Sie auf die Registerkarte „Seitenlayout“ und wählen Sie „Druckbereich“ und dann „Druckbereich festlegen“.
Nachdem Sie die Druckbereiche auf allen Blättern festgelegt haben, verwenden Sie den Bildschirm „Druckvorschau“, um die Ausgabe jedes Blattes zu überprüfen, bevor Sie es in PDF übertragen. Die Vorschau zeigt genau, was in der PDF-Datei erscheinen wird, einschließlich aller Seitenumbrüche, die Tabellen auf mehrere Blätter aufteilen. Beheben Sie störende Seitenumbrüche, indem Sie Zeilenhöhen, Spaltenbreiten oder die Grenzen des Druckbereichs anpassen. Die zusätzlichen Minuten, die Sie mit der Druckvorschau verbringen, ersparen Ihnen die Frustration, ein PDF zu erstellen, Layoutprobleme zu entdecken, sie zu beheben und die Datei neu zu generieren.
Exportieren in PDF mit konsistenten Einstellungen
Wenn alle Blätter auf die gleiche Seitengröße, Ausrichtung, Ränder und Druckfläche konfiguriert sind, exportieren Sie die Arbeitsmappe als PDF. Gehen Sie in Excel zu „Datei“, dann zu „Exportieren“ und wählen Sie „PDF erstellen“. Wählen Sie im Dialogfeld „Exportoptionen“ unter „Veröffentlichen was“ die Option „Gesamte Arbeitsmappe“ anstelle von „Aktive Blätter“ aus. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Blätter enthalten sind. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ und überprüfen Sie, ob die Veröffentlichungseinstellungen Ihren Standardisierungsoptionen entsprechen. Überprüfen Sie, ob Dokumenteigenschaften und Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit aktiviert sind, wenn die PDF-Datei weit verbreitet werden soll.
Nachdem die PDF-Datei erstellt wurde, öffnen Sie sie und scrollen Sie durch jede Seite. Die Seitenabmessungen sollten nun von Blatt zu Blatt konsistent sein. Wenn ein Blatt immer noch unterschiedliche Seitenabmessungen erzeugt, kehren Sie zu diesem Blatt in Excel zurück und überprüfen Sie die individuelle Seiteneinrichtung, die möglicherweise von der Gruppenauswahl ausgeschlossen wurde, wenn sie ausgeblendet oder geschützt war. WukongPDF kann die endgültige PDF-Datei komprimieren oder zusammenführen, wenn die Dateigröße einer Arbeitsmappe mit mehreren Blättern die Grenzwerte für E-Mail-Anhänge überschreitet. Die Standardisierung der Excel-Seiteneinrichtung vor dem Export bleibt jedoch die effektivste Methode, um nicht übereinstimmende Seitengrößen zu verhindern.
Umgang mit Excel-Arbeitsmappen, die auf verschiedenen Betriebssystemen erstellt wurden
Excel-Arbeitsmappen, die sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Computern bearbeitet werden, sind besonders anfällig für Inkonsistenzen in der Seitengröße, da die beiden Betriebssysteme unterschiedliche Standardpapiergrößen und Druckertreiber verwenden. Windows verwendet standardmäßig das Letter-Papierformat von 8,5 x 11 Zoll. macOS verwendet standardmäßig auch US Letter, aber das Druckersubsystem auf dem Mac ordnet die Seitenabmessungen über das CUPS-Drucksystem zu, das Ränder und Skalierung möglicherweise etwas anders interpretiert als das Windows-GDI-Drucksubsystem.
Diese Betriebssystemunterschiede können zu Abweichungen in der Seitengröße von einigen Zehntel Zoll führen, die subtil genug sind, um auf dem Bildschirm unbemerkt zu bleiben, aber offensichtlich sind, wenn die gedruckten Seiten übereinander gestapelt sind oder wenn die PDF-Datei in einer Doppelseite angezeigt wird, bei der gegenüberliegende Seiten perfekt ausgerichtet sein sollten. Wenn eine Arbeitsmappe vor dem PDF-Export auf mehreren Betriebssystemen bearbeitet wird, legen Sie ein System als endgültigen Exportcomputer fest und führen Sie auf diesem Computer alle Standardisierungen der Seiteneinrichtung durch, bevor Sie die PDF-Datei erstellen.
Verwenden Sie vor dem endgültigen Export WukongPDF, um alle zusätzlichen Seiten zusammenzuführen oder die Ausgabe zu komprimieren, wenn das mehrseitige PDF die Grenzwerte für E-Mail-Anhänge überschreitet. Durch die Standardisierung der Excel-Seiteneinrichtung werden nicht übereinstimmende Größen verhindert, und ein spezielles PDF-Tool übernimmt die Dateiverwaltung nach dem Export.
Versteckte Zeilen und Spalten in Excel können zu einem unerwarteten Verhalten der Seitengröße in der PDF-Ausgabe führen. Wenn ein Arbeitsblatt ausgeblendete Spalten enthält, die über den sichtbaren Druckbereich hinausgehen, bezieht Excel den ausgeblendeten Inhalt möglicherweise in die Berechnung der Seitenbreite ein. Blenden Sie vor dem Export vorübergehend alle Zeilen und Spalten ein, um den gesamten Umfang der Daten zu sehen. Löschen Sie dann entweder den ausgeblendeten Inhalt oder passen Sie den Druckbereich an, um ihn explizit auszuschließen.
Der in Excel ausgewählte Druckertreiber kann sich auf die PDF-Seitenabmessungen auswirken, da Excel den Drucker nach den unterstützten Papierformaten und Standardrändern abfragt. Wenn es sich bei dem ausgewählten Drucker um ein physisches Gerät mit nicht standardmäßiger Papierverarbeitung handelt, erbt die PDF-Ausgabe möglicherweise unerwartete Seitengrößeneinstellungen. Für eine konsistente PDF-Ausgabe stellen Sie den Standarddrucker auf „Microsoft Print to PDF“ ein, bevor Sie die Excel-Datei öffnen.
Excel für Mac und Excel für Windows handhaben bestimmte Seiteneinrichtungsfunktionen unterschiedlich, insbesondere Kopf- und Fußzeilen, die Grafiken enthalten. Ein Arbeitsblatt mit einem Firmenlogo in der Kopfzeile kann auf jedem Betriebssystem in leicht unterschiedlichen Abmessungen gerendert werden, da die Bildskalierungsalgorithmen unterschiedlich sind. Wenn die Arbeitsmappe auf beiden Plattformen als PDF exportiert wird, testen Sie die Ausgabe auf beiden Plattformen und ermitteln Sie, welche Plattform das bevorzugte Ergebnis für die endgültige Verteilungskopie liefert.
Wenn Sie die PDF-Datei an Empfänger verteilen, die sie möglicherweise auf einem anderen Papierformat als dem, das Sie für den Export verwendet haben, drucken, fügen Sie in die E-Mail oder den Dokumentkopf einen Hinweis ein, der das beabsichtigte Papierformat angibt. Eine für A4-Papier formatierte PDF-Datei, die von einem Empfänger in Nordamerika auf Letter gedruckt wird, weist möglicherweise leicht abgeschnittene Ränder auf. Wenn Sie die PDF-Seitengröße so einstellen, dass sie dem bei Ihren Empfängern am häufigsten verwendeten Papierformat entspricht, wird dieses Problem minimiert.
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